Как проявить должную осмотрительность при выборе контрагента: инструкция
Смотреть Содержание
Проводя комплекс мер, направленных на проверку благонадежности партнера перед заключением сделки, вы избежите возможных проблем в финансово-хозяйственной деятельности и минимизируете налоговые риски.
В этой статье расскажем, как проверить контрагента и какие инструменты для этого существуют.
Что такое должная осмотрительность
Должная осмотрительность — это процесс проверки потенциального партнера перед заключением сделки. Этот термин часто используется в судебной практике, но в Налоговом кодексе он не закреплен.
Согласно Письму ФНС от 25.04.2023 № БВ-19-7/126@ закрепление этого термина в Кодексе считается нецелесообразным. Налоговые органы объясняют это тем, что налогоплательщики обязаны проявлять осмотрительность и заботу при заключении сделок, чтобы избежать возможных налоговых рисков. В рамках Налогового кодекса РФ принято считать, что за должную осмотрительность отвечает статья 54.1 НК РФ.
Есть ли законодательно установленный перечень документов для подтверждения должной осмотрительности
Конкретный список документов не определен. Законодатели утверждают, что этот список может варьироваться в зависимости от сферы деятельности компании, отрасли, специфики финансовой и хозяйственной деятельности, стоимости сделки и других факторов.
Например, если цена контракта высока, компания может попытаться получить информацию о деловой репутации партнера для обеспечения должной осмотрительности.
Деловая репутация юридического лица является одним из важнейших нематериальных активов компании, который говорит о добросовестности, надежности и профессионализме. Если организация обнаружит, что ее кто-то оклеветал, то стоит привлечь виновника к ответственности и отстоять свою честь.
Для этого:
- Зафиксируйте все доказательства, свидетельствующие о распространении ложных сведений. Это могут быть публикации в прессе, записи эфиров или посты в социальных сетях.
- Попробуйте решить этот вопрос в досудебном порядке. Направьте претензию нарушителю с требованием прекратить распространение ложной информации и опубликовать опровержение.
- Подайте иск в суд, если досудебное урегулирование не дало результатов. В иске укажите все факты нарушения, а также требования о возмещении убытков и публикации опровержения.
Подробнее — в статье "Деловая репутация юридических лиц: как её защитить".
Пошаговая инструкция, как проявить должную осмотрительность
Разберемся, как на уровне компании организовать процедуру проверки контрагента перед заключением сделки.
Шаг 1. Разработайте внутреннюю документацию
Введите, например, «Положение о работе с контрагентами» или «Положение о работе с договорами», в котором будет указан подробный перечень документов, подлежащих проверке перед заключением сделки. Также в этом документе следует описать этапы проведения проверки: кто запрашивает документы, кому они передаются, кто их проверяет, как происходит сшивание документов, оформление листа проверки и так далее.
Директор должен назначить приказом ответственных лиц за проведение проверки, например, менеджеров по продажам или закупкам, которые будут собирать документы партнера и передавать их в юридический отдел, а юристы будут осуществлять финальную проверку.
Налоговая служба не отменит вычеты по НДС, если должная осмотрительность была соблюдена, но компания не смогла установить, что контрагент является однодневкой. Однако если сделка была заключена, несмотря на отсутствие хорошей репутации партнера, и компания знала об этом, а налоговая служба доказала это, существует вероятность отказа в вычетах НДС (п. 21 письма ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@).
Шаг 2. Запросите документы по перечню
Какие документы запросить в обязательном порядке для проявления должной осмотрительности:
- учредительные документы организации, приказ о назначении директора и иные;
- доверенности или приказы на право подписи;
- карточку организации с общими реквизитами компании (ИНН, КПП, ОГРН и т.д.), реквизитами расчетного счета, данными на главного бухгалтера и генерального директора;
- лицензию на право осуществления определенного вида деятельности.
Вы можете попросить контрагента предоставить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП или самостоятельно сформировать ее через сервис ФНС «Прозрачный бизнес».
Эти сведения можно взять в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Получить выписку можно бесплатно на сайте ФНС.
Дополнительный перечень документов, которые можно запросить для соблюдения требований ст. 54.1 НК РФ должной осмотрительности:
- юридический, фактический и почтовый адреса (если они не указаны в карточке предприятия);
- подтверждение наличия складских, производственных или других помещений для ведения бизнеса;
- подтверждение наличия персонала, способного выполнить необходимый объем поставок или услуг (например, выписка из кадровой отчетности РСВ со среднесписочной численностью работников за предыдущий квартал);
- бухгалтерскую отчетность, декларации, подтверждающие начисление НДС или налога на прибыль;
- справку об отсутствии задолженности по налоговым платежам.
Шаг 3. Посмотрите информацию о партнере в интернете
Основная цель — собрать информацию о потенциальном партнере, включая наличие сайта, рекламы в СМИ, положительных отзывов и рекомендаций от других представителей бизнеса. Также необходимо оценить вид деятельности компании на основе общедоступной информации, такой как информация на сайте.
Пример
На сайте указано, что будущий партнер торгует металлическими трубами, а вы планируете заключить контракт на поставку молочной продукции. Непрофильная сделка согласно п. 15 Письма ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@ используется налоговыми органами, как часть доказательной позиции, характеризующей обоснованность выбора партнера. Сделайте скриншоты с экрана и прикрепите к досье контрагента.
Шаг 4. Проанализируйте представленный пакет документов и информацию из государственных сервисов
На что обратить внимание при проверке должной осмотрительности при выборе контрагента в таблице.
Анализ информации из сервисов проверки должной осмотрительности партнера
|
Вид документа
|
Что подтверждает
|
| Выписка ЕГРЮЛ | Проверьте, нет ли отметки о недостоверном адресе |
| Выписка с сайта Федеральной службы судебных приставов | Есть ли у организации или предпринимателя статус розыска по исполнительным производствам |
| Проверка партнера на сайте Прозрачный бизнес | Можно найти информацию из реестра дисквалифицированных лиц или об участии в других юридических лицах и т.д. |
| Проверка картотеки арбитражных дел через kad.arbitr.ru | Позволяет оценить, как часто компания вступает в судебные споры и изучить суть дел |
Некоторые веб-ресурсы предоставляют возможность создания дерева связей, используя ИНН. С его помощью можно легко определить, является ли директор компании массовым руководителем.
Выписка из ЕГРЮЛ содержит полную и актуальную информацию о юрлице:
- полное и сокращенное наименование;
- ИНН/КПП, ОГРН и даты присвоения;
- как компания была образована (создание или реорганизация);
- юридический и фактический адрес;
- ФИО, ИНН руководителя и владельцев;
- названия и коды экономической деятельности;
- размер уставного капитала;
- сведения о лицензиях и прочее.
Выписку ЕГРЮЛ можно бесплатно получить на сайте ФНС.
Наличие досье контрагента может подтвердить проведение проверки благонадежности партнера для налоговых органов. Лучше всего, когда компания перед заключением сделки проводит тщательный отбор потенциальных партнеров, основываясь на коммерческих предложениях, сметах и других документах.
Риски не проявления должной осмотрительности
Непроведение должной осмотрительности может привести к следующим рискам:
- Финансовые потери, связанные с хозяйственной деятельностью, такие как задержки или отсутствие поставок, а также наличие долгов, которые невозможно взыскать.
- Претензии со стороны налоговых органов, включая отмену вычетов НДС и начисление дополнительных налогов.
- Расходы на судебные разбирательства с налоговыми органами или партнерами, которые нарушают условия договоров, не оплачивают средства или не доставляют товары.