Представительские расходы: оформление, учет
Смотреть Содержание
Представительские расходы компании связаны с организацией деловых встреч и переговоров с партнерами (текущими или потенциальными), собраний органов управления предприятием. Это стоимость обеспечиваемого на мероприятии питания, транспортного обслуживания, услуг переводчика и т.д.
Этот вид затрат учитывается при расчете налога на прибыль, но не полном объеме.
Что такое представительские расходы
Понятие «представительские расходы» раскрыто в п. 2 ст. 264 НК РФ. Это затраты на прием и обслуживание представителей других компаний, которые участвуют в переговорах. Их цель – установить или поддержать партнерские отношения. Также к данной категории относятся траты, связанные с организацией заседаний органа управления самой организации: совета директоров или правления.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в налоговом учете – это следующие типы трат:
— на организацию приема (например, деловой завтрак, торжественный ужин и т.п.);
— доставку участников мероприятия на транспорте туда и обратно;
— оплату услуг внештатного переводчика;
— оплату буфетного обслуживания в ходе мероприятия.
С точки зрения законодательства, для идентификации затрат не имеет значения, где именно проводится мероприятие. Согласно разъяснениям Минфина, неважно, является ли партнер организацией или физлицом, действующим или потенциальным клиентом.
Не принимается в расчет, принесло ли событие положительный результат. Например, стороны встретились для подписания контракта, но не смогли согласовать условия. Траты на организацию их переговоров считаются экономически обоснованными, потому что направлены на получение прибыли.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, понятие «представительские расходы организации» не включает траты, связанные с развлечениями, отдыхом, лечебно-профилактическими процедурами.
Перечень, приведенный в ст. 264 НК РФ, является закрытым.
На счет представительских расходов нельзя отнести сувенирную продукцию, которую компания вручает участникам встречи, конференции, форума и т.п. Это рекламные затраты организации.
Нюансы отнесения затрат на представительские расходы
К категории представительских организация вправе отнести следующие типы расходов:
Питание
Это траты, связанные с организацией приема пищи (например, делового обеда), в том числе в ресторане. Они должны быть соразмерны количеству участников встречи и направлены на проведение деловых переговоров. В качестве подтверждения затрат можно использовать фотоотчет, на котором видно число гостей мероприятия и название заведения, или чеком.
Траты на питание должны быть направлены на получение прибыли. По этой причине расходы на прием партнеров, проводящих инспекцию, налоговые органы посчитают необоснованными.
Для налогового учета имеет значение именно цель встречи, подтвержденная документами (развитие сотрудничества), а не положительный результат.
Понятие «оплата представительских расходов» не используется в отношении покупки чая, кофе, сахара для партнеров, которые ожидают встречи. Это элемент отдыха, который проходит вне переговоров и приемов.
Алкоголь включается в состав затрат, если спиртные напитки предлагаются во время переговоров, фуршета, банкета и т.д. Это право возникает у предприятия, если наличие алкоголя отвечает нормам делового оборота.
Транспортировка участников и проживание
Согласно официальной позиции Минфина в расходную часть можно включить только траты, связанные с доставкой участников до места мероприятия и обратно (в пределах одного населенного пункта). В эту категорию не входит стоимость билетов (если приглашенные прибывают из других городов или стран), цена гостиничного номера или посуточной аренды жилья.
Проведение конференций
Расходы, связанные с организацией конференций, форумов, презентаций, мастер-классов и т.п. относятся к представительским, если одновременно соблюдаются два условия. Первое – событие направлено на получение дохода. Второе – затраты производятся по направлениям, обозначенным в ст. 264 НК РФ.
Например, производственная компания организует конференцию с инвесторами, на которой знакомит их с новыми видами товара, предназначенными для выпуска на рынок. Руководство предприятия приглашает представителей дочерних компаний на мастер-класс, чтобы совместно выработать новые подходы к организации продаж в регионах.
