Отчетность ИП на УСН в 2026 году: полный перечень
Смотреть Содержание
Упрощенный налоговый режим действительно облегчает жизнь предпринимателю: налог один, декларация — раз в год. Однако на практике зачастую отчетность этим не ограничивается.
Какие декларации и расчеты нужно сдавать на упрощенке, чтобы не упустить важное и не заработать штрафы, — читайте в этом материале.
Какую отчетность сдают ИП на упрощенке
Объем отчетности у предпринимателя на УСН напрямую зависит от того, как устроен его бизнес. Если ИП ведет дела в одиночку, его отчетность ограничивается деятельностью самого предпринимателя. Если же бизнесмен привлекает физлиц по трудовым или гражданско-правовым договорам, забот прибавляется. Состав отчетности увеличивается — появляется отчетность по зарплате, налогам и взносам, стажу и кадровым событиям.
Кроме того, какие-то отчеты ИП могут понадобиться в Росстат, например, сведения о деятельности.
Важно регулярно следить за актуальностью форм и сроков подачи, чтобы избежать штрафов.
Ниже подробно разберем формы отчетов, которые чаще всего сдают предприниматели на УСН.
Отчетность по налогам предпринимателя
Если ИП работает без сотрудников, налоговой отчетности у него немного. Но игнорировать ее крайне нежелательно.
Декларация по УСН — главный отчет упрощенца
Декларацию сдает каждый предприниматель на упрощенке, без исключений. Не важно: был доход или нет, работал ИП весь год или меньше, есть сотрудники или их не было.
В декларации по УСН предприниматель показывает, сколько заработал за год и какой налог с этого должен заплатить. Если выбран объект «доходы минус расходы» сначала из дохода вычитаются расходы, и налог считается с оставшейся суммы.
Налоговый период по УСН — год. Поэтому декларацию за истекший налоговый период надо подавать один раз в год.
Если доходов не было
Даже если ИП не вел деятельность и не получал оплату, декларацию все таки нужно сдать. В этом случае она будет нулевой.
Форма и сроки подачи
За 2025 год отчетность сдают по новой форме, утвержденной Приказом ФНС от 26.11.2025 № ЕД-7-3/1017@. Декларация подается в налоговую инспекцию по месту жительства ИП. Крайний срок — 25 апреля года, который следует за отчетным. Так как 25.04.2026 — суббота, отчетность по УСН за 2025 год необходимо направить в инспекцию не позже 27 апреля 2026 года.
Если ИП прекратил коммерческую деятельность на УСН, декларацию следует подать досрочно — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем завершения работы.
Если предприниматель перестал быть “упрощенцем”, например, утратил право из-за превышения дохода или количества сотрудников, отчет подается не позже 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором это произошло.
Подавать можно как на бумаге (лично или почтой), так и в электронном виде.
Книга учета доходов и расходов ИП
Предприниматели ведут специальную книгу учета доходов и расходов (КУДиР). Она неотъемлемо связана с декларацией, так как это основной налоговый регистр. В книге фиксируются все полученные доходы, а при УСН «доходы минус расходы» — еще и подтвержденные расходы.
ИП не должны вести бухгалтерий учет, однако от налогового учета они не освобождены. Для этого и нужна КУДиР.
Данные из книги переносятся в декларацию. На их основе рассчитывается налог к уплате. Кроме того, книга помогает контролировать лимиты доходов, которые необходимо соблюдать при работе на УСН.
Книгу учета вместе с декларацией сдавать не нужно. Зато налоговая может запросить ее при проверке — камеральной или выездной. Поэтому книга должна быть корректно заполнена, сохранена и готова к предоставлению по требованию. Если данные книги не совпадут с декларацией, ФНС затребует у предпринимателя пояснения.
Бланк книги утвержден приказом ФНС РФ от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ (приложение № 2).
Декларация по НДС
ИП на УСН становятся плательщиками НДС, если их доходы превысили:
- 60 млн руб. в год — 2025 год;
- 20 млн руб. в год — за 2025 год или в 2026;
- 15 млн руб. в год — за 2026 год или в 2027;
- 10 млн руб. в год — за 2027 год, в 2028 и далее.
В этом случае они обязаны сдавать декларацию по НДС и уплачивать налог.
Бизнес на УСН, чьи доходы не превысили лимит в 20 млн (по итогам 2025 года и в течение 2026 года), освобождается как от уплаты НДС, так и от обязанности сдавать декларацию по этому налогу.
Важно помнить, что ИП на УСН обязаны платить НДС в тех случаях, если они выставили счет-фактуру с выделенной суммой налога или импортируют товары из стран ЕАЭС. Даже при соблюдении лимита доходов. В этом случаи они признаются налоговыми агентами по НДС.
