Расчет отпускных: пошаговая инструкция
Смотреть Содержание
Рассказываем, как рассчитать отпускные в 2025 году: от расчетного периода до удержания налогов и выплаты. С примерами и ссылками на нормативку.
Расчет отпускных в 2025 году
Ежегодно работодатели обеспечивают всех своих сотрудников оплачиваемым отпуском, стандартная продолжительность которого — 28 календарных дней. В первый год работы отпуск обычно доступен через шесть месяцев, но по взаимной договорённости его можно взять и досрочно.
Отпускные представляют собой денежную компенсацию, которую работодатели выплачивают сотрудникам за время их оплачиваемого отпуска. Это право распространяется на всех, кто заключил трудовой договор.
С 1 января 2025 года действует новый размер федерального МРОТ — 22 440 рублей. Эта сумма влияет на минимальный размер отпускных, который можно начислить сотруднику, если его фактический доход был низким. Второе важное изменение — прогрессивная шкала НДФЛ. Теперь с отпускных удерживают налог по ставке от 13% до 22% в зависимости от общего дохода работника с начала года.
Методика определения размера отпускных в 2025 году базируется на уже существующих положениях трудового и налогового законодательства. Основные документы:
- ст. 139 ТК РФ — задает алгоритм вычисления среднего заработка;
- ст. 136 ТК РФ — устанавливает срок выплаты отпускных;
- Положение № 922 (утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007) — содержит детальные правила, включая формулы и исключаемые периоды;
- Налоговый кодекс РФ — ст. 224 (ставки НДФЛ), ст. 226 (порядок удержания налога), ст. 420 (страховые взносы);
- Закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ — регулирует страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
В настоящее время все эти нормы обязательны к применению при расчете отпускных и обосновании выплат.
Начиная с 1 сентября 2025 года, в России вступает в силу обновленный порядок определения среднего заработка, применяемый при расчете отпускных, командировочных и прочих выплат.
Одновременно с этим с сентября утратит силу текущее Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ № 922 от 24.12.2007. В целом, новый документ сохраняет большинство основных правил исчисления среднего заработка, но при этом уточняет некоторые формулировки.
Пошаговая инструкция по расчету отпускных
Шаг 1. Выберите период для проведения расчетов
Расчет отпускных начинается с определения расчетного периода. Обычно он охватывает 12 календарных месяцев, непосредственно предшествующих месяцу начала отпуска (п. 4 Положения № 922).
Если сотрудник отправляется в отпуск 10 июня 2025 года, то в качестве расчетного будет использован промежуток времени с 1 июня 2024 года по 31 мая 2025 года.
Иногда стандартный подход неприменим. В случаях, когда у сотрудника отсутствовал доход в стандартном расчетном периоде для определения суммы отпускных будет использован предыдущий 12-месячный период с фактически начисленными выплатами. Это позволяет корректно определить средний заработок (пункт 6 Положения № 922).
Например, из-за декретного отпуска или продолжительной болезни.
Согласно пункту 5 Положения № 922, из расчетного периода вычитаются следующие дни:
👉 Периоды болезни, оплаченные по больничному листу.
👉 Время неоплачиваемого отпуска.
👉 Отпуск, связанный с рождением ребенка.
👉 Время простоя, произошедшего по вине компании или по независящим причинам.
👉 Дни, потраченные на уход за детьми-инвалидами.
Если у сотрудника нет никакого начисленного заработка или отработанных дней ни в основном расчетном периоде, ни в предшествующих ему интервалах, то для расчета отпускных берутся сведения о его зарплате и фактически отработанном времени за месяц, когда отпуск начинается.
Иногда случается, что сотрудник по согласованию с начальством уходит в отпуск сразу после трудоустройства, не успев получить никаких выплат в месяце начала отпуска. В таких ситуациях отпускные рассчитываются исходя из его оклада или тарифной ставки, которые были установлены при приеме на работу (п. 7,8 Положения № 922).
