Какие документы нужны для подтверждения оказанных услуг
Смотреть Содержание
Правильно оформленная документация по оказанным услугам не просто формальность, а важная защита интересов обеих сторон сделки. От грамотно составленных документов зависит не только своевременная оплата, но и налоговая безопасность компании.
В этой статье мы разберем, какие документы необходимы для подтверждения оказания услуг.
Зачем оформлять документы на оказанные услуги
Оформлять документы на оказанные услуги потребуется для доказательства факта оказания услуги. Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, если оказания услуг фактически не было или в их основе лежат мнимые и притворные сделки.
Согласно налоговому законодательству, на основании документов налогоплательщик вправе заявить расходы, которые должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (ст. 252 НК РФ).
Зачем оформлять документы на оказанные услуги рассмотрим в таблице.
| Зачем составлять документы | Примеры и описание |
|---|---|
| Подтверждение факту оказания услуг | Представьте ситуацию: вам заправили картридж, но никаких документов вы не получили. В таком случае у вас не будет документального подтверждения, что услугу действительно оказали. В результате налоговая может решить, что услуги не было, и отказать в признании расхода |
| Защита интересов в суде | При отсутствии документов появляется серьезный риск неоплаты услуги. Недобросовестный заказчик может заявить, что картридж не заправлялся, и отказаться платить. В суде или при налоговой проверке доказать факт оказания услуги будет практически невозможно без надлежащих документов. Однако, суд может принять в качестве доказательства оказании услуги переписки в мессенджерах, по электронной почте, свидетельские показания и иные доказательства. Но для чего прибегать к судебным тяжбам, если можно просто составить подтверждающий документ своевременно |
| Налоговые последствия | Если нет документов, а расходы приняты, то при проверке есть риск получить штрафы и доначисления по налогам |
| Проверка качества оказания услуги | В документах фиксируется, как, когда и в каком качестве должна быть предоставлена услуга. К примеру, принтер заправили, а он не печатает. Кому вы заявите претензию, если нет подписанного документа |
| Поддержание деловой репутации | Крупные компании не станут сотрудничать с контрагентами, которые оформляют документацию с нарушениями или не составляют вовсе, особенно, если речь идет о применении НДС |
Как итог, отсутствие документов при оказании услуг оборачивается серьезными рисками для обеих сторон. Исполнитель рискует не получить оплату за свою работу и может столкнуться с налоговыми проблемами, в то время как заказчик, помимо сложностей с налогообложением, лишается возможности доказать сам факт получения услуги и предъявить претензии по ее качеству.
Основные документы для подтверждения услуг
Разберемся, какие основные документы необходимы для подтверждения перечня оказанных услуг.
Договор возмездного оказания услуг
По договору возмездного оказания услуг (ст. 779 ГК РФ) исполнитель принимает на себя обязательство выполнить определенную работу для заказчика за оговоренное вознаграждение. Особенность таких услуг заключается в том, что их результат не имеет материальной формы.
В качестве примеров можно привести:
✅ юридические консультации;
✅ экспертные услуги в бизнесе;
✅ массажные процедуры;
✅ другие подобные виды деятельности.
Договор возмездного оказания услуг всегда предполагает финансовое вознаграждение за выполненную работу. Такой договор может быть заключен как для единоразового выполнения услуги (например, проведение годового аудита), так и для регулярного предоставления услуг (например, на условиях абонентского обслуживания).
В договоре обязательно должны быть указаны существенные условия:
- Необходимо четко прописать предмет договора, детально описав суть предоставляемой услуги.
- Нужно определить временные рамки: это может быть конкретный срок оказания услуги с датами начала и окончания, периодичность предоставления услуг на весь период действия договора, если услуги оказываются непрерывно.
- Следует согласовать порядок оплаты, который может быть организован разными способами: фиксированное вознаграждение (как, например, 70 000 рублей за аудит годовой отчетности), оплата по факту выполнения и выставления документов, авансовая система или предоставление отсрочки платежа.
Договор содержит полный набор условий, важных для его участников. В документе прописывается срок действия соглашения, а также все необходимые реквизиты сторон. Это позволяет четко определить права и обязанности участников сделки, а также обеспечить их надлежащую идентификацию.
Акт об оказании услуг
Даже без письменного договора акт об оказании услуг имеет юридическую силу. Такое правило обычно применяется к разовым услугам с небольшой стоимостью.
Акт может составляться в свободной форме или по форме, согласованной сторонами. Однако, акт об оказании услуг должен обладать всеми необходимыми реквизитами первичного документа из ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Аналогичное правило установлено п. 4 ФСБУ 27/2021.
В акте об оказании услуг необходимо указать номер и дату документа, а также полные реквизиты исполнителя и заказчика. В качестве основания для составления акта следует привести ссылку на договор возмездного оказания услуг.
В основной части акта нужно подробно описать оказанную услугу, указать ее количество, цену, общую сумму и статус обложения НДС. Обязательно включить информацию о полном выполнении объема услуг и отсутствии претензий со стороны заказчика.
Документ заверяется подписями ответственных лиц и, при необходимости, печатями. Подписание акта возможно, как в традиционном бумажном формате, так и через систему электронного документооборота (ЭДО).
Универсальный передаточный документ
Вместо акта стороны могут договориться о выставлении универсального передаточного документа. Согласно приложению 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ форма УПД может использоваться для подтверждения факта оказания услуг. При этом важен статус документа. Если в УПД указан статус «2», то он выступает в роли передаточного документа (акта). При составлении УПД вместо акта об оказании услуг также важно четко прописать какая услуга оказана, кто заказчик и исполнитель, а также указать ее стоимость. Документ необходимо подписать представителями обеих сторон.
В практической деятельности организации и предприниматели, предоставляющие услуги, обычно отдают предпочтение оформлению акта об оказании услуг из-за его простоты и удобства в заполнении.
