Самостоятельный учет у ИП: частые ошибки и штрафы за них
Смотреть Содержание
ИП не обязаны вести бухгалтерский учет, поэтому бизнесмены часто решают самостоятельно заниматься финансами. Кажется, что на спецрежимах всё просто: достаточно вовремя сдать декларацию и заплатить налог. Но на практике отсутствие системных знаний приводит к ошибкам.
Читайте, какие нарушения чаще всего допускают ИП, какие штрафы за них грозят и как избежать претензий от налоговой.
Каким может быть учет ИП
ИП не должны вести бухучет, как юрлица (ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402, письмо Минфина от 04.10.2018 № 03-11-10/71228). Но основные требования к ведению кассы и налоговые правила нужно выполнять.
| Что ИП не должен делать | Что ИП обязан соблюдать |
|---|---|
| Вести полный бухучет | Вести налоговый учет в соответствии с режимом — общим, УСН, ПСН, ЕСХН, АУСН, НПД |
| Сдавать бухгалтерскую отчетность | Вести КУДиР хотя бы в минимальном объеме, чтобы видеть реальную картину движения средств и не ошибаться в декларации. Это не касается ИП на НПД и АУСН |
| Оформлять приходные и расходные кассовые ордера | Перечислять страховые взносы за себя и сотрудников, сдавать необходимую отчетность |
| Вести кассовую книгу по строгим правилам | Соблюдать лимит расчетов наличкой с организациями и ИП — не более 100 000 рублей по договору (письмо ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338) |
| Уведомлять налоговую о смене адреса регистрации по месту жительства | |
| Устанавливать лимит кассы и регулярно сдавать наличные деньги в банк |
Индивидуальные предприниматели нередко ведут учёт самостоятельно, чтобы не тратиться на оплату труда специалиста.
Для микробизнеса с небольшими оборотами это оправданно, особенно если ИП работает на упрощённых режимах — УСН «Доходы», патенте, АУСН или самозанятости.
Но когда предприниматель выбирает ОСНО, ЕСХН или УСН «Доходы минус расходы», где важно подтверждать затраты и оформлять первичку, без бухгалтера будет сложно.
Ошибки, которые допускают предприниматели при самостоятельном учете
Рассмотрим ошибки, которые допускают ИП, решившие самостоятельно вести учет.
Ошибка №1. Отсутствие КУДиР или неправильное заполнение
Некоторые предприниматели, особенно на УСН «Доходы», не понимают, зачем вести книгу учёта доходов и расходов. Но учёт на глазок и отсутствие регулярной фиксации операций приводят к ошибкам в расчётах. Также КУДиР нужна не только для порядка — она позволяет вовремя отслеживать лимиты доходов и не утратить право на спецрежим.
Вести КУДиР не требуется только ИП на НПД или АУСН.
Остальные предприниматели обязаны ее вести по форме, утверждённой приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.
Ошибка №2. Неправильное отражение доходов и расходов
Предприниматели нередко допускают ошибки при учёте доходов и расходов. Одна из них — включают в налогооблагаемую базу личные средства, которые вносят на развитие бизнеса, или возвраты, которые по закону доходом не считаются (Письме Минфина от 08.05.2019 №03-04-05/33773).
Не меньше сложностей и с расходами: в КУДиР порой попадают лишние затраты (ст. 270, 346.16 НК РФ) — например, штрафы, матпомощь работникам или подписка на газеты.
Добавляют путаницы и технические ошибки: неверные даты поступлений и списаний, двойной учёт одних и тех же сумм.
Всё это искажает налоговую базу и может привести к претензиям со стороны ФНС.
Ошибка №3. Просрочка авансовых платежей
Многие полагают, что раз декларация по УСН сдают раз в год, и налог можно перечислить одной суммой в конце года. Но по закону оплату нужно производить каждый квартал.
С 2023 года все деньги перечисляют на единый счёт одной суммой. Но чтобы налог зачли правильно, важно до 25 числа следующего месяца после отчетного квартала, подать уведомление об исчисленных суммах с верным КБК. Иначе обязанность будет считаться не исполненной.
Ошибка №4. Несдача декларации при отсутствии доходов
Многие считают: если доходов нет, можно не отчитываться. Но налоговая ждёт декларацию в любом случае — просто с нулевыми показателями.
Ошибка №5. Учет без уменьшения налога на сумму взносов
Многие не знают, что могут уменьшить налог на сумму страховых взносов.
