Штраф по ст. 123 НК РФ: когда налоговый агент по НДФЛ отвечает и как снизить санкции
Смотреть Содержание
Неперечисление или неудержание НДФЛ может стоить налоговому агенту штрафа. Но при наличии уважительных причин штраф можно уменьшить или вовсе отменить. Когда возникает ответственность агента по НДФЛ и как смягчить наказание — в этом материале.
Кто такой налоговый агент
Налоговый агент — это лицо, которое по закону обязано удерживать и перечислять налог за получателя дохода. В контексте НДФЛ — это компании и ИП, выплачивающие доход физлицам:
- работодатели, выплачивающие зарплату;
- заказчики, выплачивающие вознаграждение по договорам ГПХ;
- арендаторы жилья у физлиц для своих сотрудников;
- нотариусы и адвокаты;
- обособленные подразделения или постоянные представительства иностранных компаний в России.
Именно агент несет ответственность перед налоговой. Работник не отвечает за то, что компания не удержала налог из его зарплаты или не перечислила удержанный налог в бюджет.
Как платить налоги и взносы по договорам ГПХ >>>
Обязанности налогового агента по НДФЛ
Налоговый агент должен строго соблюдать порядок удержания и перечисления НДФЛ, а именно:
✅ Правильно рассчитать, удержать налог в момент выплаты дохода и в установленные п. 6 ст. 226 НК РФ сроки перечислить в бюджет.
✅ Сообщить в налоговую, если удержать НДФЛ невозможно (например, доход выплачен в натуральной форме) — не позднее 25 февраля следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).
✅ Вести учет всех начисленных доходов и удержанных налогов — по каждому налогоплательщику отдельно (п. 3 ст. 24 НК РФ).
✅ Хранить все документы по исчислению, удержанию и перечислению налогов минимум пять лет (п. 5 ст. 24 НК РФ).
✅ Подавать расчеты по форме 6-НДФЛ в налоговую (п. 2 ст. 230 НК РФ).
| Обязанность | Срок исполнения | Законодательство |
|---|---|---|
| Рассчитать и удержать НДФЛ при выплате дохода | В день выплаты дохода | п. 4 ст. 226 НК РФ |
| Перечислить удержанный НДФЛ в бюджет |
Если налог удержан с 1 по 22 число месяца — не позднее 28 числа; если удержан с 23 числа до конца месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца; с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня текущего года |
п. 6 ст. 226 НК РФ |
| Сообщить о невозможности удержания налога | До 25 февраля следующего года | п. 5 ст. 226 НК РФ |
| Вести учет доходов и удержанного НДФЛ | Постоянно | п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Хранить документы, подтверждающие начисление, удержание и перечисление налога | Пять лет | п. 5 ст. 24 НК РФ |
| Сдавать расчет 6-НДФЛ | Ежеквартально — не позднее 25 числа следующего за отчетным периодом месяца, годовой отчет — не позднее 25 февраля следующего года | п. 2 ст. 230 НК РФ |
Причины для штрафа по ст. 123 НК РФ
Основная ответственность налогового агента за неудержание или неперечисление НДФЛ предусмотрена ст. 123 НК РФ — штраф 20 % от суммы налога, которую нужно было удержать и (или) заплатить. Налогового агента привлекут к ответственности, установленную НК РФ, если он:
👉 не удержал налог, хотя был обязан это сделать (например, выплатил доход человеку полностью без удержания НДФЛ);
👉 или удержал, но не перечислил в бюджет (или перечислил не полностью);
👉 или перечислил позже установленного срока.
Бухгалтер ООО «Титан» удержал из зарплаты водителя Романова НДФЛ в размере 10 000 рублей, но перечислил его с опозданием. ФНС может выписать штраф 2 000 руб. (20%). Кроме того, за все дни просрочки на сумму неуплаченного НДФЛ начисляются пени (ст. 75 НК РФ).
Если налоговый агент не удержал налог у физлица, и этот факт выявлен при налоговой проверке, то согласно п. 10 ст. 226 НК РФ такие суммы налога подлежат доначислению самому налоговому агенту, а не физлицу.
В каких случаях налогового агента не оштрафуют по ст. 123 НК РФ
Прежде чем наказывать налогового агента за неуплату НДФЛ, проверяющие должны установить, имел ли он реальную возможность удержать налог. Как отмечалось выше, если работнику выплачивался доход исключительно в натуральной форме и удержать НДФЛ было невозможно, штраф не применяется. Однако о невозможности удержания налога нужно своевременно уведомить налоговую службу.
В ст. 123 НК РФ есть условия, когда налоговый агент освобождается от штрафов, даже если НДФЛ уплачен с опозданием. Для этого должны выполняться три условия одновременно:
- Расчет по форме 6-НДФЛ подан в налоговую в установленный срок.
- Расчет заполнен правильно: без пропусков и неточностей, которые могли привести к занижению суммы налога, подлежащего уплате.
