Проезд сотрудников за счет работодателя: налоги, учет
Смотреть Содержание
- Обязательна ли компенсация проезда работника
- Как отразить правила компенсации проезда в кадровых документах
- Документальное оформление проезда сотрудников
- Отражение расходов на проезд в бухгалтерском учете
- Компенсация расходов на проезд персонала и налогообложение
- Риски для работодателя в связи с компенсацией проезда
Организация обязана оплачивать проезд сотрудников в том случае, если это предусмотрено отраслевым соглашением или иными нормативными актами. В других ситуациях работодатель компенсирует работникам затраты на добровольной основе.
Правила этой процедуры определяются внутренними документами компании и трудовым договором наемных специалистов.
Обязательна ли компенсация проезда работника
Компенсация проезда сотрудников обязательна в том случае, если это предусматривается соглашением, которое действует в организации. В данном нормативном акте могут устанавливаться правила осуществления выплат, в том числе категории сотрудников, которым те полагаются, порядок расчета величины компенсации (ч. 2 ст. 22, ст. 45, ч. 2 ст. 46 ТК РФ). В других ситуациях у нанимателя отсутствует обязанность компенсировать сотруднику затраты на дорогу.
Однако компания вправе производить выплаты по своей инициативе. В этом случае рекомендуется закрепить порядок перечислений в локальном нормативном акте (сокращенно – ЛНА) и в трудовом договоре работника. При этом необходимо руководствоваться положениями ст. 8, 22 и 57 ТК РФ.
Как отразить правила компенсации проезда в кадровых документах
Законодательно не определено, как отражается возмещение проезда сотрудникам в ЛНА организации. Фирма может действовать 2 способами:
- Составить отдельный ЛНА, посвященный данному вопросу, в произвольной форме.
- Закрепить алгоритм компенсации в уже существующем ЛНА, например, в правилах внутреннего трудового распорядка.
В обоих случаях в ЛНА должны присутствовать ответы на следующие вопросы:
| Вопрос | Разъяснения |
|---|---|
| Кто вправе получать компенсационные выплаты | Например, все сотрудники, которые добираются к месту работы на общественном транспорте, или те, кто занимает определенные должности |
| Как определяется размер компенсации за проезд сотрудника к месту работы | Это может быть фиксированная сумма или указание, что величина определяется по фактически произведенным затратам, подтвержденным документально |
| В каком порядке оформляется компенсация | Например, для ее получения работнику надо предоставить заявление и документы, подтверждающие совершенные расходы (чеки, билеты и т.п.), после их получения работодатель издает приказ о выплате |
| Какой срок выплаты | Определяется нанимателем по своему усмотрению: раз в месяц, раз в неделю и т.п. Например, работодатель может перечислять деньги одновременно со второй частью месячной зарплаты |
С ЛНА необходимо ознакомить под роспись всех работников, которых тот касается. Новых сотрудников надо знакомить с документом до подписания трудового договора (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Если компенсация устанавливается после трудоустройства гражданина, то к трудовому договору заключается дополнительное соглашение.
Документальное оформление проезда сотрудников
Факт расходов организации на доставку персонала до работы и обратно должен быть подтвержден (ст. 252 НК РФ). Для этого подойдет следующая документация:
- ЛНА компании и / или трудовой договор с сотрудником, где зафиксирована обязанность фирмы компенсировать проезд;
- приказ гендиректора о доставке сотрудников до работы и обратно;
- график работы доставляемых работников;
- документальные подтверждения режима работы общественного транспорта;
- документация, подтверждающая сам факт доставки (например, договор с перевозчиком);
- прочее.
Отражение расходов на проезд в бухгалтерском учете
Для отражения компенсации проезда используются следующие бухгалтерские проводки:
- Д 20 (или 26, или 44) - К 73 – начисление;
- Д 73 - К 51 – выплата на карту (счет) сотрудника;
- Д 73 - К 50 – выдача наличных из кассы.
Если организация приобретает для персонала проездные, то их покупка отражается проводкой Д 50 – К 71 (или 60, или 76). Выдача проездного работнику отражается записью Д 73 – К 50. Для списания стоимости проездного применяется проводка Д 20 (или 26, или 44) – К 73.
С точки зрения НК РФ (п. 1 ст. 210), в большинстве случаев компенсация проезда рассматривается как доход работника в натуральной форме. Это понятие включает оплату компанией услуг в интересах работника. Данный тип поступлений облагается НДФЛ (кроме описанного ниже исключения).
Компенсация расходов на проезд персонала и налогообложение
Расходы, которые влечет доставка до работы и обратно, если по месту нахождения нанимателя не ходит общественный транспорт, принимаются в учет при расчете налога на прибыль. Например, такая ситуация возникает, если:
- расписание общественного транспорта не стыкуется с графиком работы фирмы;
- место работы удалено от жилых районов и остановок общественного транспорта;
- предприятие работает в круглосуточном режиме;
- пропускная способность общественного транспорта недостаточна и т.д.
Перечисляемые персоналу суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Согласно разъяснениям Минфина, не имеет значения, использует ли организация собственные транспортные средства или нанимает стороннего перевозчика.
Расходы на проезд сотрудников общественным транспортом уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль при том условии, что положение об их возмещении персоналу содержится в ЛНА. При этом фирма вправе установить любой порядок компенсации: перечисление фиксированной суммы или возмещение документально подтвержденных затрат (ст. 270 НК РФ).
Ситуация другая, если общественный транспорт ходит к месту работы. В этом случае компенсационные выплаты, закрепленные ЛНА, для учета в составе расходов по налогу на прибыль должны являться элементом системы оплаты труда. Это значит, что компания обязана вести их персонифицированный учет. Если это требование не соблюдается, право на уменьшение налоговой базы придется отстаивать в судебном порядке.
Компенсация проезда, стоимость проездных или доставки сотрудника к месту работы облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Если расходы компании признаются в целях налогообложения прибыли, то НДС со стоимости доставки персонала можно заявлять к вычету по общеустановленной процедуре.
Если наниматель компенсирует проезд сотрудников районов Крайнего Севера в отпуск, то данные расходы учитываются при расчете налога на прибыль только при условии, что гражданин проводит отпуск в РФ. Если он направляется за рубеж, то налогооблагаемую базу уменьшают только затраты, возникшие до момента пересечения им государственной границы РФ.
Риски для работодателя в связи с компенсацией проезда
Если оплата проезда сотруднику предусмотрена ЛНА и гражданин предоставил всю необходимую для этого документацию, а выплата не была произведена, компании грозит административная ответственность согласно ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ. Это штраф, размер которого составляет:
- для должностных лиц – до 20 000 руб.;
- для ИП – до 5 000 руб.;
- для компаний – до 50 000 руб.
Те же деяния, совершенные повторно, влекут увеличение штрафов. Например, денежная санкция для юридического лица составит до 100 000 руб.
Если организация не совершает компенсационные выплаты, предусмотренные отраслевым соглашением, для нее возникает административная ответственность по ч. 1 ст. 5.31 КоАП РФ. Это административный штраф в сумме 3 000 - 5 000 руб.