Перерасчет НДФЛ при изменении статуса налогового резидента
Смотреть Содержание
Смена места пребывания гражданина влечет изменение его налогового статуса. Если на момент приема в организацию человек является резидентом, то к концу года может стать нерезидентом из-за постоянных поездок за границу.
В этой и обратной ситуации работодатель должен произвести перерасчет НДФЛ по новым ставкам, актуальным для работника. Не сделать этого – значит не выполнить обязанности налогового агента надлежащим образом.
Налоговый статус работника и что от него зависит
Налоговый статус определяется в зависимости от количества дней, которые гражданин провел в Российской Федерации в течение предыдущих 12-ти месяцев подряд. Понятие «налоговый резидент» используется в отношении лица, которое пребывало в РФ не менее 183 дней за период. Если это правило не соблюдается, специалист считается нерезидентом.
На протяжении года налоговый статус сотрудника может меняться. Например, это происходит, если тот:
- работает удаленно и не привязан к месту нахождения офиса;
- часто ездит в командировки за рубеж;
- является иностранцем.
От налогового статуса наемного специалиста зависит ставка по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ), перечень доходов, с которых уплачивается НДФЛ, право на вычеты. Если он меняется, может скорректироваться и сумма НДФЛ к уплате.
Перерасчет НДФЛ нерезидент-резидент – обязанность работодателя
Если нерезидент стал резидентом, то компании надо применять к доходам наемного специалиста ставку не 30%, а 13-22%. При этом гражданин получает право использовать налоговые вычеты. В результате образуется переплата, которую нужно учитывать в счет будущих фискальных обязательств гражданина в текущем году.
Если гражданин в течение года утрачивает российское резидентство, то в отдельных случаях НДФЛ пересчитывается по ставке 30%. Может возникнуть ситуация, что налог был удержан неполностью. Сумму недоплаты компании надо удержать из последующих выплат гражданину.
Правила пересчета НДФЛ при смене налогового статуса гражданина
Компании нужно исчислить налоговые обязательства физлица по ставке, предусмотренной в п. 1 ст. 224 НК РФ. Обязанность корректно и своевременно рассчитывать, удерживать и перечислять в бюджет РФ НДФЛ устанавливается в п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 226 НК РФ.
Окончательный налоговый статус гражданина, от которого зависит ставка по НДФЛ, устанавливается по итогам года (п. 2 ст. 207 НК РФ).
Согласно ему, налоговый агент организует налогообложение большинства выплат физлицу нарастающим итогом (п. 3 ст. 226 НК РФ). Если налоговый агент неверно определит статус резидентства физлица, то НДФЛ будет рассчитан неправильно, а агентские обязанности исполнены некорректно.
Перерасчет НДФЛ производится в том месяце, когда число дней пребывания гражданина в России с начала года превысило 183. Образуется переплата, которую нужно зачитывать в счет налогов с доходов, которые сотрудник получит далее, до конца года. Если по состоянию на 31 декабря останутся незачтенные суммы, то такой излишне перечисленный НДФЛ подлежит возврату. Последний осуществляется ИФНС в порядке, который определен п. 1.1 ст. 231 НК РФ, разъяснениями Минфина РФ и ФНС РФ.
В отчетную форму 6-НДФЛ для сотрудника, который был нерезидентом, а сделался резидентом, включаются сведения о налоге, рассчитанном по ставке из п. 3 или п. 3.1 ст. 224 НК РФ (до изменения статуса) и ставке из п. 1 ст. 224 НК РФ (после изменения).
Пересчет НДФЛ, если работник стал резидентом: алгоритм
Если произошло изменение статуса налогового резидента у работника, который ранее был нерезидентом, работодателю надо действовать следующим образом:
- Рассчитать налоговые базы согласно п. 2.1 ст. 210 НК РФ. Учитываются доходы в цифровой валюте, поступления от участия в товариществе и контролируемых иностранных организациях, прочие доходы. Каждая база считается отдельно.
- Уменьшить размер соответствующей базы на сумму вычета, причитающегося сотруднику.
- Определить сумму налоговых баз за период с начала года.
- Определить НДФЛ по ставке 13-22%. Используемая ставка зависит от суммы дохода, полученного гражданином.
- Вычесть полученный НДФЛ из суммы налога, который был фактически уплачен в бюджет. Тем самым будет определен размер переплаты. Она формирует положительное сальдо на едином налоговом счете (ЕНС).
Переплата отражается в Приложении 7 расчета 6-НДФЛ. Работодателю нужно сообщить сотруднику о том, что у него возникла переплата. Законодательство не устанавливает формат и сроки такого уведомления.
ЕНС и ЕНП: важные нюансы по уплате налогов, сборов и взносов >>>
Эксперты рекомендуют составить его в письменном виде, довести информацию до гражданина сразу же после окончания года.
Вместе с уведомлением нужно предоставить работнику справку 2-НДФЛ. Она потребуется гражданину для заполнения декларации.
Далее работник обращается в ИФНС для оформления возврата.
Пересчет НДФЛ, если работник стал нерезидентом: алгоритм
Если на дату получения дохода сотрудник утратил резидентство РФ, то работодателю надо пересчитать сумму налога. Если остается вероятность, что до окончания года гражданин снова станет резидентом, то корректировать ранее проведенные расчеты не нужно.
Например, резидентство было утрачено в апреле, но летом ожидается возвращение работника в Россию. Пересчет делается в момент, когда очевидно, что статус лица уже не поменяется, например, сотрудник пребывал за рубежом более 183 дней с начала года. Это следует из Письма Минфина России от 03.10.2013 N 03-04-05/41061.
Если гражданин сделался нерезидентом, работодателю нужно действовать следующим образом:
- Рассчитать НДФЛ по ставке 30% для тех доходов, для которых она применяется. Доходы не уменьшаются на вычеты, потому что последние нерезидентам не положены.
- Вычесть из полученного в новом расчете налога НДФЛ, фактически уплаченный за работника. Таким образом будет определена сумма недоплаты (если таковая возникла).
Налог по ставке 30% для нерезидентов рассчитывается не нарастающим итогом с начала года, а отдельно с каждого дохода.
Пересчитывая налог по ставке 30%, нужно помнить об исключениях. Например, более низкая ставка устанавливается для высококвалифицированных иностранных специалистов. Она может предусматриваться международными договорами.
Неудержанный налог работодателю нужно удерживать из предстоящих выплат сотруднику, начиная с ближайшей (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если компании не удалось полностью удержать недоплату из доходов работника до 31-го января года, идущего за налоговым периодом, то бухгалтеру нужно в срок до 25-го февраля уведомить об этом самого гражданина и налоговый орган (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Если этого не сделать, налоговому агенту грозит штраф – 200 рублей за каждое ненаправленное сообщение (п. 1 ст. 126 НК РФ). Генерального директора юрлица дополнительно могут оштрафовать на 300-500 рублей (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).