Расходы на обучение сотрудников: как учесть в налоге на прибыль (ст. 264 НК РФ)

Смотреть Содержание

• Что регулирует ст. 264 НК РФ
• Какие виды обучения можно учитывать в расходах
• Условия для признания расходов на обучение сотрудников при расчете налога на прибыль
• Документы для подтверждения расходов
• Когда расходы на обучение не учитываются при расчете налога на прибыль
• Обучение сотрудников: НДФЛ и страховые взносы
• Расходы на обучение сотрудников при УСН
• Судебная практика
• Практические советы по оптимизации расходов на обучение
• FAQ

Что регулирует ст. 264 НК РФ

Статья 264 НК РФ устанавливает перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, для формирования налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Например, к прочим расходам относятся: суммы налогов и сборов, таможенных пошлин и страховых взносов, суммы комиссионных сборов, затраты на обеспечение пожарной безопасности, на услуги по охране имущества и другие расходы.

Согласно ст. 264 НК РФ, затраты на обучение работников относятся к прочим расходам и могут быть учтены при расчете налога на прибыль, что позволяет снизить налоговую нагрузку. Такие расходы в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были фактически понесены. Если обучение длится несколько месяцев, затраты на него могут признаваться пропорционально.

Какие виды обучения можно учитывать в расходах

Статья 264 НК РФ предусматривает возможность учета следующих видов расходов, связанных с обучением сотрудников:

• Расходы на повышение квалификации и профессиональную переподготовку работников. Например, затраты на курсы, семинары, тренинги, мастер-классы. Важно, чтобы обучение было направлено на повышение уровня знаний и навыков, необходимых для выполнения сотрудником своих трудовых функций.
• Обучение по программам высшего или среднего профессионального образования или направленное на получение новой специальности, востребованной в компании.
• Оплата привлекаемых сторонних специалистов для обучения сотрудников.
• Расходы на приобретение учебных материалов, пособий, литературы.
• Расходы на оплату проезда и проживания сотрудников, направляемых на обучение в другую местность.
• Расходы на оплату вступительных и членских взносов в профессиональные ассоциации и объединения, если это связано с обучением и повышением квалификации.

Важно иметь корректно оформленные документы, в том числе переведенные на русский язык при необходимости. В данном случае затраты будут состоять из двух частей: стоимости образовательной программы и расходов на проезд и проживание.

Условия для признания расходов на обучение сотрудников при расчете налога на прибыль

Чтобы расходы на обучение сотрудников были признаны налоговыми органами в полном объеме, нужно соблюдать одновременно определенные условия (п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 264 НК РФ):

✅ Расходы должны быть экономически обоснованы, то есть направлены на получение экономической выгоды в будущем для компании. Обучение должно способствовать повышению производительности труда, улучшению качества продукции/услуг, освоению новых технологий, что в конечном итоге приведет к увеличению прибыли.

✅ Расходы должны быть документально подтверждены.

✅ Обучение непосредственно связано с деятельностью организации и соответствовать профилю деятельности работника.

✅ Наличие у учебного заведения соответствующей лицензии.

Обучать можно сотрудников, которые работают в компании по трудовому договору. Также это могут быть иные лица (не работники), но по договору они должны не позднее трех месяцев после обучения заключить трудовой договор с организацией и отработать в ней не менее одного года.

Документы для подтверждения расходов

Точный перечень документов в законодательстве не указан, главное, чтобы юрлицо могло доказать, что сотрудник действительно обучался в лицензионном учебном заведении и что данное обучение в дальнейшем принесет компании выгоду. Наши эксперты собрали список документов, которые понадобятся для подтверждения расходов на обучение сотрудников для целей налога на прибыль.

Такие документы нужно хранить в течение всего срока действия договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено организацией, но не менее четырех лет.

Когда расходы на обучение не учитываются при расчете налога на прибыль

В 2025-22026 годах при определении налогооблагаемой базы по прибыли не учитываются такие расходы, как:

• Обучение в нелицензированной организации.
• Обучение, не связанное с профессиональной деятельностью сотрудников.
• Договор с обучающим учреждением заключен не работодателем, а сотрудником, даже если организация компенсировала его расходы.
• Обучение для личного развития без профессиональной направленности. Например, тренинги личностного роста или мотивационные программы.
• Отсутствие необходимых документов.
• Расходы на организацию развлечений, отдыха, лечения работников, содержание образовательных учреждений, выполнение для них бесплатных работ/услуг.