На УСН «Доходы» и патенте налог можно снизить на сумму уплаченных взносов. На УСН «Доходы минус расходы» взносы включаются в расходы и уменьшают налогооблагаемую базу. При этом если у ИП нет сотрудников, налог можно уменьшить на 100% от суммы взносов, а если есть — не более чем на 50%.
С 2023 года упрощен порядок уплаты: страховые взносы можно перечислять единым годовым платежом до 28 декабря. Нарушение срока влечет штрафные санкции. Но ФНС рекомендует поквартальную уплату взносов, чтобы равномерно не допускать переплаты в конце года.
Ошибка №6. Отсутствие кассы
Ещё одно заблуждение предпринимателей: «У меня маленький бизнес — касса не нужна». Но если ИП рассчитывается с физлицами, чек обязателен. Но есть исключения (закон от 08.08.2024 №274-ФЗ, №273-ФЗ):
- образовательные и спортивные услуги при безналичных расчетах, если это основной вид деятельности;
- прием вторсырья, кроме металлолома, драгоценных камней и металлов;
- расчеты в отдаленных и труднодоступных местностях, при этом покупателю нужно выдавать документ, который подтверждает оплату;
- ИП на ПСН на ярмарках выходного дня, которые проводят в выходные или праздники, если общее число торговых мест не превышает 50, а вид деятельности входит в специальный перечень;
- ИП на ЕСХН при торговле на рынках с площадью торговых мест до 15 кв. м, если их не более 3, и товар выдают сразу.
Ошибка №7. Нарушение порядка работы с расчётным счётом
Некоторые предприниматели используют расчётный счёт и корпоративную карту как личные — снимают наличные на свои нужды или оплачивают повседневные покупки. В ряде случаев это проходит без последствий для учёта, например, если ИП работает на патенте или УСН «Доходы». Но если бизнес на УСН «Доходы минус расходы» или ОСНО, личные траты нельзя включать в расходы, а это требует дополнительного контроля.
Счёт могут заблокировать, если крупные суммы снимать наличными.
Особенно, если средства снимают сразу после поступления, или сумма больше 30% от месячного оборота.
Штрафы
Собрали основные виды ответственности.
| Нарушение | Взыскание |
|---|---|
| Отсутствие КУДиР или неправильное заполнение |
За ошибки, из-за которых неправильно рассчитан налог — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. За ошибки, которые не влияют на правильность расчета, — от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). |
| Неправильное отражение доходов и расходов |
За ошибки, из-за которых неправильно рассчитан налог — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. За ошибки, которые не влияют на правильность расчета, — от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). |
| Несдача декларации | Штраф от 1000 рублей (ст. 119 НК РФ). |
| Просрочка авансовых платежей |
Пени 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки (ст. 75 НК РФ). Блокировка счета или арест на имущество. |
| Просрочка оплаты страховых взносов |
Если взносы посчитали неверно или занизили базу — пени и штраф 20–40% от неуплаченной суммы (ст. 122 НК РФ). Если взносы посчитали верно, но задержали оплату — пени без штрафа исходя из 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки. Блокировка расчётного счёта. |
| Отсутствие кассы | Штраф 25–50% от суммы расчета, но не менее 10 000 рублей (ст. 14.5 КоАП РФ). |
| Нарушение порядка работы с расчётным счётом |
Доначисление налога. Блокировка счета. |
Как избежать ошибок при самостоятельном ведении учета
Если предприниматель всё же решил вести учёт самостоятельно, стоит придерживаться нескольких рекомендаций.
- Автоматизируйте работу. Используйте современные сервисы онлайн-бухгалтерии — они сами считают налоги, формируют отчёты и напоминают о сроках. Это снижает риск ошибок и помогает избежать штрафов.
- Тщательно проверяйте отчётность. Перед тем, как её отправить, убедитесь, что все поля заполнены верно, а данные достоверны.
- Следите за сроками. Важно вовремя не только сдавать декларации, платить налоги и взносы.
- Контролируйте первичку. Проверяйте, когда и в каком виде приходят акты, накладные, договоры, есть ли у подписавшего полномочия. От этого зависит, можно ли подтвердить расходы. По возможности подключайте ЭДО — так документы не потеряются, всегда будут под рукой, а подписывать их сможет только уполномоченные лица.
- Изучайте изменения в законах. Налоговые правила постоянно меняются, и важно вовремя на них реагировать. Если возникают сомнения — лучше обратиться к профессионалам.