Налоговые агенты по НДС: кто такие, когда уплачивается НДС >>>
Для предпринимателей НДС — это новый налог и дополнительная нагрузка. Многие столкнутся с необходимостью вести книги покупок и продаж, выставлять счета-фактуры, ежеквартально подавать декларацию, платить НДС.
Поэтому особенно важно следить за лимитом годового дохода. Превышение порога в 20 млн влечет за собой обязанность начислять НДС с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения.
НДС для предпринимателей на УСН: когда отчитываться и платить
| Ситуация | Нужно платить и сдавать декларацию | Комментарий |
|---|---|---|
| Доход за 2025 год или в 2026 году не дотягивает до 20 млн руб. | Нет | Важно отслеживать лимит доходов |
| Доход превысил планку в 20 млн руб. | Да | НДС начисляется с первого дня месяца после превышения лимита и отражается в декларации за квартал, в котором это случилось |
| ИП выписал счет-фактуру с выделенным НДС | Да | Даже если порог доходов не превышен |
| ИП — налоговый агент по НДС | Да | Даже если порог доходов не превышен |
| Импорт товаров из стран евразийского союза | Да | Даже при доходе ниже лимита. Подается специальная декларация по косвенным налогам |
Форма и срок подачи
Декларация по НДС подается ежеквартально строго в электронном виде. Крайний срок подачи — 25 число месяца, следующего за отчетным кварталом. Нулевая декларация по НДС подается, если ИП является плательщиком, но в отчетном квартале нет операций, которые нужно отражать.
Бланк декларации за 2025 год утвержден приказом ФНС РФ 05.11.2024 № ЕД-7-3/989@. В 2026 году будет применятся новая форма (проект ФНС, который вносит изменения в действующий приказ).
Для импорта товаров из стран ЕАЭС используется отдельная форма, утвержденная приказом ФНС от 27.09.2017 № СА-7-3/765@. Срок подачи — 20-е число месяца, следующего за датой принятия товаров к учету.
Уведомление об исчисленных суммах налога
С тех пор как налогоплательщики перешли на уплату налогов через единый налоговый счет (ЕНС) они перечисляют их одной платежкой. Чтобы ФНС понимала, какие суммы и куда относить, ИП необходимо подавать уведомление — какие налоги, взносы или авансы он посчитал к уплате.
Форма и срок подачи
Общий срок подачи — не позднее 25-го числа месяца, в котором возникает обязанность по уплате налога или аванса. Подавать можно на бумаге при среднесписочной численности за прошлый год до 100 человек и в электронном виде.
Для уведомлений по НДФЛ с выплат сотрудникам действуют особые сроки:
- за выплаты сотрудникам с 1 по 22 число месяца уведомление подается до 25 числа этого же месяца;
- за выплаты с 23 числа и до конца месяца — до 3-го числа следующего месяца;
- в декабре срок переносится на последний рабочий день года.
Уведомление заполняется по утвержденной форме ФНС РФ (Приказ от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@)
Отчетность по сотрудникам
Как только у ИП появляется хотя бы один сотрудник по трудовому договору или ДГПХ, отчетности становится больше. Разберем каждую отчетную форму.
Расчет по форме 6-НДФЛ
В расчете предприниматель показывает выплаты работникам или исполнителям, а также суммы налога на доходы: исчисленного, удержанного и возвращенного в отчетном периоде.
Форма и срок подачи
Бланк расчета утвержден приказом ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, впоследствии уточнен документом от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@.
Направляется в налоговую ежеквартально — не позднее 25 числа месяца, следующего за окончанием квартала, полугодия, девяти месяцев. Годовая форма 6-НДФЛ подается не позднее 25 февраля года, следующего за отчетным. При отсутствии данных отчет не сдается.
Форма сдачи — электронная, если работников больше 10 человек.
РСВ — расчет по страховым взносам
В расчете работодатель отражает зарплату и другие вознаграждения сотрудников, а также страховые взносы (на пенсионное, медицинское и социальное страхование), которые он начислил на эти суммы.
В РСВ отражаются обобщенные показатели и сведения по каждому застрахованному лицу.
Форма и срок подачи
Бланк РСФ утвержден приказом ФНС РФ от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. С 2025 года форма обновлена приказом от 13.09.2024 № ЕД-7-11/739@.
Начиная с отчетности за 1 квартал 2026 года, в РСВ изменяются коды тарифов и категории застрахованных лиц — но только для работодателей, применяющих льготные тарифы (проект приказа ФНС). До ее утверждения субъекты МСП, указанные в п. 13.3 ст. 427 НК РФ и применяющие пониженный тариф взносов, должны заполнять расчет по рекомендованной форме (письмо ФНС от 22.12.2025 № БС-4-11/11504@). Другие ИП до утверждения новой формы могут сдавать РСВ по прежней форме или по рекомендованной (на выбор).