Шаг 2. Сформируйте перечень доходов, которые идут в расчет
При начислении отпускных принимаются во внимание только те суммы, что являются частью системы вознаграждения за труд (п. 2 Положения № 922).
| Учитываемые выплаты | Исключаемые выплаты |
|---|---|
| Базовый оклад или установленная тарифная ставка | Ранее начисленные отпускные |
| Дополнительные выплаты (за стаж, квалификацию, совмещение и т.п.) | Больничные пособия |
| Стимулирующие начисления за производственные показатели | Командировочные |
| Региональные коэффициенты и доплаты | Материальная помощь |
| Выплаты за работу в дни отдыха | Премии, приуроченные к памятным датам и торжествам |
| Компенсация за ночную смену | Компенсации расходов на проезд, питание, обучение |
Премии — отдельный случай. Подлежат включению в расчет:
✅ Ежегодные бонусы, выплаченные по итогам года, предшествующего отпускному, учитываются при расчете, даже если их начисление состоялось вне рамок самого расчетного периода (п. 15 Положения № 922),
✅ Месячные, поквартальные и полугодовые премии включаются в расчет по одной за каждый выполненный критерий (максимум 12, 4 или 2 соответственно за расчетный интервал),
В случаях, когда период, за который начислена премия, был отработан частично, сумма премии учитывается в расчете соразмерно фактически отработанному времени.
Летний отпуск сотрудника запланирован с 1 июля 2025 года. Для вычисления суммы отпускных берется интервал с 1 июля 2024 года по 30 июня 2025 года. В течение этого времени сотруднику начислили две годовые премии:
- 12 августа 2024 года была выплачена годовая премия за 2023 год.
- 15 мая 2025 года сотрудник получил годовую премию по результатам работы за 2024 год.
При подсчете отпускных необходимо включить только годовую премию за 2024 год. Годовая премия за 2023 год не учитывается, так как она относится к периоду, предшествующему текущему расчетному.
Шаг 3. Вычислите среднедневной доход
👉 Если период отработан целиком, применяется следующая формула:
Показатель 29.3 отражает среднее число календарных дней в месяце (п. 10 Положения № 922).
👉 При неполной отработке расчетного периода, применяется уточненная методика:
- Определите количество дней для учета в тех месяцах, которые были отработаны не полностью:
- Для определения среднедневного дохода применяется такая формула:
Шаг 4. Проверьте, соответствует ли среднедневной заработок уровню МРОТ
Начиная с 2025 года, среднемесячный заработок не должен опускаться ниже 22 440 рублей, поскольку это соответствует установленной величине минимального размера оплаты труда:
СДЗ по МРОТ = 22 440 / 29,3 = 765,87 руб. (п. 18 Положения № 922).
Если рассчитанный СДЗ меньше — отпускные считают из МРОТ.
При неполной занятости МРОТ корректируется пропорционально отработанному времени.
Шаг 5. Определите размер отпускных выплат
С момента установления среднедневного заработка применяется формула расчета отпускных:
Если отпуск включает день праздника, он не оплачивается. Например, 12 июня — День России (ст. 120 ТК РФ). Такие дни из отпуска исключают, они не влияют на размер среднедневного заработка.
Пример 1
В течение расчетного периода менеджер Алексеев А.А. проработал 12 полных месяцев. Его ежемесячная заработная плата составляет 85 000 рублей, и это была единственная выплата за указанный период.
- Суммарный доход за год: 85 000 руб./мес. × 12 мес. = 1 020 000 рублей.
- Среднедневной доход: 1 020 000 руб. / 12 мес. / 29.3 дн. = 2 901.02 рублей.
- Величина отпускных за 28 календарных дней: 2 901.02 руб. × 28 дн. = 81 228.56 рублей.
Пример 2
Кассир Медведева М.М. готовится взять 14-дневный отпуск, начиная с 1 июля 2025 года. Для расчета ее отпускных был выбран период с 1 июля 2024 года по 30 июня 2025 года. За этот интервал ей было начислено 950 000 рублей, включая:
- Окладная часть: 880 000 руб.
