КУДиР: как вести книгу учета доходов и расходов без ошибок для ИП на УСН
Смотреть Содержание
Для всех ИП и юрлиц на УСН, КУДиР - это основной налоговый регистр. На ее основе формируется налоговая база и рассчитывается единый налог. Ошибки ведения могут привести к серьезным штрафам и доначислению налогов. Разберемся, как вести КУДиР в 2025 году.
Что такое КУДиР и зачем она нужна
КУДиР (книга учета доходов и расходов) – это обязательный регистр, который фиксирует все финансовые потоки бизнеса на УСН. Она необходима для:
- расчета налога (все доходы и расходы, учитываемые на УСН, из КУДиР переносятся в налоговую декларацию по УСН);
- подтверждения операций (при проверке налоговая инспекция вправе запросить книгу для сверки данных, а предприниматель обязан ее предоставить по пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ);
- контроля финансов (регулярное ведение книги позволяет видеть реальную картину доходов и расходов бизнеса).
Ведение КУДиР – это не право, а обязанность предпринимателя и компании на УСН, которая установлена ст. 346.24 НК РФ.
Выбранный объект налогообложения «Доходы» или «Доходы минус расходы» роли не играет – КУДиР составляется в любом случае. Форма регламентирована в Приложении №2 к Приказу ФНС от 7 ноября 2023 г. № ЕА-7-3/816@. Выбранный объект налогообложения влияет на то, какие поля и разделы книги заполняется ИП (или ООО) на УСН.
Общие правила ведения КУДиР в 2025
Выделим некоторые общие правила по ведению КУДиР на УСН:
✅ На каждый календарный год заводится новая книга.
✅ Записи вносятся последовательно, по датам их совершения, на русском языке.
✅ Записи подтверждаются первичными документами. На УСН применяется кассовый метод, поэтому записи в книге формируются, когда товар поступил на склад, оприходован и оплачен. То есть, когда соблюдаются все условия применения упрощенки.
✅ Книгу разрешено вести как в электронном, так и в бумажном виде. В любом случае, по окончании года электронная версия распечатывается, пронумеровывается, прошивается, заверяется подписью предпринимателя (руководителя компании) и проставляется печать (если используется). На последней странице указывается общее количество листов.
Структура КУДиР
Если затрудняетесь с заполнением книги учета доходов и расходов, то обратитесь к порядку заполнения из Приложения № 5 к Приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.
Как заполнить КУДиР
Представим краткую инструкцию, как заполнять обязательный налоговый регистр КУДиР для ИП на УСН «Доходы минус расходы» (ИП не является плательщиком НДС).
Титульный лист
Компании и ИП в обязательном порядке заполняют титульный лист. Что требуется указать:
- Год, на который составлена книга (2025) и дату начала ее ведения (2025.01.01, что соответствует году, месяцу и числу начала заполнения книги).
- Полные ФИО предпринимателя (Законов Захар Захарович).
- Код по ОКПО.
- ИНН предпринимателя.
- Объект налогообложения (в нашем примере – это «Доходы минус расходы»).
- Номер расчетного счета и в каком банке он открыт.
Раздел I «Доходы и расходы»
Этот раздел делится на 4 части и соответствует четырем кварталам года. Начиная со 2 квартала, итоговые значения в книге суммируются не только за 3 месяца периода, но и нарастающим итогом с начала года (за полугодие, 9 месяцев, год).