Обучение сотрудников: НДФЛ и страховые взносы

Согласно п. 21 ст. 217 НК РФ со стоимости обучения НДФЛ уплачивать не нужно. Для освобождения от НДФЛ не важно, как именно организация оплачивает обучение: непосредственно образовательной организации или компенсирует расходы самому сотруднику. НДФЛ не облагается и стоимость обучения детей сотрудников организации, а также иных лиц, не являющихся ее сотрудниками (Приказ Минфина от 15.02.2011 № 03-04-06/6-28).

💡 Уплачивать НДФЛ нужно, если стоимость входит в систему оплаты труда сотрудника и это прописано в локальных нормативных актах компании. Также НДФЛ уплачивается, если обучение проводила организация, у которой нет образовательной лицензии.

Страховые взносы и взносы на травматизм со стоимости обучения не уплачиваются, даже если у обучающей организации нет лицензии.

Расходы на обучение сотрудников при УСН

Если компания применяет УСН «Доходы минус расходы», то расходы на обучение сотрудников можно учесть при расчете налога с бизнес-деятельности (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При применении УСН «Доходы» компания или ИП не может учесть стоимость обучения сотрудников для целей налогообложения (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Судебная практика

Приведем пример актуальной судебной практики по вопросу учета расходов на обучение сотрудников при расчете налога на прибыль.

⚖️ Постановление девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-3920/2012-АК от 13.03.2012 по делу N А40-57999/11-75-239.

Суть дела заключалась в рассмотрении заявления о признании незаконным решения налогового органа в части начисления пеней и штрафов по налогу на прибыль, НДС, налогу на имущество, транспортного налога и НДФЛ. Арбитражный суд г. Москвы удовлетворил заявление. После чего, инспекция подала апелляцию, так как по ее мнению, обществом неправомерно отнесены затраты в целях исчисления налога на прибыль, а также необоснованно заявлен налоговый вычет на основании счетов-фактур.

Апелляционный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда г. Москвы от 26.12.2011 по этому делу, а апелляционную жалобу — без удовлетворения.

Решение суда: заявление удовлетворено правомерно, так как налоговый орган не доказал, что заявитель незаконно использовал налоговую выгоду. Заявителем подтверждена связь расходов на повышение квалификации сотрудников производственной деятельностью.

Позиция суда: Оказание образовательных услуг подтверждается актом сдачи-приемки выполненных работ.

Так как в налоговом законодательстве не указан перечень документов, служащих основанием для подтверждения экономической обоснованности понесенных затрат, документы, подтверждающие затраты могут быть любые.

Также НК РФ не содержит положений, позволяющих налоговым инспекциям оценивать расходы, понесенные налогоплательщиками, с точки зрения их экономической целесообразности, рациональности и эффективности. Установить, принесли ли затраты на обучение сотрудников прибыль для компании, может только сам налогоплательщик. По делу налоговый орган не предоставил доказательств необоснованности расходов, а заявитель доказал связь этих затрат со своей производственной деятельностью и их направленность на получение прибыли, компания правомерно включила в расходы затраты на образовательные услуги для персонала.

Практические советы по оптимизации расходов на обучение

Чтобы максимально эффективно и правильно использовать затраты на обучение для снижения налоговой нагрузки, спланируйте обучение, четко сформулируйте, как именно обучение каждого сотрудника будет способствовать достижению конкретных бизнес-целей компании. Рассмотрите различные варианты: очные курсы, онлайн-платформы, вебинары, внутренние тренинги. Обязательно правильно оформите документы.

FAQ

• Какие расходы на обучение сотрудников можно учесть при расчете налога на прибыль?

Обучение должно быть направлено на повышение квалификации или профессиональную переподготовку работников, а также на получение ими новых знаний и навыков, необходимых для выполнения их трудовых функций.

• Существуют ли какие-либо ограничения по сумме расходов на обучение, которые можно учесть при расчете налога на прибыль?

Прямых ограничений по сумме расходов на обучение, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, в НК РФ не установлено. Однако, расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Налоговые органы могут оспорить чрезмерно высокие расходы, если они не соответствуют рыночным ценам или не имеют явной связи с деятельностью организации.

• Учитываются ли расходы на обучение сотрудников в налоге на прибыль, если обучение проводилось у ИП?

Чтобы учесть сумму затрат на обучение в налог на прибыль у образовательного учреждения должна быть лицензия. Минфин разъяснил в письме от 27.03.2006 № 03-03-05/4, что ИП, даже имея лицензию на образовательную деятельность, не приравнивается к организации в понимании НК. Таким образом, затраты на обучение, основанные на договоре с ИП, не могут уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.