Топ-9 основных ошибок малого бизнеса: как работать без штрафов и претензий
Смотреть Содержание
Занимаясь бизнесом, предприниматели часто сосредотачиваются на идеях, продажах и клиентах и мало внимания уделяют юридическим, бумажным и организационным вопросам. Но даже небольшая ошибка может обернуться проверкой, штрафами и другими неприятными «сюрпризами».
В этой статье мы собрали девять типичных ошибок малого бизнеса и рассказали, как их избежать.
Ошибки в выборе режима налогообложения
Самая первая ошибка может настигнуть еще на старте — при выборе налогового режима. Например, предприниматель регистрирует бизнес и оставляет систему налогообложения «по умолчанию» — ОСНО или выбирает режим «как у знакомых».
Между тем правильный выбор режима крайне важен. От него зависят: размер налогов и страховых взносов, объем отчетности, необходимость уплаты НДС и налога на прибыль, риски потери льгот и другие весомые аспекты.
Как ИП выбрать режим налогообложения на 2026 год: сравнение УСН, ПСН, НПД, АУСН и ОСН >>>
Чтобы налоговый режим был действительно выгодным, важно:
- выбирать его с учетом вида деятельности, доходов, расходов, числа сотрудников, специфики бизнеса и прочих факторов;
- заранее оценивать налоговую нагрузку;
- пересматривать режим при изменениях в работе компании;
- контролировать лимиты, если используются специальные режимы.
Бывает и так: предприниматель уверен, что работает на «упрощенке» и платит минимальный налог. Но при проверке выясняется, что в налоговой он числится на общей системе налогообложения. Работа на неверно выбранном налоговом режиме не проходит без последствий. Даже если ошибка допущена неумышленно, она может привести к серьезным мерам: налоговым доначислениям и штрафам, необходимости платить больше налогов и сдавать расширенную отчетность.
Неправильное оформление документов
Еще одна из частых ошибок малого бизнеса — небрежное отношение к документам или их отсутствие. Между тем только правильно оформленные бумаги принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету и служат реальной защитой бизнеса. Отсутствие первичных документов может привести к отказу в признании операций, штрафам и доначислениям.
Когда все документы — договоры, акты, накладные, лицензии, кадровые и прочие — в порядке, бизнесу проще отстоять свои права перед налоговой, трудовой инспекцией и недобросовестными контрагентами.
Например, директор компании принял нового сотрудника, но не ознакомил его под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и приказом о приеме на работу. Сотрудник фактически работает, но формального подтверждения его согласия с правилами и условиями нет. В случае проверки трудовая инспекция может расценить это как нарушение. Тогда компании грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Даже если вы не обязаны вести полноценный бухгалтерский учет, не стоит пренебрегать проверкой и сохранностью документов. Договоры, акты, накладные, квитанции помогают защитить. Без них бизнес оказываются уязвимыми при первом же споре.
Не обязаны вести бухучет ИП, частные нотариусы, фрилансеры и т.п.
Нежелание изучать законы и изменения
Законы публикуются официально, чтобы каждый имел возможность с ними ознакомиться. При этом незнание закона, как известно, не освобождает от ответственности. Налоговое и трудовое законодательство стремительно меняется, поэтому бизнесу нужно быть в курсе этих изменений. Это помогает вовремя адаптировать работу, избегать недоразумений и споров с контролирующими органами.
Например, с 2026 года:
- повысилась основная ставка НДС с 20% до 22%:
- снизился лимит для освобождения от НДС на УСН с 60 млн до 20 млн рублей.
Кстати, в ближайшие 2 года лимит продолжит снижаться. К 2028 году он составит 10 млн руб. Подробнее >>>
Если такие изменения не отследить вовремя, то бизнес может столкнуться с доначислениями и штрафами.
Доход фирмы на УСН за 2025 год превысил 20 млн рублей. Компания не отследила изменения по налоговой реформе-2026 и не перешла на уплату НДС с начала 2026 года. По итогу ФНС начислит налог за прошлые периоды, пени и штрафы, потребует сдать декларации по НДС.