Что указывать в графах раздела 1.
| Регистрация | Регистрация | Регистрация | Сумма | Сумма |
|---|---|---|---|---|
| № п/п | Дата и номер первичного документа | Содержание операции | Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы (рублей) | Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы (рублей) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Порядковый номер операции (последовательно с единицы) | Реквизиты первичного документа (например, платежного поручения) | Описание хозяйственной операции | Доходы от предпринимательской деятельности (без НДС) | Расходы, которые разрешено учитывать на УСН «Доходы минус расходы» по ст. 346.16 НК РФ. В нашем примере ИП не является плательщиком НДС. Если ИП – плательщик НДС и применяет основные ставки (как на ОСНО), то в расходах сумма указывается без НДС (его принимают к вычету). Те, кто выбрал пониженные ставки, вправе учитывать НДС в составе расходов. |
| Пример заполнения | Пример заполнения | Пример заполнения | Пример заполнения | Пример заполнения |
| 1 | 28.10.2025, №9 | Оплачено с банковского счета поставщику «Бетта» по договору «Договор от 30.09.2025» за оказанные услуги | 6 000,00 | |
| 2 | 29.10.2025, №3 | Поступила на банковский счет оплата от покупателя «Гамма» по договору «Договор от 29.10.2025» | 10 000,00 |
Приведем пример и покажем, как учитываются доходы и расходы с учетом условий об оплате.
ООО «Поставщик 1» оказал ИП Законову З.З. консультационную услугу на сумму 10 000 рублей (без НДС) 30 сентября 2025 г. Предприниматель отразил операцию в учетной системе 1С. Оплата прошла двумя платежами в разных кварталах:
- 30 сентября ИП оплатил поставщику 4 000 руб.;
- 28 октября – 6 000 руб.
В КУДиР расходы разбились на 2 части и относятся к разным кварталам. 4 000 рублей – к 3 кварталу, а 6 000 рублей – к 4 кварталу.
Запись в КУДиР в 3 квартале 2025.
29 октября 2025 г. ИП оказал услугу «Покупателю А» на сумму 13 500 руб. Документ отражен в системе, но оплата от покупателя прошла частичная – 10 000 руб., поэтому в книге отразится только эта часть (по факту оплаты).
Запись в КУДиР в 4 квартале 2025 г. (отражена часть расходов 6 000 руб. и часть доходов от покупателя 10 000 руб.).
Справка к разделу I показывает общую сумму полученных доходов за год (стр. 010), общую сумму расходов за год (стр. 020). В нашем упрощенном примере предприниматель получил и израсходовал по 10 000 руб. Что отражается в других строках:
- 030 – разница между минимальным и обычным налогом за прошлый год;
- 040 – налоговая база;
- 041 – сумма убытков.
Раздел II «Расчет расходов на ОС и НМА»
Раздел II заполняют только упрощенцы с объектом «Доходы минус расходы», если они понесли крупные затраты на приобретение основных средств и НМА. Такие затраты списать единовременно нельзя, они списываются равными долями поквартально в течение того года, когда имущество оплачено и введено в эксплуатацию.
Например, купили дорогие компьютеры, оборудование, программы для ПО и пр.
Что заполнять в разделе II КУДиР.
| Номер графы | Что указывать |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер операции |
| 2 | Наименование ОС или НМА (например, ноутбук ASUS X515, годовая лицензия на «Базис.Мебельщик» |
| 3 | Дата, когда вы полностью или частично оплатили покупку |
| 4 | Дата подачи документов на госрегистрацию. Заполняется для объектов, подлежащих регистрации (например, здание, машина). |
| 5 | Дата ввода в эксплуатацию (по документам) |
| 6 | Первоначальная стоимость (то, что фактически заплачено при приобретении, затраты на доставку и доведение объекта до рабочего состояния) |
| 7 | СПИ (не заполняется, если ОС или НМА куплены уже на УСН, заполняйте, если приобрели объект до перехода на упрощенку) |
| 8 | Остаточная стоимость ОС или НМА заполняется, если объекты куплены до перехода на УСН. Указывается стоимость на момент перехода на упрощенку |
| 9 | Число кварталов в году, в течение которых объект будет использоваться. Если купили в марте, то укажите 4 квартала, если в октябре – 1 квартал. |
| 10 | Доля стоимости, списываемая в расходы за год. Указывайте 100% для объектов, купленных на УСН. Их стоимость требуется списать в течение одного года. |
| 11 | Доля стоимости, которая списывается в расходы за каждый квартал. Формула расчета: графа 10 / графа 9. Например, 100% / 4 квартала = 25% в квартал |
| 12 | Сумма расходов к списанию за квартал. Формула расчета: (графа 6 * графа 11) / 100. Именно эта сумма переносится в последний день квартала в графу 5 раздела I |
| 13 | Сумма расходов за год. Формула: графа 12 * графа 9. |
| 14 | Сумма расходов, учтенная в прошлых годах. Графа не заполняется для объектов, купленных на УСН |
| 15 | Оставшаяся часть расходов для списания в будущем. Не заполняется для объектов, купленных на УСН (их списывают в том же году) |
| 16 | Дата выбытия (например, при продаже ОС). Укажите, если ОС продан или объект списан |
Если ОС или НМА куплено на УСН, то стоимость списывается равными долями в течение года (раз в квартал).
