Оплата питания сотрудникам: НДФЛ, взносы, налог на прибыль и НДС

Смотреть Содержание

• Формы организации питания для трудового коллектива
• Как учитывать компенсацию питания сотрудникам
• Бухгалтерский учет расходов на питание персонала
• Облагается ли льготное питание НДФЛ
• Облагается ли питание персонала страховыми взносами
• Можно ли принимать к вычету расходы на питание для налога на прибыль
• Нужно ли платить НДС при покупке питания
• Часто задаваемые вопросы

Неправильный подход к учету таких затрат влечет для предприятия претензии со стороны контролирующих инстанций.

Формы организации питания для трудового коллектива

Согласно ст. 222 ТК РФ работодатель обязан за свой счет предоставлять продукты по установленным нормативам (спецпитание) специалистам, которые трудятся в условиях:

• вредных – предоставляется молоко или равнозначная ему продукция;
• особо вредных – предоставляется лечебно-профилактический рацион.

Работодатель может не ограничиваться законодательными требованиями, то есть в добровольном порядке предоставить питание другим категориям работников, полностью или частично компенсировать их затраты на еду в течение трудового дня. Обычно в этом случае работодатель:

• Открывает свою столовую.
• Привлекается третье лицо. Эта компания доставляет готовую еду в организацию или предоставляет обеды в своей столовой.
• Покупает пищевые продукты и предоставляет наемному персоналу.
• Выплачивает определенную сумму, которая компенсирует их траты на еду.

Как учитывать компенсацию питания сотрудникам

Когда работодатель частично или полностью компенсирует расходы сотрудников на питание, он фактически увеличивает трудовой доход последнего. Затраты компании можно отнести к оплате труда. Дополнительная зарплата выдается в денежной или натуральной форме.

Поскольку питание – это доход работника в неденежной форме, работодателю надо учесть следующие нюансы (ст. 131 ТК РФ):

• выплата не может составлять более, чем 20% от совокупной месячной зарплаты гражданина;
• от сотрудника должно быть получено заявление на выплату ему дохода в таком формате.

Работодатель обязан вести учет дохода, выданного каждому работнику в натуральной форме. Для этого на предприятии вводится система талонов / карточек, уполномоченное лицо отмечает выдачу по спискам и т.п.

Бухгалтерский учет расходов на питание персонала

Порядок отражения затрат в бухгалтерском учете зависит от того, как именно организовано питание.

У предприятия имеется собственная столовая

Она выделяется в обслуживающее производство. Расходы на ее функционирование отражаются по дебету счета 29, в зависимости от типа затрат задействуется кредит счета 02, 10, 25, 60, 69 или 70.

Обеды поставляет сторонний контрагент

Стоимость обедов отражается проводкой по дебету 10 или 41 счета, кредиту 60. Эта же бухгалтерская запись используется, если наниматель закупает пищевые продукты, которые затем передает сотрудникам.

Стоимость питания (как обязательного по закону, так и бесплатного) отражается по дебету счета 70. Для каждого работника-получателя делается отдельная проводка: Д 70 - К 10 (29 или 41).

Если работодатель предоставляет спецпитание в пределах установленных законодательно нормативов или рацион согласно положениям ЛНА, то его стоимость включается в состав расходов на оплату труда. Еда, не попавшая в эти две категории, относится на прочие расходы.

Облагается ли льготное питание НДФЛ

Согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам сотрудника в натуральной форме относится полная или неполная оплата за них питания, если таковая производится в интересах физического лица. Исходя из смысла ст. 41 НК РФ доход подлежит налогообложению, если величина экономической выгоды может быть определена для конкретного лица-получателя.

Исходя из этого, НДФЛ не уплачивается, если нельзя распределить доход между работниками: полученное благо не поддается оценке. Например, эта ситуация возникает при проведении корпоратива, когда компания закупает еду и напитки, при организации шведского стола, включающего сладости и снеки, и т.д.

Если организация или ИП предоставляют питание трудовому коллективу систематически, то, согласно ст. ст. 226, 230 НК РФ, обязаны делать все возможное, чтобы оценивать и учитывать экономическую выгоду. Это требование не зависит от того, предусмотрена ли еда для персонала коллективным (трудовым) договором.