- Агент успел перечислить НДФЛ и пени до того, как ФНС выявила нарушение или назначила выездную проверку по данному налогу.
Если хотя бы одно из условий не выполнено, освобождения от ответственности ждать не стоит.
Могут ли оштрафовать по ст. 123 НК РФ, если на ЕНС положительное сальдо
С 2023 года все основные налоги, включая НДФЛ, уплачиваются на единый налоговый счет (ЕНС). Организация или ИП перечисляют деньги на этот счет, а налоговая сама распределяет их в счет конкретных налоговых обязательств. Теперь задолженность или переплата отражается по налогоплательщику в целом, а не по каждому налогу отдельно.
Поэтому, если налоговый агент заранее пополнит ЕНС (до удержания НДФЛ из дохода физлица) и на момент срока уплаты на счете будет положительное сальдо — не меньше суммы налога, то штраф по ст. 123 НК РФ не грозит. Ведь формально налоговая обязанность по НДФЛ уже исполнена, если необходимая сумма, отраженная в расчете 6-НДФЛ, уже поступила на счет.
Такой позиции придерживается ФНС в своем письме от 29.09.2014 № БС-4-11/19716@. Суть такова: если налог перечислен заранее (пусть и до выплаты дохода) и поступил в бюджет, состава правонарушения по ст. 123 НК РФ нет. Следовательно, штраф применять нельзя.
Как налоговому агенту снизить штраф по ст. 123 НК РФ
Часто ошибки происходят не специально: по невнимательности или из-за обстоятельств, которые невозможно было предугадать. Поэтому меры наказания должны быть справедливыми и соответствовать тяжести правонарушения.
При начислении штрафа налоговая или суд, если дошло до судебного разбирательства, должны учитывать обстоятельства, по которым налоговый агент не смог перечислить НДФЛ вовремя.
Если вина отсутствует (ст. 111 НК РФ) — штраф не применяется. К таким случаям относятся:
- Стихийное бедствие, сбой в банковской системе, авария, военные действия и другие чрезвычайные обстоятельства.
- Болезнь физлица (например, предпринимателя или бухгалтера компании), препятствующая своевременной уплате налога. Обязательно документальное подтверждение.
- Наличие других смягчающих обстоятельств, подтвержденных документами и признанных судом или ФНС.
Если вина есть, но есть смягчающие обстоятельства (ст. 112 НК РФ) — штраф можно уменьшить. Например:
- серьезные личные или семейные трудности;
- давление, угроза, материальная или служебная зависимость;
- сложное финансовое положение физлица или организации;
- любые другие причины, признанные судом или ФНС уважительными — например, нарушение допущено впервые или недоимка была добровольно погашена.
Перечень смягчающих обстоятельств является открытым, поэтому инспекция или суд могут принимать во внимание любые индивидуальные причины, уменьшающие степень вины налогового агента.
Согласно ст. 114 НК РФ, если есть хотя бы одно смягчающее обстоятельство, штраф должен быть снижен минимум в два раза.
Таким образом, если налоговый агент документально подтвердит наличие уважительных причин (например, новый бухгалтер допустил техническую ошибку и заплатил меньше), то налоговая или суд должны учесть эти обстоятельства и могут снизить сумму штрафа наполовину или боле.
Как составить ходатайство о снижении штрафа
Если у налогового агента есть уважительные причины, смягчающие ответственность, он вправе обратиться в инспекцию или суд с ходатайством о снижении либо отмене штрафа. К ходатайству обязательно прикладываются подтверждающие документы.
Ходатайство составляется в свободной форме, но должно содержать все необходимые реквизиты и четкие пояснения. В начале указывают, куда направляется ходатайство — название и адрес инспекции. Затем пишут данные заявителя: наименование организации или ИП, ИНН, адрес, телефон. Ниже указывают название документа.
«Ходатайство о снижении штрафа по акту от 13.10.2025 № 23-09/651».
Далее кратко описывают, за что налоговая хочет привлечь к ответственности — по какому акту, за какое нарушение и на какую сумму. После этого объясняют, почему нарушение произошло. Нужно описать обстоятельства, которые подтверждают, что вина была неумышленной или нарушение вызвано уважительной причиной.
«Несвоевременное перечисление НДФЛ допущено в связи с временной нетрудоспособностью бухгалтера».
Затем формулируют саму просьбу — снизить или отменить штраф, обязательно с указанием правового основания.
«На основании пункта 3 статьи 114 Налогового кодекса РФ прошу снизить размер штрафа в два раза — до 1 000 рублей».
В конце приводят список прилагаемых документов, подтверждающих доводы. Это могут быть: больничный лист, письмо из банка о техническом сбое, акт системного администратора, копия платежного поручения и т. п.
В конце указывают должность, ФИО и подпись заявителя, а также дату составления.
Ходатайство можно подать лично, через доверенное лицо или отправить по почте. При личной подаче документа в налоговую надо оформить два экземпляра — на одном инспектор ставит отметку о получении, и он остается у заявителя как подтверждение подачи.