Итоги инвентаризации: как учесть излишки, пересортицу и недостачи
Смотреть Содержание
С 1 апреля 2025 г. компании и ИП (ведущие бухучет) обязаны при проведении инвентаризации применять новый ФСБУ 28/2023. Первое «боевое крещение» большинство компаний ждет в 4 квартале 2025 г. Ключевой этап процедуры инвентаризации – это отражение ее результатов в учете.
Разберемся, как оприходовать излишки, зачесть пересортицу и списать недостачи.
Подготовительная работа: основа для корректного учета результатов
Перед тем, как перейти к бухгалтерским проводкам по отражению результатов инвентаризации за 2025 г., тщательно проведите саму ревизию и зафиксируйте итоги в документах, которые совместно с приказом генерального директора станут основанием для записей в учете.
Документальное оформление самой процедуры инвентаризации
Коротко обозначим, какие документы должны быть перед проведением инвентаризации и по ее окончанию.
| Этап ревизии | Назначение документа | Основные формы документов, которые можно использовать |
|---|---|---|
| До начала годовой инвентаризации 2025 | Подготовка процесса и начало процедуры |
Приказ о проведении ежегодной инвентаризации активов и обязательств. Приказ о составе инвентаризационной комиссии. План-график проведения инвентаризации. Расписки материально-ответственных лиц о передаче всей первички и оприходовании ценностей. |
| Во время инвентаризации | Фиксация фактического наличия ценностей |
Инвентаризационные описи, акты (например, унифицированные ИНВ-1 для описи ОС, ИНВ-3 для ТМЦ, ИНВ-15 для наличных денег и пр.). Инвентаризационные ярлыки при длительной проверке (если используете). Акты контроля (при отпуске ценностей во время проверки). |
| После инвентаризации | Оформление результатов |
Сличительные ведомости при расхождениях (например, ИНВ-18 для ОС, ИНВ-19 для ТМЦ). Ведомость учета результатов (ИНВ-26). Объяснительные материально-ответственных лиц о причинах расхождений. Приказ или протокол об утверждении результатов. Акты на списание. Бухгалтерские справки. |
Не обязательно использовать унифицированные формы, можно разработать собственные.
Утвердите их в учетной политике, дополнительно можно разработать Положение об инвентаризации. Обратите внимание на п. 5 ФСБУ 28/2023. Он устанавливает требования к документированию процесса инвентаризации.
Его суть разобьем на три основных тезиса, что нужно оформлять документально:
- Сведения о фактическом наличии объектов (то что мы увидели, посчитали, измерили).
- Сопоставление с данными учета (сравнили то, что нашли, с тем, что числится в бухгалтерских программах).
- Результаты инвентаризации (итог сопоставления с выявлением расхождений).
Как отражать результаты инвентаризации в бухгалтерском учете по ФСБУ 28/2023
Обратимся к п. 8 – 14 ФСБУ 28/2023. Этот блок норм условно разделим на 4 ключевых процесса:
- Принятие решения (квалификация результатов).
- Определение даты отражения в учете.
- Оценка выявленных результатов.
- Непосредственное отражение на счетах бухучета (проводки).
Для наглядности представим таблицу-инструкцию по отражению результатов инвентаризации 2025.
| Процесс | Суть процесса | Ключевые правила |
|---|---|---|
| Принятие решения | Руководитель официально утверждает, как классифицировать каждое выявленное расхождение |
Что подлежит квалификации: излишки; недостача (в т.ч. порча), с указанием норм естественной убыли; пригодность испорченных активов; пересортица; возможность взыскания ущерба с виновных лиц; сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность и т.д. |
| Определение даты | В каком отчетном периоде отражать результаты | Общее правило: в том периоде, к которому относится дата проведения инвентаризации. Для годовой отчетности – это 31 декабря. Но если инвентаризация проводится с 1 октября, то можно отразить ее в периоде окончания, но не позднее 31 числа года. Логично, не отражать результаты именно 31 декабря 2025 г., т.к. это выходной день. |
| Оценка результатов | По какой стоимости принимать к учету излишки и списывать недостачи |
Излишки – по справедливой (приоритет), по балансовой (п. 11 ФСБУ 28/2023). Недостачи – по балансовой. |
| Отражение на счетах (проводки) | Непосредственное проведение бухгалтерских записей |
Излишки – на доходы компании (сч. 91.01). Недостача – на виновных лиц (если есть основания для возмещения ущерба) или расходы компании. Испорченные ценности (если можно использовать или продать) – корректируется на обесценение. Просроченная дебиторка и кредиторка – списывается по правилам других ФСБУ. Прочее – досписывается или доначисляется по правилам других ФСБУ. Пересортица – зачет разрешен при строгих условиях (одно МОЛ, один период, одно наименование, одинаковое количество). Если после зачета что-то остается, то отражается по правилам пп. «б» п. 12 ФСБУ 28/2023. Естественная убыль – в пределах норм списывается на затраты производства или расходы на продажу, сверх норм по пп. «б» п. 12 ФСБУ 28/2023. |
Руководитель подписывает акт и утверждает квалификацию каждого результата. Также появилась гибкость в сроках (если инвентаризация проведена 18 ноября 2025 г., то и отразить результаты можно на эту дату). Оценка излишков стала сложнее и бухгалтер должен профессионально судить, какую стоимость применить в зависимости от причины возникновения излишка.
Оприходование излишков: новая оценка по ФСБУ
Излишки - это активы, фактическое наличие которых превышает данные бухгалтерского учета. Ранее они оценивались по рыночной стоимости. Но теперь приоритетный способ – это оценка по справедливой стоимости по МСФО (IFRS) 13. По балансовой стоимости оцените излишек, например, если он следствие ошибки бухгалтера (актив оприходован, но неверно отражен в учете), тогда он оценивается по стоимости из первичных документов. Третий вариант оценки – это балансовая стоимость аналогичных активов. Способ применяется, если первичные документы по активам-излишкам утрачены, но есть данные по идентичным объектам.