Если работодатель не учитывает доходы персонала, его могут привлечь к ответственности. Это штраф, сумма которого зависит от цены предоставленного персоналу питания.

В соответствии с п. 44 ст. 217 НК РФ от обложения НДФЛ освобождено питание, которое сельскохозяйственные компании предоставляют гражданам, привлекаемым для осуществления сезонных полевых работ.

Облагается ли питание персонала страховыми взносами

Согласно п. 1 ст. 420 НК РФ, страховыми взносами облагаются выплаты в пользу физических лиц, которые производятся в рамках трудовых отношений. Исходя из этого, питание является облагаемым доходом в случае, если предусматривается:

• коллективным договором;
• трудовым договором;
• допсоглашением к трудовому договору;
• другими видами ЛНА.

Если рацион сотрудников является выплатой социального характера, т.е. не заявляется как элемент оплаты труда, то обложение страховыми взносами не предусматривается.

Можно ли принимать к вычету расходы на питание для налога на прибыль

Стоимость питания учитывается в расходах при исчислении налога на прибыль, если работодатель предоставляет спецпитание отдельным категориям работников в соответствии с требованиями законодательства. Это следует из положений п. 4 ст. 255 НК РФ и п. 25 ст. 270 НК РФ.

Если предоставление рациона предусмотрено трудовым или коллективным договором, то тот является частью системы оплаты труда. При расчете налоговой базы произведенные фирмой траты учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).

Включать выдаваемую или компенсируемую еду в состав расходов для налога на прибыль можно только при условии, что наниматель определяет величину доходов в натуральной форме на каждого работника, начисляет и уплачивает с этой суммы НДФЛ.

Если размер дохода на каждого наемного специалиста не определен или компенсация обедов не предусмотрена ЛНА организации / трудовым договором, компания не вправе учитывать эти расходы в расчете налога на прибыль (п. 25 ст. 270 НК РФ).

Нужно ли платить НДС при покупке питания

В соответствии с разъяснениями Минфина, в случае, когда из договора между компанией и предприятием общепита следует, что фирма не является покупателем товаров или услуг, а только оплачивает (полностью или частично) их за сотрудников, у организации не возникает реализации в том смысле, который вложен в это понятие согласно ст. 39 НК РФ. Фактически, отсутствует объект налогообложения для НДС. Это касается ситуаций, когда бесплатный рацион положен наемным специалистам по закону или является элементом оплаты труда.

Если питание необязательно по законодательству и не относится к оплате труда, безвозмездная передача продуктов и обедов является реализацией. Согласно Письму Минфина России N 03-01-10/7881 от 07.02.2022, налогообложение НДС не предусмотрено, если фирма не персонифицирует получателей бесплатной пищевой продукции. Если компания ведет персонифицированный учет, то у нее появляется объект налогообложения по НДС и право на вычет данного налога.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли начислять НДФЛ на бесплатное питание сотрудников?

Да, если у работодателя есть объективная возможность определить экономическую выгоду, приходящуюся на каждого работника.

Нет, если распределить доход между сотрудниками нельзя (например, пищевые продукты и напитки закупались на корпоратив).

• Облагается ли оплаченное работодателем питание страховыми взносами?

Да, если оно предоставляется не по требованиям закона, а по инициативе нанимателя и является элементом оплаты труда, что следует из ЛНА или трудового договора / приложений к нему.

• Можно ли учесть расходы на питание сотрудников при расчете налога на прибыль?

Да, но только при условии, что питание предоставляется согласно ЛНА организации или трудовому договору, его стоимость для каждого работника определена, с этой суммы уплачен НДФЛ. В иных случаях расходы не учитываются при расчете налога на прибыль.

• Нужно ли начислять НДС при предоставлении сотрудникам бесплатного питания?

НДС начисляется только в случае, если питание не обязательно по закону, не является элементом системы оплаты труда, а работодатель ведет его персонифицированный учет.

• Если работодатель оплачивает питание через электронные карты или купоны, возникает ли доход у сотрудника?

Да, у наемного специалиста возникает доход, размер которого четко определен. С его суммы компания обязана удержать НДФЛ.