Проблемы с соблюдением трудового законодательства
За нарушение трудового законодательства наказывают серьезно. Контролирует работодателей в отношении исполнения норм ТК РФ трудовая инспекция.
Пренебрежение правилами может обернуться штрафами, а в отдельных случаях и уголовной ответственностью.
Что обычно делают неправильно
- Договор не оформлен, или не содержит обязательных условий, или не подписан.
- Сотрудника не ознакомили с правилами и приказами. Например, с приказом о приеме на работу, с внутренним трудовым распорядком или графиком отпусков.
- Задержка зарплаты, неверный расчет отпускных или больничных, отсутствие ежегодного графика отпусков, не ведется учет рабочего времени.
- Сотрудники выполняют одинаковую работу, а получают разную зарплату. Ст. 22 ТК РФ прямо указывает: за равный труд должна быть равная оплата.
- Не соблюдаются нормы по охране труда. Нет инструктажа, не выданы средства защиты, огнетушители просрочены, нет плана эвакуации.
- Увольнение сотрудника при отсутствии законных оснований (например, за одно нарушение без предупреждения или выговора).
- Необоснованный отказ в трудоустройстве (например, из-за предпенсионного возраста).
Если вовремя оформить все приказы, договоры, графики и инструктажи, проверка пройдет спокойно, а сотрудники будут чувствовать себя защищенными.
Порядок, место и сроки выплаты зарплаты >>>
Виды инструктажей по охране труда >>>
Работа без разрешений и лицензий
Для некоторых видов деятельности лицензия обязательна. Работа без нее — это серьезное правонарушение. Предприниматель или фирма рискует административной или даже уголовной ответственностью.
Надзорные органы строго следят за соблюдением этих требований, особенно если речь идет о безопасности и здоровье людей.
Типичные ошибки:
- Предприниматель открывает кафе, магазин или салон красоты, но не получает лицензию на торговлю алкоголем или инъекции ботокса.
- Компания начинает деятельность, требующую лицензии (например, перевозки, медицинские или образовательные услуги) и не оформляет официальный документ.
Перед стартом бизнеса важно проверить, не относится ли деятельность к лицензируемым. Для получения исчерпывающего списка следует обращаться к Федеральному закону «О лицензировании отдельных видов деятельности» № 99-ФЗ.
Неактуальные ОКВЭД
Отдельный риск — несоответствие кодов ОКВЭД. При регистрации ИП или ООО указывают виды деятельности бизнеса. Именно по ним налоговая, банки и контрагенты понимают, чем компания занимается на самом деле.
Если фактическая деятельность не совпадает с указанными кодами, у проверяющих и партнеров возникают вопросы. А это уже риск отказов в сотрудничестве и повышенного внимания со стороны налоговиков.
Компания заявляет себя как IT-бизнес и применяет пониженные тарифы страховых взносов. Но в ЕГРЮЛ у нее указаны только коды, связанные с торговлей, а IT-деятельность не отражена. При проверке налоговая видит несоответствие, признает льготы необоснованными и доначисляет взносы за весь период их применения — уже по обычным ставкам с пенями и штрафами.
Как избежать ошибки
- Проверять, соответствуют ли ваши ОКВЭД реальной деятельности.
- Своевременно вносить изменения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП при изменениях в работе бизнеса.
- Следить за наличием и сроками лицензий, если они обязательны для вашей сферы.
Нарушения в работе с персданными
Любая информация, по которой можно идентифицировать человека (ФИО, паспорт, СНИЛС, биометрия) подпадает под строгие требования закона. Нарушение правил работы с персональными данными сотрудников и клиентов может очень дорого обойтись бизнесу.
Как добавить или изменить ОКВЭД >>>
Вот какие ошибки совершают работодатели:
- не получают согласие на обработку персональных данных, когда оно нужно;
- хранят данные небезопасно: в открытых файлах без паролей и защиты;
- передают данные третьим лицам;
- не удаляют устаревшую информацию;
- игнорируют просьбы исправить или удалить данные;
- не устанавливают внутренние правила работы с персональными данными.
Такие нарушения могут привести к проверкам и крупным, зачастую к миллионным штрафам.