На что обратить внимание перед тем, как делать проводки? Проверьте, не связан ли выявленный излишек с ошибками отражения номенклатуры в учете (например, неправильно введен приход материала, вместо красных ручек отражены синие). Часто излишки возникают, если производство экономит материал, а в учете списание происходит по заранее определенным нормативам, а не по фактическому расходу.
Также ошибка может быть связана с неправильным отражением актов на списание, например, бухгалтер провел его дважды.
Если нет пересортицы, то отразите излишки в составе прочих доходов с оценкой по справедливой стоимости (или балансовой в зависимости от причин).
Проводки по отражению излишков инвентаризации:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 01 (10, 20, 40, 08, 41, 43 и пр.) | 91.01 | Отражена стоимость выявленных излишков |
В налоговом учете, излишки – это внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ), сумма дохода определяется по рыночной стоимости. Доход отражается в периоде, когда завершена инвентаризация и составлен акт, приказ и прочие документы. На УСН излишки аналогично увеличивают налогооблагаемую базу.
Зачет пересортицы
При зачете пересортицы учитывайте правила п. 13 ФСБУ 28/2023 (один период, одно МОЛ и пр.). Если все условия для зачета соблюдены, то зачет допустим. При этом в учете отражается только разница в стоимости (без отражения недостачи в расходах, излишков в доходах).
Проводки при пересортице, если условия п. 13 ФСБУ 28/2023 выполняются:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 10 | 10 | Отражен зачет недостач в счет выявленных излишков (например, гвоздь 2*5 зачтен с гвоздем 5*2, это один и тот же гвоздь, но с разным наименованием у поставщиков, бухгалтер неправильно оприходовал ценность) |
| 41 (43) | 41 (43) | Зачет пересортицы товаров или готовой продукции |
Оставшаяся стоимость недостающих ценностей, которая не зачтена в счет излишков, списывается на недостачи.
НК РФ не разрешает зачет пересортицы, поэтому в налоговом учете отражаются отдельно излишки и отдельно недостачи. Соответственно, чтобы минимизировать разницы, в бухгалтерском учете можно выбрать такой же способ.
Отражение недостач по результатам инвентаризации
Недостача - это выявленная в ходе инвентаризации потеря активов. Порядок ее отражения в учете зависит от причин возникновения и возможности возмещения ущерба.
Общий порядок отражения недостачи: все что не нашли сначала списываем на сч. 94, а уже после отражаем, за чей счет потери.
Общая проводка при отражении недостачи:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 94 | 01, 10, 41, 43, 50 | Отражена недостача |
Дальнейшие действия связаны с причинами.
Недостача в пределах норм естественной убыли
Нормы естественной убыли утверждаются отраслевыми министерствами и ведомствами. Если уместились в установленные пределы, то отнесите недостачу на издержки производства или торговой деятельности на основании приказа директора.
Проводки при недостаче в пределах норм естественной убыли:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 20 (23, 44…) | 94 | Списана недостача в пределах норм естественной убыли |
В налоговом учете такой вид недостачи учитывается в составе материальных расходов (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Недостача сверх норм естественной убыли или по объектам, для которых нормы не установлены
Проводки будут различаться в зависимости от того, списывается недостача за счет компании или перекладывается на виновное лицо.
Проводки, если сотрудник возмещает причиненный ущерб по балансовой стоимости:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 73 | 94 | Недостача отнесена на сотрудника по балансовой стоимости |
| 50 (51, 70) | 73 | Работник внес деньги в кассу, на расчетный счет или их удержали из зарплаты |
Проводки, если сотрудник возмещает ущерб по рыночной стоимости:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 73 | 94 | Отражена недостача на сотрудника по балансовой стоимости |
| 73 | 76 | Разница между рыночной и балансовой стоимостью ценностей, недостающих по итогам инвентаризации |
| 50 (51, 70) | 73 | Сотрудник оплатил недостачу |
| 76 | 91.01 | Разница между балансовой и рыночной стоимостью включена в состав доходов |
Если сотрудник украл ценности, а после их вернул, то проводка следующая:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 10 (41, 43 …) | 94 | Уменьшена сумма недостачи на стоимость возвращенной ценности |
Если ценность вернулась уже после списания на расходы, то сделайте проводку:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 10 (41, 43…) | 91.01 | Отражена в доходах стоимость возвращенной ценности |
Обратите внимание, что если недостача взыскивается с виновного лица, то в налоговом учете это отражается в составе внереализационных доходов.
Проводки, если виновных лиц нет и компания берет расходы на себя:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 91.02 | 94 | Списан убыток от недостачи, т.к. нет виновного лица или суд отказал во взыскании |
Аналогичная проводка будет, если ТМЦ утрачены из-за стихийных бедствий (пожар, наводнение).
В налоговом учете, если виновные лица не установлены, или суд отказал во взыскании, суммы недостачи включаются во внереализационные расходы по п. 2 ст. 265 НК РФ.
В любой из перечисленных выше ситуаций помните про документальное оформление (описи, акты, приказы, служебки, объяснительные, фотографии, видео, документы от госорганов о произошедших чрезвычайных происшествиях и пр.).
Таким образом, переход на ФСБУ 28/2023 требует от бухгалтерских служб повышенного внимания ко всем этапам инвентаризации. Правильно оформленные документы, корректная квалификация результатов и грамотное их отражение в учете - это залог достоверной бухгалтерской отчетности.