Раздел III «Расчет суммы убытка»
Раздел заполняется ИП на УСН с объектом «Доходы минус расходы» при условии, что по итогам прошлых лет у предпринимателя был убыток (расходы превысили доходы). Убыток можно переносить на будущее и уменьшать на него налоговую базу в течение 10 лет после года, в котором он получен.
💡 Убытки переносятся в той очередности, в которой они были получены. Сначала списывается самый старый убыток. Как заполнить строки раздела III подробно описано в порядке заполнения (п. 39-45).
Раздел IV «Сумма торгового сбора»
Заполняют ИП на УСН «Доходы», если уплачивается торговый сбор. Порядок заполнения раздела в п. 47-51.
Частые ошибки при заполнении КУДиР
Приведем примеры некоторых ошибок:
- Отсутствие первичных документов. Каждая запись книги подтверждается первичкой. Без этого расходы могут быть сняты.
- Учет расходов, которые не входят в перечень ст. 346.16 НК РФ.
- Нарушение хронологии заполнения (строго по датам операций).
Если ошибка обнаружена, ее нельзя замазывать корректором или стирать.
В бумажной книге неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, чтобы ее можно было прочитать. Рядом пишется правильный вариант, делается пометка «Исправленному верить», ставится дата, подпись и печать. В электронной книге до распечатывание сведения исправляются.
Судебная практика, когда КУДиР сыграл решающую роль в решении суда
Представим одно интересное судебное решение Арбитражного суда Ставропольского края от 15.10.2024 г. № А63-19155/2023. Предприниматель оспаривал решения налоговых органов, которые отказались признать его расходы на сумму около 7,5 млн рублей при расчете налога по УСН «Доходы минус расходы». В результате ему были доначислены налог, пени и штраф.
КУДиР предпринимателя не была подписана, заверена и прошнурована, на страницах отсутствовала нумерация.
Это прямое нарушение порядка заполнения книги.
ИП представил две разные версии КУДиР (с расхождениями). Показатели расходов в книге не совпадали с суммой расходов, заявленной в налоговой декларации по УСН.
В графе 3 («Содержание операции») вместо конкретного содержания хозяйственной операции указывались общие формулировки, такие как «Отражение операции оплаты по карте...» или «Покупка товара (терминал...)». Это не позволяло установить экономический смысл расходов.
В графе 2 («Дата и номер первичного документа») часто отсутствовали номера первичных документов. Суд установил, что на основании записей в КУДиР предприниматель заявил к учету расходов на сумму около 9,2 млн рублей, однако представил первичные документы только на сумму около 7,3 млн рублей.
Таким образом, часть расходов не имели первичного документального подтверждения. Эти нарушения КУДиР стали одной из ключевых причин (наряду с проблемами в первичных документах, путевых листах и авансовых отчетах), по которым суд согласился с решением налогового органа и отказал ИП на УСН в признании расходов.