Электронная доверенность в ФНС: как оформить и применять в 2025–2026

Смотреть Содержание

• Правовая основа
• Когда нужна электронная доверенность
• Как оформить электронную доверенность через ЛК ФНС
• Как оформить электронную доверенность через оператора ТКС
• Сроки действия и отзыв доверенности
• Ошибки и отказ в приеме
• FAQ для бухгалтера и юриста

Правовая основа

Статья 26 НК РФ указывает на то, что налогоплательщик может лично или через представителя участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. То есть не только руководитель может взаимодействовать с налоговыми органами, но и его представитель.

В п. 3 ст. 29 НК РФ прописано, что представитель налогоплательщика-организации выполняет свои полномочия на основании письменной или электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форма электронной доверенности и порядок ее направления в ФНС регламентируется Приказом ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@.

Если у представителя есть доверенность для взаимодействия с ФНС, то налоговые органы должны принимать подписанные им документы. Несоблюдение этого требования является нарушением прав налогоплательщика и может быть обжаловано в установленном порядке.

Когда нужна электронная доверенность

Электронная доверенность (МЧД) — машиночитаемая форма доверенности, заменяющая бумажный аналог, позволяет одному лицу (доверителю) уполномочить другое лицо (представителя) совершать определенные действия от его имени перед ФНС. МЧД заверяется УКЭП и передается в ФНС в электронном виде. Электронная доверенность повышает безопасность и автоматизацию документооборота.

МЧД незаменима при работе с электронными сервисами государственных органов, таких как ФНС, Росстат, СФР и прочие. Она обеспечивает идентификацию представителя, удостоверяет его полномочия и гарантирует юридическую значимость совершаемых действий.

Когда нужна электронная доверенность:

• Сдача отчётности в электронном виде.

• Оформление документов в ФГИС «Меркурий» и системе «Честный знак».
• Участие в государственных торгах и закупках — как для заказчиков, так и для поставщиков.
• Подписание договоров, актов и накладных с контрагентами через системы ЭДО.
• Взаимодействие с Росаккредитацией, Росреестром, Минтрудом.

Условия использования электронной доверенности регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Как оформить электронную доверенность через ЛК ФНС

Чтобы оформить доверенность в налоговую через ЛК ФНС:

• Зайдите в сервис ФНС, в раздел МЧД «Создать доверенность».

• Заполните сведения о доверенности, доверителе, представителе и укажите какие полномочия передаете.
• В пункте «Настройки доверенности» вы можете задать пароль, который защитит МЧД от подробного просмотра сведений, таких как ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Без пароля можно будет узнать только статус и сроки действия доверенности.

• Далее система переведет вас в раздел «Просмотр результата». В нем нужно проверить введенную информацию, чтобы не было ошибок. Если всё верно, нажмите «Сформировать XML».
• Готовый файл МЧД скачайте на устройство и заверьте КЭП руководителя организации. Система проверит наличие действующего сертификата КЭП.
• Загрузите МЧД в реестр ФНС. Для этого необходимо повторно перейти на страницу сервиса доверенностей и в меню слева выбрать «МЧД», а затем раздел «Загрузить в реестр». В поле «Исходный документ» загрузите файл МЧД, а в поле «Файл с подписью» — файл с вашей электронной подписью. Далее нажмите «Загрузить».

В течение 3-5 минут система автоматически зарегистрирует МЧТ. Проверить регистрацию доверенности можно на сайте.

Как оформить электронную доверенность через оператора ТКС

Начиная с 1 марта 2025 года, юридическую силу имеют лишь те электронные доверенности, информация о которых присутствует в распределенном реестре ФНС. МЧД по-прежнему можно оформить в ЭДО, но после оформления нужно, чтобы сервис передал электронную доверенность в ФНС. Если этого не произошло, тогда отправьте доверенность самостоятельно.

Каждая система ЭДО работает по-разному, покажем на примере Saby:

• В зависимости от конфигурации зайдите в раздел:

👉 Saby Docs или Saby Buhta, далее перейдите в «Доверенности».

