Электронный документооборот с ФНС по ст. 93.1 НК РФ: как подключиться и не ловить ошибки
Смотреть Содержание
Статья 93.1 Налогового кодекса регулирует порядок, по которому налоговая инспекция может запрашивать у организаций и предпринимателей документы и информацию (ст. 93.1 НК РФ). Такое требование может прийти как при проверке, так и вне её — например, если ФНС нужно уточнить сведения о конкретной сделке (п. 1 и п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Рассказываем, как настроить ЭДО с налоговой.
💾 Скачать чек-лист для бухгалтера: как подключить ЭДО с ФНС
Требования по ст. 93.1 НК РФ: что важно знать бухгалтеру
Статья 93.1НК РФ регулирует порядок, по которому налоговая инспекция может запрашивать у компаний документы и информацию. Такое требование может прийти:
- при проведении проверки (камеральной или выездной);
- вне проверки, если ФНС нужно подтвердить отдельную сделку или данные.
На ответ даётся:
- 5 рабочих дней — если запрос связан с проверкой;
- 10 рабочих дней — если запрос вне проверки.
Теперь всё чаще такие требования приходят в электронном виде — через телекоммуникационные каналы связи (ТКС). Поэтому бухгалтерам важно понимать, как правильно подключиться к электронному документообороту (ЭДО) и не допустить ошибок.
Что такое ЭДО с налоговой
ЭДО — это обмен документами с ФНС в электронном виде через оператора связи. Через ЭДО можно:
- получать требования по ст. 93.1 НК РФ;
- направлять документы в ответ;
- отправлять декларации и отчётность;
- получать уведомления, решения и акты от ФНС.
Преимущества ЭДО очевидны: не нужно ездить в инспекцию, стоять в очередях или ждать письма от ФНС. Все документы приходят в программу, статус их обработки можно отследить, а подтверждения сохраняются в электронном архиве.
Однако при подключении к ЭДО важно правильно выбрать оператора, настроить обмен с налоговой и соблюдать требования к формату файлов. Ошибки здесь могут привести к тому, что ФНС не примет документы, посчитает срок нарушенным и начислит штраф (ст. 126 НК РФ).
Как подключиться к ЭДО с ФНС
Даем пошаговую инструкцию, как подключить ЭДО с налоговой.
Шаг 1. Получите электронную подпись (КЭП)
Для ЭДО с налоговой нужна усиленная квалифицированная электронная подпись для юридического лица или ИП. Получить можно в аккредитованном удостоверяющем центре.
Шаг 2. Выберите оператора ЭДО
Выберите надёжного оператора, который входит в реестр ФНС (например, Saby, 1С-Отчётность, Контур, Такском и др.). Заключите договор и установите программное обеспечение (или используйте веб-интерфейс).
Шаг 3. Настройте обмен с налоговой
- Проверьте, что компания зарегистрирована в системе ТКС.
- Настройте получение сообщений и уведомлений от ФНС.
- Убедитесь, что форматы файлов соответствуют требованиям (XML, PDF, скан-копии и т. д.).
Шаг 4. Организуйте внутренний процесс
Налогоплательщику надо назначить ответственного за получение требований и контроль сроков. Во внутренних документах пропишите, кто и как готовит документы, кто их подписывает и отправляет.
Шаг 5. Проверьте, как всё работает
Сделайте тестовую отправку через ЭДО.
- Проверьте, что документы доходят и подписываются корректно.
- Убедитесь, что уведомления от ФНС поступают вовремя.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Почему возникает | Что сделать, чтобы не повторить |
|---|---|---|
| Документы не подписаны КЭП | Используется неподходящий сертификат или забыли подписать | Проверяйте тип и срок действия КЭП перед отправкой |
| Не тот формат файла | Старая версия программы или ошибка при выгрузке | Обновляйте ПО и сверяйте формат с требованиями ФНС |
| Не настроены уведомления от ФНС | Пропущены письма, не отработаны запросы | Настройте автооповещения или ежедневную проверку входящих |
| Нарушен срок ответа | Не отслеживается дата получения требования | Ведите журнал требований и ставьте напоминания |
| Документы не отправлены через оператора | Отправили по почте или лично | Используйте только ЭДО, если вы подключены к ТКС |
| Не сохраняются подтверждения доставки | Нет доказательств, что документы отправлены | Храните квитанции и протоколы обмена не менее 4 лет |
FAQ
- Нужно ли переходить на ЭДО всем организациям?
Пока это не обязательно для всех, но ФНС активно переводит взаимодействие в электронный формат. Лучше подключиться заранее — потом это станет стандартом.
- Можно ли отправить ответ на требование по почте, если есть ЭДО?
Если вы подключены к ТКС, ответ нужно отправлять через ЭДО. Бумажный вариант в этом случае может не засчитаться.
- Какие документы можно отправлять по ЭДО?
Все, которые ФНС запрашивает: договоры, счета-фактуры, накладные, акты, книги покупок/продаж и т. д. Если документ невозможно структурировать, допускается скан в формате PDF или TIFF.
- Что делать, если оператор не доставил документы в ФНС?
Проверяйте статус в системе. Если ошибка — свяжитесь с оператором и повторите отправку. При споре храните логи и протоколы обмена — они докажут, что вы действовали своевременно.
- Нужно ли хранить электронные квитанции?
Да. Это ваш главный аргумент при возможных спорах с налоговой. Храните их вместе с ответами и копиями документов.