Какими документами подтверждаются представительские расходы
Представительские расходы в бухгалтерском учете обязательно подтверждаются документально. Необходимо удостоверить, что проводилось конкретное мероприятие. Для этой цели может использоваться следующее:
- приказ гендиректора организации о проведении мероприятия;
- его программа (составляется в свободной форме, содержит расписание переговоров и других активностей);
- смета расходов (например, таблица с перечнем товаров, услуг и их цен);
- отчет о представительских расходах и т.д.
Какой именно документацией подтверждаются затраты на представительские расходы – определяется локальными актами организации. В учетной политике фирмы содержатся требования к оформлению документов.
Например, при составлении отчета о представительских расходах надо указать следующее:
- дата и место мероприятия;
- цели представительских расходов;
- результаты, полученные по итогам мероприятия (например, реквизиты заключенного с контрагентом договора);
- список работников фирмы, участвующих в мероприятии;
- список иных приглашенных лиц;
- сумма и вид затрат.
Информация о суммах и направлениях затрат берется из первичных документов. Это могут быть чеки, квитанции, договоры с контрагентами и прочее.
Бухгалтерский учет представительских расходов
Как организован бухгалтерский учет представительских расходов? Они относятся к расходам по обычным видам деятельности предприятия. Если мероприятие организовано с целью привлечения новых клиентов и увеличения продаж, то затраты относятся к коммерческим и отражаются по дебету счета 44. В прочих случаях они учитываются как управленческие и относятся на дебет счета 26.
Бухгалтеру нужно использовать следующие проводки для представительских расходов:
| Суть операции | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Расходы произведены | 44 (26) | 60 (76) |
| НДС с осуществленных затрат | 19 | 60 (76) |
| НДС принят к вычету | 62 | 19 |
Фактическая оплата товаров или услуг, необходимых для представительских целей, отражается по кредиту 51 счета. В дебете используется 60 или 76 счет. Если оплату производит подотчетное лицо, то вместо 51 используется 71 счет, если контрагентам выдаются наличные деньги – 50-й.
Согласно п. 16 и п. 18 ПБУ 10/99 затраты признаются в дату утверждения отчета о представительских расходах или авансового отчета. Второй вариант актуален, если расходы были понесены через подотчетное лицо.
Представительские расходы в налоговом учете
Сумма понесенных затрат не учитывается в целях расчета налога на прибыль полностью. Установлена норма представительских расходов. Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ они могут быть включены по итогам отчетного или налогового периода в расходную часть в объеме, не превышающем 4% от затрат на оплату труда, произведенных компанией за тот же период. Последние исчисляются по правилам, установленным в ст. 255 НК РФ.
Согласно п. 7 ст. 274 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль доходная и расходная часть считается нарастающим итогом с начала года. Следовательно, может возникнуть ситуация, что в одном периоде (например, в первом квартале), компания не сможет учесть все представительские расходы и заявить к вычету весь НДС по ним, но получит право сделать это позднее (например, по итогам полугодия).
Представительские расходы некоммерческих организаций, заложенные в смете и связанные с проведением целевых мероприятий, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.
Представительские расходы не включаются в состав расходной части компаниями и ИП, которые работают на льготных режимах налогообложения: ЕСХН и УСН «Доходы».
FAQ
- Какие расходы нельзя включать в представительские?
К категории представительских не относятся расходы на отдых, развлечения, профилактику и лечение заболеваний. Из этого понятия исключаются траты, не направленные на получение прибыли (например, фирма назвала словом «конференция» новогодний корпоратив).
Спорные категории – организация фото- и видеосъемки мероприятий, украшение зала, приобретение посуды для банкета и т.д. Налоговики возражают против их включения в расходную часть, но компания может отстоять свою правоту в суде.
- Можно ли учесть на расходы покупку цветов в представительских целях
Да, если приобретение букетов связано с представительскими мероприятиями. Например, цветы вручаются гостям после деловой встречи. Это должно быть прописано в программе мероприятия, а стоимость букетов – включена в смету.
- Можно ли учесть представительские расходы в налоговом учете?
Да, но только в пределах норм, которые установлены в НК РФ. Максимум – 4% от величины затрат организации на оплату труда за аналогичный период. Это правило не распространяется на компании, работающие на ЕСХН и на УСН «Доходы минус расходы». Они не учитывают данный тип затрат при расчете налога.