Работодатель не смог удержать НДФЛ у сотрудника: что делать бухгалтеру
Смотреть Содержание
При расчете НДФЛ учитываются все доходы человека — и те, что он получает деньгами, и те, что получает вещами, подарками или в виде материальной выгоды. Если выплата деньгами, тут все понятно —- удержали и перечислили. А как удержать налог с натурального дохода? И как быть, если это сделать в принципе невозможно?
В этой статье — что делать с неудержанным НДФЛ и как отразить все это в отчетности.
Удержание НДФЛ с доходов сотрудника: общие правила
Правила, по которым работодатели и другие налоговые агенты удерживают и перечисляют НДФЛ с выплаченных физическим лицам доходов, установлены статьей 226 НК РФ. По закону налог удерживается непосредственно при выплате дохода. То есть, работодатель удерживает НДФЛ в момент фактической выплаты зарплаты. Компания или ИП обязаны сделать это самостоятельно и перечислить налог в бюджет. Перекладывать эту обязанность на работника нельзя.
Налог удерживается практически со всех выплат, которые человек получает от налогового агента: зарплата, премии, отпускные, больничные, выплаты по гражданско-правовым договорам. К ним относятся и натуральные доходы, если сотруднику, скажем, сделали подарок или оплатили его услуги (учеба, аренда, коммуналка и пр.).
Если доход в натуральной форме или это материальная выгода, налог удерживается из ближайших денежных выплат. При этом удержать можно не более 50% от суммы выплачиваемых денег.
Если налоговый агент не удержал НДФЛ при выплате дохода (в том числе натурального), хотя у него была такая возможность — ФНС считает это нарушением. За это предусмотрены штрафы и пени. Согласно ст. 123 НК РФ штраф составляет 20% от суммы налога, который агент должен был удержать, но этого не сделал.
Когда возникает неудержанный НДФЛ
Иногда бухгалтер действительно сталкивается с ситуацией, когда удержать НДФЛ невозможно. Причины могут быть разными. Например:
- Компания выдала сотруднику доход в натуральной форме — вручила подарок на юбилей, выдала товар своего производства или оплатила учебу. Такой доход облагается налогом, но удержать его в момент выплаты невозможно.
- Ошибка в расчетах, из-за которой бухгалтер удержал меньшую сумму НДФЛ. Если сотрудник уже уволился и денежных выплат больше не будет, добрать налог также невозможно.
Получается, что формально обязанность налогового агента удержать НДФЛ сохраняется, но фактически выполнить ее нельзя. Тогда у работодателя образуется неудержанный НДФЛ.
Это не считается нарушением, но требует грамотных действий.
Что делать работодателю, если удержать НДФЛ не получилось
Ситуация поправима, если человек продолжает трудиться и получать зарплату деньгами. В этом случае недостающую сумму НДФЛ удерживают из любой ближайшей выплаты — зарплаты, премии или другого денежного дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ) и перечисляют в составе ЕНП.
Работника стоит заранее уведомить, что при следующей выплате он получит меньшую сумму, так как бухгалтерия удержит налог, который не удалось удержать ранее.
Предприятие «Альфа» 18 августа 2025 решило премировать своего передовика путевкой в дом отдыха. Саму путевку вручили 20 августа. Так как стоимость путевки считается доходом сотрудника, с этой суммы нужно удержать НДФЛ. Поскольку зарплата за июль уже выплачена 10 августа, бухгалтер удержит налог из следующей денежной выплаты — из зарплаты за август.
Помним, что удерживаемая у сотрудника сумма НДФЛ не должна превышать половину от суммы денежной выплаты.
Если же возникает ситуация, что доход получен не деньгами, а налог удержать так и не удалось — например, сотрудник уволился или больше не получал денежных выплат — нужно действовать следующим образом. Не позднее 25 февраля года, следующего за отчетным, письменно известить и налоговую, и самого сотрудника о том, что налог удержать нет возможности. В документе фиксируется сумма дохода, с которого не удержали налог и размер неудержанного НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).
С 2025 года изменилось правило по отражению неудержанного НДФЛ в отчетности. Теперь сообщать нужно, если удержать налог не вышло до 31 января следующего года, а не до конца налогового периода, как было ранее (до 31 декабря включительно). То есть в справку включается налог, который должны были удержать и не удержали с 1 января отчетного года по 31 января следующего за отчетным. Например, за 2025 год — это период с 01.01.2025 по 31.01.2026.
Само сообщение оформляется в виде справки о доходах и суммах налога, которая содержится в годовом расчете 6-НДФЛ. Неудержанная сумма НДФЛ отражается:
- в разделе 2 по строке 170. Не забудьте учесть эту сумму при заполнении строк 120 и 140;
- в разделе 4 справки о доходах.
Пример
ООО “Гамма” выплатила зарплату менеджеру Семенову, но бухгалтер случайно удержал НДФЛ на 1 200 рублей меньше. Вскоре сотрудник уволился, финальный расчет уже произведен. Денежных выплат больше не будет, поэтому исправить удержанием невозможно. Тогда бухгалтер:
- отражает сумму неудержанного налога в 6-НДФЛ по строке 170;
- в разделе 4 справки о доходах;
- сообщает ФНС и работнику до 25 февраля.
Компании должны отправлять такую отчетность в ИФНС по месту своего нахождения. Если сотрудник работает в обособленном подразделении — в ИФНС по месту нахождения этого подразделения. ИП — по месту своего учета. ИП с сотрудниками на патенте отчитывается по НДФЛ в налоговую по месту работы по патенту.
- Если работодатель доудержал налог до 31 января следующего за отчетным года, то он никому ничего сообщать не должен.
- Если удержать налог не удалось, крайний срок для уведомления ФНС и физлица-получателя дохода — 25 февраля.
Уплата неудержанного НДФЛ
Если налоговый агент не смог удержать НДФЛ и сообщил об этом в налоговую — человек платит сам. На основании представленных сведений от налогового агента ФНС формирует налоговое уведомление и направляет его физлицу. Налог уплачивается не позднее 1 декабря следующего года (п. 6 ст. 228 НК РФ).
При этом никаких дополнительных отчетов сдавать не нужно — достаточно вовремя оплатить сумму, указанную в уведомении.
Удержание НДФЛ: вместо заключения
| Ситуация | Требование по НК РФ | Норма закона |
|---|---|---|
| Выплата денежного дохода (зарплата, премии, отпускные и пр.) | Удерживать НДФЛ при фактической выплате | п. 4 ст. 226 НК РФ |
| Натуральный доход (товар, подарок, путевка и пр.) | Удерживать налог из ближайшей денежной выплаты, не более половины от суммы выплаты | п. 4 ст. 226 НК РФ |
| Невозможно удержать налог | Сообщить налоговикам и работнику не позднее 25 февраля следующего за отчетным года (справка о доходах в составе годового расчета 6-НДФЛ) | п. 5 ст. 226 НК РФ |