Расчет сдается в налоговую ежеквартально: за 1-й квартал — не позже 25 апреля, полугодие — 25 июля, 9 месяцев — 25 октября, годовой расчет — 25 января следующего года.
Электронный формат обязателен при численности работников более 10 человек.
Нулевой расчет сдавать тоже нужно. Но если хотя бы в одном квартале были начисления, расчет с цифрами нужно сдавать за все промежуточные периоды.
У Натальи в первом квартале сотрудников не было, зарплата не начислялась. Расчет за этот квартал подается нулевой. Во втором квартале она заключила несколько договоров подряда и произвела выплаты. А в третьем и четвертом кварталах снова начислений не было. Тогда РСВ с начислениями надо сдать за полугодие, за 9 месяцев и за год.
ЕФС-1 — сведения в Социальный фонд
Это единая форма отчетности в Социальный фонд России (СФР), в которой есть несколько самостоятельных разделов. ЕФС-1 позволяет Фонду отслеживать правильность начисления страховых взносов, расчет и выплату пособий.
Форма и срок подачи
Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 утверждена новая форма ЕФС-1. Именно по этой форме нужно отчитываться за 2025 год и последующие периоды. ИП подает только те сведения и в те сроки, которые соответствуют ситуации — наличию сотрудников, выплат, кадровых событий.
- Если произошли кадровые события: прием или увольнение работника, заключение или расторжение договора ГПХ — сведения подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или подписания договора.
- Отчетность по взносам «на травматизм» и дополнительным страховым взносам — ежеквартально 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
- Сведения о стаже работников — один раз в год, не позже 25 января следующего года.
Отчет подается в территориальный орган СФР. До 10 человек включительно допускается подача формы на бумаге.
Персонифицированные сведения о физических лицах
Персонифицированные сведения — это отчет, который содержит данные о каждом работнике или исполнителе (личные сведения, стаж, выплаты и т.д.).
Это ежемесячная отчетность в ФНС, которая в свою очередь передает в Социальный фонд информацию о выплатах сотрудникам. Это необходимо, чтобы фонд мог оперативно назначать социальные выплаты и пособия, учитывая доход человека.
В перссведениях повторяются показатели Раздела 3 формы РСВ. Поэтому в те месяцы, когда подается РСВ, отправлять перссведения не требуется.
Срок подачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Электронная форма — если больше 10 человек.
Форма утверждена приказом ФНС РФ от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
Статистическая отчетность: когда ИП сдает данные в Росстат
Индивидуальные предприниматели сдают статистические данные выборочно — по запросу Росстата. Ведомство ежегодно публикует выборку, которая охватывает только часть ИП. Сроки подачи формы устанавливаются для каждого конкретного отчета. На официальном сайте Росстата в разделе «Респондентам» можно проверить, какие формы статотчетности и в какие сроки именно вам нужно отправить.
В настоящее время отчеты подаются только в электронном виде — через портал Росстата или систему ЭДО. Для этого потребуется электронная подпись, которую можно оформить в удостоверяющем центре ФНС.
Специально для отправки статотчетности для малого бизнеса в будущем планируется единая цифровая платформа «ЦАП СД».
Что ИП на УСН должен сдать дополнительно
Помимо базовой налоговой отчетности и отчетности по сотрудникам, предприниматели на упрощенке должны сдавать специальные отчеты, если есть основания. Приведем некоторые из них.
Декларация по туристическому налогу. Касается предпринимателей, деятельность которых связана с предоставлением мест для временного проживания. Введена с 2025 года. Подается в ФНС каждый квартал при наличии сдаваемых объектов. Срок подачи — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. ФНС меняет форму декларации в 2026 году. Проект приказа на утверждении.
Отчет об операциях с прослеживаемыми товарам. Подается ежеквартально в ФНС, если ИП ввозит в Россию товары, включенные в перечень прослеживаемых. Срок – 25 число месяца после отчетного квартала. Приказом ФНС от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645@ утверждена специальная форма.
Декларация по водному налогу. Сдается ежеквартально в налоговую по месту нахождения объекта, если есть основания для начисления налога. Срок сдачи — до 25 числа месяца, идущего за отчетным кварталом. Утверждена приказом ФНС России от 09.11.2015 № ММВ-7-3/497@.
Отчетность по имуществу ИП не подает
Если у ИП есть имущество, облагаемое налогом (здания, помещения, транспорт и др.) самостоятельно отчетность подавать не нужно. Налоговая присылает ИП уведомление о сумме налога, которое служит основанием для уплаты. Срок уплаты: не позднее 1 декабря следующего года.