- Квартальные премии за производственные достижения: 60 000 руб.
- Единовременная материальная помощь к отпуску: 10 000 руб.
Расчетный период Медведевой был отработан полностью, и никаких исключаемых дней не было.
❗️ Важно отметить, что материальная помощь в размере 10 000 рублей не включается в расчет среднего заработка для отпускных. Это связано с тем, что материальная помощь не является частью системы оплаты труда и не относится к выплатам за выполненную работу.
Таким образом, сумма выплат, учитываемых для расчета: 950 000 руб. – 10 000 руб. = 940 000 руб.
Далее, среднедневной заработок Медведевой составляет: 940 000 руб. / 12 мес. / 29.3 дн. = 2673.49 руб.
И, наконец, общая сумма отпускных за 14 дней: 2673.49 руб. × 14 дн. = 37 428.86 руб.
Пример 3
Кассир Петрова П.П. в течение расчетного периода отработала 11 полных месяцев, получая по 90 000 рублей ежемесячно. Однако в феврале 2025 года (одном из месяцев расчетного периода) она находилась на больничном в течение 5 рабочих дней. Её доход за этот неполный месяц составил 70 000 рублей.
- За 11 полностью отработанных месяцев доход составил: 90 000 руб. × 11 мес. = 990 000 рублей.
- Суммарный доход за весь расчетный период (12 месяцев) равен: 990 000 руб. + 70 000 руб. = 1 060 000 рублей.
Февраль 2025 года содержит 28 календарных дней. Поскольку Петрова была на больничном 5 рабочих дней, фактически отработанных дней было 28 - 5 = 23 дня из 28 календарных дней месяца. Учитываемое количество календарных дней в феврале составит: (29.3 / 28) × 23 = 24.07 дней.
- Количество дней в расчетном периоде рассчитывается как: (29.3 × 11 полных мес.) + 24.07 дн. = 322.3 + 24.07 = 346.37 дней.
- Среднедневной заработок Петровой составит: 1 060 000 руб. / 346.37 дн. = 3 060.31 рублей.
- За 28 дней отпуска Петрова получит: 3 060.31 руб. × 28 дн. = 85 688.71 рублей.
Пример 4
Годовой доход сотрудника Иванова И.И. составил 264 000 рублей.
Расчет среднедневного заработка, исходя из фактических начислений, выглядит так:
264 000 руб. / (12 мес. × 29.3 дн.) = 264 000 руб. / 351.6 дн. = 750.85 рублей.
Среднедневной заработок, рассчитанный на основе минимального размера оплаты труда (МРОТ), составляет 765.87 рублей. Поскольку фактический среднедневной заработок Иванова (750.85 руб.) оказался ниже минимального значения, для определения суммы отпускных будет применен среднедневной заработок, исходя из МРОТ.
Таким образом, сумма отпускных за 28 дней составит: 765.87 руб. × 28 дн. = 21 444.36 рублей.
Шаг 6. Удержать и начислить НДФЛ и взносы
Начиная с 2025 года, в России действует прогрессивная шкала налога на доходы физических лиц (НДФЛ), которая варьируется от 13% до 22% (ст. 224 НК РФ). Размер применяемой ставки определяется общей суммой дохода сотрудника, накопленной с начала календарного года.
Удержание НДФЛ с отпускных происходит в день их выплаты, при этом срок перечисления налога определяется датой выплаты:
- если отпускные выданы с 1 по 22 число — срок уплаты до 28 числа месяца;
- если после 23 числа — до 5 числа следующего месяца.
Компания также уплачивает страховые взносы и взносы на травматизм, рассчитываемые от суммы отпускных (ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Срок выплаты отпускных
Положения статьи 136 ТК РФ гласят, что отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до фактического начала отпуска. Это требование действует для всех ситуаций, независимо от того, предоставлен ли отпуск авансом или сотрудник только что устроился на работу. К примеру, если отпуск начинается в понедельник, крайний срок для выплаты — четверг предыдущей недели. Это соответствует правилу, которое определяет, за сколько дней выплачиваются отпускные до начала отпуска.