👉 Saby Report или Saby TMS — «Подписи», затем «Доверенности».

👉 Online.saby.ru — «Документы/Доверенности» или «Подписи/Доверенности».

• Нажмите кнопку «+» — создание новой доверенности и заполните сведения о доверителе, представителе, период действия МЧД, возможно ли передоверие и ограничение по подразделениям.

• В строке «Полномочия» выберите категорию «Отчетность». Раскройте полный список, нажав на значок развертывания, и выберите «Без ограничений» напротив нужного государственного органа. Если нужны ограничения, тогда отметьте их.

• Нажмите кнопку «Зарегистрировать МЧД».

После регистрации вы получите уведомление в системе Saby.

Сроки действия и отзыв доверенности

Максимальный срок действия МЧД законодательно не установлен. Руководитель компании, выдающий электронную доверенность, самостоятельно устанавливает срок ее действия. Можно указать точную дату или период в днях.

Это может повлечь определенные риски, особенно при увольнении сотрудника.

Как отозвать электронную доверенность

Отозвать МЧД можно в любой момент. Для отзыва нужна КЭП доверителя.

Для отзыва электронной доверенности через ФНС:

• Зайдите в раздел МЧД, далее «Отменить доверенность» и выберите нужный формат МЧД.

• Укажите номер доверенности, сведения о доверителе и причину отзыва.

• Проверьте корректность введенных данных.
• Подпишите заявление открепленной квалифицированной электронной подписью руководителя в специальном сервисе.
• Перейдите в раздел МЧД, далее «Загрузить в распределённый реестр» и добавьте файл заявления и электронной подписи.

Если в компании сменился руководитель, который выдавал доверенности, то новый руководитель может их все отозвать и оформить другие.

Ошибки и отказ в приеме

Правильное заполнение МЧД гарантирует, что система корректно распознает и обработает предоставленные полномочия, позволяя осуществлять необходимые операции без задержек и сбоев. Отказ в приеме МЧД может привести к невозможности совершения важных действий, нарушению сроков и, как следствие, к финансовым и репутационным потерям.

Основные ошибки, ведущие к отказу в приеме МЧД:

👉Ошибки в данных доверителя и представителя

👉 Ошибки в описании полномочий. Полномочия можно выбрать из списка или прописать самостоятельно. Они должны быть описаны максимально конкретно и однозначно. Использование общих фраз типа "представлять интересы" без уточнения, в каких именно ситуациях и по каким вопросам, может вызвать вопросы. Кроме этого, не будут приняты полномочия, противоречащие действующему законодательству.

👉 Неправильная версия формата электронной доверенности. С 2025 года используется версия формата 5.03 или единый формат 003 (EMCHD).

👉 Неправильная подпись, истекший срок действия сертификата или отсутствие подписи.

👉 Неправильный выбор сервиса. Убедитесь, что вы используете официальный сервис для подачи МЧД, который соответствует требованиям законодательства и оператора системы.

FAQ для бухгалтера и юриста

• Где можно хранить электронную доверенность?

Хранить МЧД можно в информационной системе ФНС, в ЭДО или в собственной учетной системе. В ФНС она хранится в течение всего срока действия и еще 5 лет после окончания срока.

• Кто несет ответственность за неправомерное использование МЧД?

Владелец электронной подписи несет полную ответственность за все заверенные этой подписью документы, в том числе за неправомерные действия с использованием электронной доверенности.

• Основные требования к МЧД для юридической силы?

👉 Формат: МЧД должна быть представлена в машиночитаемом формате, чаще всего в формате XML.

👉 Квалифицированная электронная подпись (КЭП): доверенность должна быть подписана КЭП доверителя.

👉 Идентификация сторон: должны быть четко идентифицированы доверитель и представитель.

👉 Объем полномочий: должен быть точно определен перечень действий, которые представитель имеет право совершать.

👉 Срок действия: должен быть указан срок действия доверенности.

👉 Регистрация в реестре ФНС.