Как учесть и оплатить медосмотр сотрудников и кандидатов

Смотреть Содержание

• Кто должен проходить медосмотр обязательно
• Оплата медосмотра по договору с медучреждением
• Налоговый учет расходов на медицинские осмотры
• Бухучет оплаты на медосмотр в адрес клиники
• Компенсация расходов на медосмотр работнику (или кандидату)
• Налоговый учет компенсации работнику услуг медосмотра
• Штрафы, если не провести медосмотр сотрудникам

Разбираемся, кто проходит медосмотр и как его учитывать в налоговом и бухгалтерском учете.

Кто должен проходить медосмотр обязательно

Медицинский осмотр - это комплекс медицинских вмешательств, направленных на выявление патологических состояний, заболеваний и факторов риска их развития.

Прежде чем говорить об учете, убедитесь, что вы направляете на осмотр тех, кому это положено по закону (ст. 214 ТК РФ). Обязательные предварительные (при приеме на работу) и периодические медосмотры проходят сотрудники (ст. 220 ТК РФ):

• «Вредники» и те, кто связан с опасными условиями выполнения труда.
• Водители.
• Работники общепита, пищевой промышленности и пр.
• Сотрудники лечебно-профилактических и детских учреждений.

Работодатель обязан оплатить осмотр и выдать направление (ч. 9 ст. 220 ТК).

Оплата медосмотра по договору с медучреждением

Самый безопасный и распространенный способ, который одобряют и Минтруд, и Минфин (например, Письмо Минфина от 25.11.2019 № 03-03-14/91021).

Как оформить:

1. Заключите договор с медицинской организацией, имеющей лицензию.
2. Составьте список сотрудников (или соискателей), подлежащих осмотру.
3. Выдайте сотруднику направление по форме, разработанной организацией (п. 8, 9 Приказа Минздрава от 28.01.2021 № 29н).
4. Оплатите выставленный счет. В платежном поручении обязательно укажите: «Оплата за проведение обязательного медосмотра по договору №... от...».

Налоговый учет расходов на медицинские осмотры

Разберемся, как учитывать расходы на медосмотры в налоговом учете.

НДФЛ

По НДФЛ: у работника нет экономической выгоды (полученного дохода), т.к. оплата медицинского осмотра – это обязанность организации, а не личный доход сотрудника (п. 1 ст. 210 НК РФ, ст. 41 НК РФ, письмо Минфина от 23.01.2020 № 03-15-06/3810).

Страховые взносы

По страховым взносам позиция неоднозначная. Разберем ее на основании письма ФНС от 27.01.2020 № БС-4-11/1082@. Учет делится в зависимости от способа оплаты услуг медосмотра:

1. Медицинский осмотр организует и оплачивает организация (договор, направление и оплата на счет больницы). Расходы – обязанность компании, они не признаются выплатой в пользу сотрудника. Объекта обложения страховыми взносами не возникает, т.к. деньги получила клиника, а не работник.
2. Организация компенсирует работнику личные траты. Например, работник сам сходил в платную клинику, заплатил из своего кармана, а потом принес чеки, и компания вернула ему деньги. Позиция ФНС: деньги получил сотрудник, выплата признается выплатой в его пользу. ТК РФ требует, чтобы платил работодатель, но деньги прошли через руки сотрудника. В этом случае ФНС настаивает на начислении страховых взносов с суммы компенсации, т.к. в перечне необлагаемых выплат по ст. 422 НК РФ компенсация медосмотра не поименована.

Налог на прибыль

Стоимость медосмотра можно включить в состав прочих расходов по налогу на прибыль (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).  Подтвердить расходы договором, актом, платежкой и копией лицензии медучреждения (п. 1 ст. 252 НК).

Если обязанность провести осмотр установлена законом, то расходы на него являются экономически обоснованными в момент их осуществления. То, что человек не прошел по конкурсу или отказался, не отменяет того факта, что компания исполнила требование ТК РФ.

УСН «Доходы минус расходы»

Расходы на обязательный медосмотр включаются в состав материальных расходов по пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. На них распространяется правило гл. 25 НК РФ. Также с 2026 года плательщики УСН «Д-Р» вправе ссылаться на пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ и опираться на норму, аналогичную для налога на прибыль.  

Бухучет оплаты на медосмотр в адрес клиники

Расходы относятся к обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Пример проводок:

Компенсация расходов на медосмотр работнику (или кандидату)

Представим, что сотрудник (или соискатель) прошел медосмотр самостоятельно и просит возместить затраты. Вы обязаны это сделать, даже если потом не заключите с ним трудовой договор (ст. 220 ТК РФ, ст. 69 ТК РФ, ст. 266 ТК РФ, ст. 348.3 ТК РФ).

Как оформить компенсацию:

• Получите от работника заявление в свободной форме с просьбой компенсировать расходы.
• Приложите к заявлению подтверждающие документы (договор с клиникой, чеки, акты и пр.).
• Издайте приказ о компенсации трат в произвольной форме.
• Перечислите компенсацию денег за медосмотр.

Налоговый учет компенсации работнику услуг медосмотра

Что с налоговым учетом в этой ситуации:

• НДФЛ – не удерживается, т.к. это не экономическая выгода работника (письмо Минфина от 10.05.2023 № 03-15-07/42587).
• Страховые взносы: мнения расходятся. Минфин – взносы начисляются, т.к. компенсации медосмотра нет в перечне необлагаемых сумм по ст. 422 НК РФ. В Определении Верховного Суда РФ от 13.04.2020 № А76-14135/2019 звучит иной вывод: нужно смотреть на природу компенсации, а не на прямую норму ст. 422 НК РФ. ВС РФ считает, что взносы на компенсации сумм медосмотров начислять не нужно. Эта выплата не является оплатой труда, не зависит от квалификации и не признается экономической выгодой сотрудника, а значит, объект обложения отсутствует.

• Для ОСНО и УСН «Д-Р» сумма компенсации учитывается в расходах, аналогично прямым выплатам в адрес клиники. Главное условие – наличие подтверждающих документов.

Если работник потерял чеки, то деньги возместить можно, а в расходах учесть нельзя. Безопаснее начислить НДФЛ и взносы, т.к. нет документального подтверждения.

Бухгалтерский учет при компенсации сотруднику услуг медосмотра

Формировать проводки по начислению взносов или нет – решение организации.

Штрафы, если не провести медосмотр сотрудникам

Штрафы за непроведение медосмотра работникам установлены в ст. 5.27.1 КоАП РФ.

За первичное нарушение:

• должностные лица – 15-25 тыс. руб.;
• ИП – 15-25 тыс. руб.;
• юрлица – 110-130 тыс. руб.

За повторное нарушение:

• должностные лица – штраф 30–40 тыс. руб., или дисквалификация от 1 до 3 лет;
• ИП – 30–40 тыс. руб., или приостановление деятельности до 90 дн.;
• юрлица – штраф 100–200 тыс. руб, или приостановление деятельности до 90 дн.