Штрафы за нарушения работы с персональными данными (с 30 мая 2025 года)
Полный перечень нарушений и штрафных санкций за нарушения в работе с персональными данными приведен в ст. 13.11 КоАП РФ. Перечислим основные из них в таблице.
| Нарушение | Штраф для должностных лиц | Штраф для компаний |
|---|---|---|
| Обработка персональных данных без законных оснований |
50 – 100 тыс. руб. повторно: 100–200 тыс. |
150 – 300 тыс. руб. повторно: 300- 500 тыс. |
| Не подано или просрочено уведомление в Роскомнадзор об обработке ПД | 30 – 50 тыс. руб. | 100 – 300 тыс. руб. |
| Не сообщили об утечке ПД | 400 – 800 тыс. руб. | 1-3 млн руб. |
|
Утечка персональных данных (не биометрия), в зависимости от объема утечки |
до 600 тыс руб. повторно: до 1,2 млн руб |
до 15 млн руб.; повторно: 1–3% выручки (в пределах 20 - 500 млн руб.) |
| Утечка биометрических ПД |
1,3–1,5 млн руб. повторно: 1,5–2 млн |
15–20 млн руб. повторно: 1–3% выручки (не менее 25 млн до 500 млн руб.) |
| Обработка ПД без согласия человека (или с нарушением формы согласия) |
100–300 тыс. руб. повторно: 300-500 тыс. |
300 –700 тыс. руб. повторно: 1–1,5 млн (компания) и 500 тыс.-1,5 млн (ИП) |
Есть и уголовная ответственность за незаконный доступ, использование, хранение и распространение персданных, а также за создание ресурсов для этого (ст. 272.1 УК РФ).
Закон о персональных данных обязывает операторов, в том числе компании и ИП, выступающих работодателями, защищать персональные данные и не допускать их утечки. Простое правило для работодателей: хранить персональные данные только там, где они защищены, ограничивать доступ к ним и использовать их строго по назначению.
Отсутствие воинского учета
Компании-работодатели обязаны вести воинский учет военнообязанных сотрудников и тех, кто подлежит призыву (п. 7 ст. 8 Закона № 53‑ФЗ). У индивидуальных предпринимателей с наемными сотрудниками такой обязанности нет.
Некоторые компании пренебрегают этим учетом. С октября 2023 года правила ужесточились, а штрафы за нарушения выросли.
Например, не уведомили сотрудника о повестке и он не явился на сборный пункт — ответственность на работодателе. Штраф: 60–80 тыс. руб. для должностного лица и 400–500 тыс. руб. для компании (ст. 19.38 КоАП РФ).
Или не отправили сведения о новых сотрудниках в военкомат — штраф: 40–50 тыс. руб. для должностного лица и 350-400 тыс. руб. — для компании (ст. 21.1 КоАП РФ).
Что должен делать работодатель
- Проверять документы воинского учета при приеме сотрудников.
- Оформлять внутренние документы: карточки военнообязанных, приказы об организации учета и пр.
- Своевременно направлять сведения в военкомат о приеме на работу, увольнении или изменении данных сотрудников.
- Вручать сотрудникам повестки под роспись.
- Сверять данные карточек с данными военкомата хотя бы раз в год.
Нет проверки контрагентов
Многие предприниматели недооценивают важность проверки контрагентов. Даже если на первый взгляд компания выглядит благонадежно, на деле может оказаться фирмой-однодневкой или просто неплатежеспособной.
Если не проверять контрагента, можно попасть в неприятную ситуацию. Банк может приостановить операции по счету, налоговая — отказать в вычете НДС по сделкам с этой компанией, а деньги за товар или услуги не поступят на счет. Поэтому проверка в начале сотрудничества поможет избежать неприятностей.
Для проверки нужно попросить у компании учредительные документы, скачать выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП на сайте ФНС и свериться с документами. Проверьте коды ОКВЭД, директора, адрес и убедитесь, что компания не находится в процессе банкротства. Также полезно посмотреть, есть ли судебные дела с участием этого контрагента и проверить его через базу судебных приставов.
