Как упростить работу бухгалтера: бухгалтерские программы, электронная отчетность и ЭДО
Смотреть Содержание
- Почему бухгалтеру требуется упростить работу
- Решение №1: автоматизация бухгалтерского учета
- Решение №2. Внедрение электронного документооборота (ЭДО)
- Решение №3. Распознавание первичных документов
- Решение №4. Повышение квалификации и оптимизация процессов
- Решение №5. Передовые технологии: RPA-роботы в бухгалтерии
- Пошаговый план оптимизации и автоматизации для упрощения работы бухгалтера
Бухгалтерская рутина отнимает 80% времени и тормозит бизнес. Первичка теряется, отчетность горит, контрагенты ждут. Единственный способ не сгореть - автоматизация.
Разбираем, как бухгалтерские программы, ЭДО и роботы RPA помогают упростить работу бухгалтера.
Почему бухгалтеру требуется упростить работу
До поиска решения по упрощению работы бухгалтера, определим главные проблемы, которые отнимают у бухгалтера до 80% рабочего времени:
| Что мешает бухгалтеру ускорить и упростить работу | Описание |
|---|---|
| Получение и ввод первичной документации | Трудоемкая и трудозатратная задача. Поставщики присылают бумагу курьером, почтой (трата денег и времени), сотрудники теряют накладные, а контрагенты задерживают отправку. В итоге бухгалтер тратит часы на разноску данных в учетную систему и запрос недостающей документации |
| Выставление счетов | Директор может попросить выставить счет в любое время, вечером или в выходной. Это вынуждает бухгалтера отвлекаться от плановых дел или работать сверхурочно |
| Хранение и поиск документов | Бумажный архив требует места. Найти нужный документ трехлетней давности среди кипы папок с бумагами - настоящий квест, который отнимает от получаса времени |
| Подготовка и сдача отчетности | Следить за изменениями в форматах и сроках сдачи, перепроверять данные, ехать в налоговую - создает колоссальную нагрузку в отчетные периоды |
| Взаимодействие с контрагентами | Сверки, обмен документами, исправление ошибок - требует постоянной коммуникации и затягивается из-за медленной пересылки бумаг |
Решение №1: автоматизация бухгалтерского учета
Автоматизация - это внедрение специализированного программного обеспечения (ПО), которое помогает избавиться от ручного труда, ускорить обработку данных и повысить их точность.
Что автоматизировать в первую очередь:
- Расчет налогов и зарплаты. Программы автоматически считают налоги, взносы, больничные и отпускные, исключая ошибки человеческого фактора. Отлично подойдут программные продукты 1С, например, 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП.
- Формирование проводок. При правильной настройке большинство документов создают проводки автоматически. Для налогового и бухгалтерского учета идеальна 1С:Бухгалтерия.
- Заполнение форм отчетности. Данные из учетной системы переносятся в декларации и расчеты автоматически.
Выбор между «коробочной» версией программы или облачной
Сегодня у компаний есть выбор: купить привычную «коробочную» версию 1С или перейти на облачные сервисы.
Чем удобны облачные сервера:
- доступ из любой точки мира;
- нет необходимости покупать дорогие сервера;
- не нужно нанимать системного администратора;
- обновляются автоматически под изменения законодательства;
- низкий ценовой порог входа.
Отлично подойдут для малого бизнеса, стартапов, микропредприятий.
Примеры облачных сервисов: Контур Экстерн, СБИС, Мое дело, 1С:Фреш. Плюсы.
Чем удобны локальные программы на базе 1С:
- гибкость настройки под специфику бизнеса;
- высокая производительность;
- возможность доработки форм.
Подойдет крупному и среднему бизнесу со сложными учетными процессами. Минусы – требует постоянной поддержки, обновления, может потребоваться покупка дополнительных дорогих модулей.
Примеры локальных программ на базе 1С:Предприятие: 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, 1С:УНФ и прочие локальные отраслевые решения.
Как сервисы могут упростить работу
Облачные сервисы хороши тем, что директор может самостоятельно выставить счет клиенту из любого места, не дожидаясь бухгалтера, и видеть актуальную информацию по долгам и прибыли. Это снимает нагрузку с бухгалтера в режиме «24/7». Решение поможет, если у директора есть желание самостоятельно анализировать и разбираться в системе. Также функционал выставления счетов можно переадресовать на менеджеров по продажам.
В 1С:Бухгалтерия есть удобная функция отправки ссылки на счет. То есть не нужно его печатать, подписывать и направлять на почту клиенту. Можно сбросить ссылку на документ или отправить его напрямую по ЭДО из 1С.
Ссылкой на счет заведует специальный сервис 1С: Share. Программа сформирует ссылку для скачивания. Также можно отправить ее через популярные мессенджеры.
По ссылке открывается реальный счет. Заранее настройте проставление подписей и печатей в документе.
Это лишь один из множества примеров, как можно снять с бухгалтера дополнительную нагрузку и упростить работу.
Решение №2. Внедрение электронного документооборота (ЭДО)
ЭДО – это обмен юридически значимыми документами (счетами-фактурами, УПД, договорами, актами сверки) в электронном виде, подписанными электронной подписью.
