Электронные ТОРГ-12 и акты отменили: как перейти на УПД в 2026 и не потерять вычеты
Смотреть Содержание
С 1 января 2026 года бухгалтеров ждёт очередное крупное изменение: формы ТОРГ-12 и акта выполненных работ официально отменяются. Им на смену приходит универсальный передаточный документ (УПД) — единая форма, которая заменяет и первичный документ, и счёт-фактуру.
Главная задача перехода — упростить документооборот. Но если бухгалтер не подготовится заранее, можно потерять право на вычет НДС и столкнуться с ошибками в ЭДО.
Что отменяют и почему
С 2026 года перестают применяться электронные форматы (приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@):
- ТОРГ-12 — накладная на отгрузку товаров;
- Акт выполненных работ.
Причина реформы простая: в целях исключения избыточного регулирования и новый формат УПД (версия 5.03).
Что такое УПД и зачем он нужен
УПД (универсальный передаточный документ) — это форма, которая одновременно подтверждает факт хозяйственной операции и служит счётом-фактурой (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-7-3/442@).
Документ используется:
- при передаче товаров;
- при выполнении работ;
- при оказании услуг;
- при передаче имущественных прав.
УПД может быть на бумаге или в электронном виде, но с 2026 года ФНС фактически переводит всех на электронный формат (XML-структура утверждена Приказом № ЕД-7-26/736@).
Сравнение: ТОРГ-12, акт и УПД
| Параметр | ТОРГ-12 / Акт | УПД |
|---|---|---|
| Назначение | Только первичный документ | Первичный документ и счёт-фактура |
| Формат | Бумажный или электронный (отдельно) | Электронный XML (формат 820) |
| Подписи | Руководитель, бухгалтер | Квалифицированные ЭЦП обеих сторон |
| Использование для вычета НДС | Только вместе со счётом-фактурой | Самостоятельно (при признаке «1») |
| Актуальность после 2025 года | Отменяются в электронном формате | Обязательны с 2026 года |
Переход на УПД в 2026 году
Новые правила вступают в силу с 1 января 2026 года. С этого момента бухгалтеры не смогут использовать старые формы ТОРГ-12 и актов для вычетов по НДС или признания расходов (ст. 9 Федеральный закона 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучёте»).
Чтобы документ признавался корректным, в нём должны быть:
- обязательные реквизиты первички (наименование, дата, сумма, подписи сторон);
- корректный признак документа:
- «1» — совмещённый (первичка + счёт-фактура),
- «2» — только первичный документ,
Если контрагент не готов к ЭДО, стороны могут использовать бумагу, но только при наличии двустороннего соглашения (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Как сохранить вычеты по НДС
Чтобы не потерять вычеты, важно соблюдать три условия:
- Оформить УПД с признаком «1» (ст. 172 НК РФ).
- Подписать документ обеими сторонами — без подписи покупателя ФНС не примет документ как основание для вычета (ст. 169 НК РФ).
- Сверить суммы и даты: УПД, книга покупок и декларация по НДС должны совпадать.
Типичные ошибки
- признак «2» вместо «1»;
- отсутствует подпись покупателя;
- несоответствие дат отгрузки и УПД.
Перед сдачей декларации по НДС делайте сверку ЭДО с контрагентами, особенно если используете разные платформы (операторов ЭДО).
Можно ли использовать бумажные варианты ТОРГ-12 и акта
В 2026 году бумажные форматы товарной накладной и акта продолжают действовать (информация ФНС от 10.09.2025).
План действий бухгалтера для перехода на УПД
Даем пошаговую инструкцию, как бизнесу подготовиться к изменениям.
Проверьте бухгалтерскую программу
Удостоверьтесь, что в вашей бухгалтерской программе есть действующий формат УПД. Если нет — обновите систему.
Внесите изменения в договоры с контрагентами
Обычно, формат документов, которыми вы обмениваетесь с покупателями и поставщиками, прописан в договоре. Посмотрите, что у вас там написано. При необходимости согласуйте изменения и подпишите дополнительное соглашение.
Проведите внутреннее обучение сотрудников
Если вы никогда не работали с УПД, обучите своих сотрудников. Вручную заполнять универсальный передаточный документ не надо будет, но бухгалтеры должны знать, на какие пункты при заполнении документа обращать внимание.
Заключение
- С 2026 года электронные ТОРГ-12 и акты официально отменяются.
- Все электронные операции подтверждаются универсальным передаточным документом (УПД).
- Бумажные формы товарной накладной и акта можно продолжать использовать и дальше.
- Чтобы сохранить вычеты по НДС, нужно использовать УПД с признаком «1» и ЭЦП обеих сторон.
FAQ
- Можно ли в 2026 году продолжать использовать ТОРГ-12 и акт выполненных работ?
Да, но только в бумажном варианте. А это значит, что вам придется направлять документы по почте, что увеличивает риск утери документов.
- Что делать, если контрагент не готов работать по УПД?
Если контрагент против применения УПД, вам придется работать с ним по ТОРГ-12 и актам только в бумажной форме. Это неудобно, если вы раньше работали через ЭДО: придется подписывать документы вручную и отправлять их по почте.
- Какой признак УПД выбрать?
Если вы хотите, чтобы УПД был и первичкой, и счётом-фактурой, ставьте признак «1». Если только первичный документ — «2».
Для вычета НДС подходит только вариант с признаком «1».
- Можно ли принять к вычету НДС по старым ТОРГ-12 и актам, датированным 2025 годом?
Да, можно. Если документы оформлены до 31 декабря 2025 года, они сохраняют юридическую силу.
- Что будет, если с 2026 года продолжать использовать старые формы?
ФНС может отказать в вычете НДС и признании расходов (ст. 169, 252 НК РФ). Кроме того, возможен штраф за отсутствие корректно оформленных первичных документов (ст. 120 НК РФ).
- Нужно ли хранить электронные УПД на бумаге?
Нет, достаточно в электронном виде при условии, что вы обеспечиваете их сохранность и можете предоставить при проверке (ст. 9 Закона № 402-ФЗ, письмо ФНС от 13.04.2018 № ЕД-4-15/6946@). Распечатывать электронные документы не требуется.