Если третий день, предшествующий отпуску, выпадает на выходной или праздничный день, выплату необходимо произвести заранее. К примеру, если ваш отпуск начинается 8 июля 2025 года (вторник), а 5 и 6 июля — это суббота и воскресенье, то отпускные должны быть перечислены не позднее 4 июля (пятница).
Что будет, если не выплатить отпускные вовремя
Нарушение работодателем сроков выплаты отпускных дает сотруднику право на получение компенсации (ст. 236 ТК РФ). Независимо от причины задержки — технический сбой, отпуск оформлен в последний момент или просто ошибка бухгалтера — компенсация обязательна.
Если работодатель нарушил сроки выплаты отпускных, ему грозит пеня. Её размер составляет не менее 1/150 ключевой ставки Центрального банка РФ за каждый день просрочки. Формула для расчёта компенсации выглядит так:
Например, если работнику не выплатили 40 000 руб. вовремя, а просрочка составила 5 дней, при ключевой ставке 20%, компенсация составит 266,67 руб. Работодатель обязан выплатить её вместе с отпускными.
Кроме компенсации, компанию могут оштрафовать. За нарушение срока выплаты предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для юрлица — от 30 000 до 50 000 руб., при повторном нарушении — до 100 000 руб. Практика показывает, что инспекции охотно рассматривают жалобы на задержку отпускных. При систематических жалобах возможны внеплановые проверки.
FAQ: Часто задаваемые вопросы
- Входят ли премии в расчет отпускных?
Да, но не все. Отпускные рассчитываются с учетом лишь тех премий, которые определены в утвержденной системе вознаграждения труда (п. 15 Положения № 922). Сюда относятся ежемесячные, квартальные или годовые бонусы, выплаченные за достижение трудовых результатов. Разовые выплаты, такие как премии к юбилеям или праздникам, в расчет не входят. Если за один период было начислено несколько премий, учитывается только одна за каждый учетный интервал (например, одна квартальная премия за каждый квартал).
- Как рассчитать отпускные для сотрудников, работающих на полставки?
В такой ситуации для вычисления отпускных применяется та же формула, однако доход за расчетный период будет меньше.
Если среднедневной заработок (СДЗ) оказывается ниже МРОТ, его сопоставляют с пропорциональной частью минимального размера оплаты труда. В 2025 году МРОТ составляет 22 440 рублей. Значит, для 0,5 ставки минимальный СДЗ: 765,87 × 0,5 = 382,94 руб. Ниже — нельзя.
- Как оплачивается отпуск, если в него попадают праздники?
Праздничные дни не подлежат оплате и исключаются из общего количества календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ). Но при этом они продлевают сам отпуск. Например, если отпуск с 8 по 21 июня, а 12 июня — праздничный день, оплачиваются 13 календарных дней, но отдых длится 14.
- Что предпринять, если отпускные начислены некорректно?
Если сумма отпускных вызывает сомнения, сотрудник вправе запросить расчет. Порядок действий следующий:
- Напишите заявление в бухгалтерию с просьбой пояснить начисления.
- При отказе обратитесь к работодателю с претензией.
- При отсутствии реакции — жалоба в трудовую инспекцию или обращение в суд.
- Как быть, если сотрудник работает по совместительству?
Сотрудники, работающие по совместительству, обладают теми же правами на отпуск, что и основные работники. Для внешних совместителей желательно, чтобы их отпуск совпадал с отпуском по основному месту работы. Что касается внутренних совместителей, их отпускные даты автоматически включаются в график отпусков по основному месту работы, при этом начисления рассчитываются раздельно по каждому доходу.
- Можно ли получить отпускные раньше или позже стандартного срока?
По закону — выплата отпускных строго за 3 дня до отпуска (ст. 136 ТК РФ). Позже — нельзя. Раньше установленного срока выплата возможна только по письменному заявлению работника и при согласии работодателя. Это редкое исключение и должно быть зафиксировано документально.