Рассмотрим, как ЭДО может упростить работу бухгалтеру:
| Что дает ЭДО | Разъяснение |
|---|---|
| Мгновенное получение первички | Документ от контрагента приходит в систему ЭДО за секунды. Он не теряется, не мнется и не забывается водителем на погрузке |
| Юридическая значимость | Электронные документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же силу, как и бумажные с собственноручной подписью и печатью. Их принимают налоговая, суды и банки |
| Автоматический ввод данных | Многие операторы ЭДО предлагают модули интеграции с учетными программами (например, с 1С:Бухгалтерия). Входящий электронный документ автоматически загружается в базу, создавая нужный документ учета. Бухгалтеру остается только нажать кнопку "Провести". Это экономит время на обработку первички |
| Удобный архив | Все документы за любой период хранятся в защищенном облаке. Поиск нужного акта или счета-фактуры занимает секунды по дате, сумме или названию контрагента |
| Быстрые исправления | Если в документе найдена ошибка, ее легко исправить, создав корректировочный документ в той же системе, без повторной печати и отправки |
| Экономия расходов | Снижение расходов на бумагу, курьерскую доставку, почтовые отправления, расходов на картриджи, обслуживание принтеров, конверты и пр. |
С электронным документооборотом бухгалтер работает с первичными документами в разы быстрее. Риск потери документа или договора сводится к нулю.
Решение №3. Распознавание первичных документов
Даже если не все контрагенты перешли на ЭДО и продолжают присылать сканы или бумагу, технологии помогут. Есть сервисы распознавания первички.
Они позволяют загрузить скан бумажного документа и с помощью нейросетей автоматически считать документ, заполнив данные в нужном формате.
Бухгалтер проверяет корректность распознавания и одним кликом создает документ в учетной системе.
Решение №4. Повышение квалификации и оптимизация процессов
Техника и программы - половина дела. Вторая половина - это люди и процессы.
Обучение сотрудников
Регулярное повышение квалификации, знание новых функций 1С, возможностей сервисов и изменений в законодательстве напрямую влияет на скорость и качество работы. Бухгалтер, который учится, допускает меньше ошибок и быстрее осваивает новые инструменты.
Разработка регламентов
Четкие инструкции и правила документооборота внутри компании (кто, когда и какие документы сдает в бухгалтерию) устраняют хаос. Когда каждый сотрудник знает регламент, бухгалтер не выступает в роли контролера за несданной первичкой.
Анализ узких мест
Проведите «фотографию рабочего дня» сотрудников бухгалтерии. Запишите, сколько времени уходит на каждую операцию. Часто оказывается, что львиная доля тратится на несвойственные функции, которые можно автоматизировать или перераспределить.
Решение №5. Передовые технологии: RPA-роботы в бухгалтерии
RPA - это программа, которая имитирует действия человека на компьютере. Робот может заходить в программы, копировать данные, пересылать их, сравнивать таблицы и заполнять формы, следуя заданному алгоритму.
Как упростить работу бухгалтера с помощью RPA-роботов:
- Обработка входящей первички.
- Проведение сверки с контрагентами.
- Выгрузка данных из клиент-банка и загрузка в 1С.
- Сбор данных для управленческой отчетности из разных информационных систем компании.
- Массовое выставление счетов по шаблону.
RPA берет на себя скучные и повторяющиеся операции, которые требуют механических действий. Бухгалтер освобождается для анализа, контроля и решения нестандартных задач. RPA не заменяет бухгалтера, а становится цифровым помощником.
Пошаговый план оптимизации и автоматизации для упрощения работы бухгалтера
Проведите аудит текущего состояния. Опишите все бизнес-процессы бухгалтерии, найдите трудоемкие и затратные по времени участки. Затем поставьте цели для упрощения работы бухгалтера.
Ответьте на вопросы: Чего вы хотите добиться? Снизить расходы? Ускорить сдачу отчетности? Избавиться от бумаги?
Пошаговый план:
- Автоматизация учета. Выберите подходящую программу (облачную или локальную) и настройте ее. Убедитесь, что она закрывает базовые потребности.
- Внедрение ЭДО. Выберите оператора (Контур.Диадок, СБИС, 1С-ЭДО), получите электронные подписи и начните подключать ключевых контрагентов. Параллельно используйте сервисы распознавания для бумажных документов.
- Автоматизация отчетности. Настройте отправку отчетности через интернет прямо из учетной программы. Это избавит от необходимости посещать налоговую и фонды лично.
- Обучение и регламенты. Обучите сотрудников работе в новых системах. Разработайте четкие регламенты обмена документами.
- Взгляд в будущее. Если после всех шагов рутина занимает много времени, рассмотрите возможность внедрения RPA или частичную передачу функций на аутсорсинг.
Современные технологии - бухгалтерские программы, облачные сервисы, ЭДО, распознавание документов и роботизация призваны освободить специалиста от утомительной рутины. В результате выигрывают все: бухгалтер занимается аналитической работой, директор получает прозрачную картину бизнеса в реальном времени, компания экономит деньги и защищает себя от налоговых рисков. Начните с малого, например, подключите ЭДО с одним-двумя ключевыми поставщиками. Эффект почувствуете сразу.