Чек-лист для бизнеса: как подготовиться к налоговой проверке
Смотреть Содержание
- Шаг 1. Проведите внутренний аудит и анализ учёта
- Шаг 2. Обратитесь к экспертам для точного расчёта налогов
- Шаг 3. Выделите и оцените налоговые риски
- Шаг 4. Подготовьте «папку для налоговой»
- Шаг 5. Проинструктируйте персонал
- Шаг 6. Подготовьте сотрудников к возможному допросу
- Шаг 7. Ознакомьтесь с основаниями и порядком проведения проверки
- Шаг 8. Подготовьтесь к типовым вопросам налоговой
- Шаг 9. Правильно действуйте во время проверки
- Шаг 10. Быстро принимайте меры после проверки
Налоговая проверка — серьёзное испытание для любого бизнеса. Она требует времени и ресурсов и несёт риски штрафов, но грамотная подготовка позволяет минимизировать негативные последствия и защитить интересы компании.
Мы составили чек-лист, который поможет подготовиться к проверке, выстроить общение с инспекторами и защитить свои права на всех этапах — от подготовки документов до оспаривания решения.
Шаг 1. Проведите внутренний аудит и анализ учёта
Перед началом проверки самостоятельно проведите аудит и анализ системы учёта, чтобы выявить и устранить возможные нарушения, минимизировать риски и представить контролёрам достоверную отчётность.
Вот что следует сделать:
| Направление проверки | Конкретные действия |
|---|---|
| Комплектность и корректность документов |
Проверьте наличие всех деклараций, расчётов по страховым взносам, бухгалтерской отчётности. Убедитесь, что договоры, счета, акты, накладные, УПД, счетов-фактуры полностью и правильно заполнены. Проверьте наличие подписей, печатей, реквизитов. |
| Правильность расчётов и данных |
Сверьте данные бухгалтерского и налогового учёта. Посмотрите правильно ли произведены расчёты налоговых баз и сумм к уплате. Проверьте, своевременно ли уплачивались налоги. |
| Обоснованность расходов и доходов (ст. 252 НК РФ) |
Посмотрите, есть ли все первичные документы, которые подтверждают расходы и доходы. Убедитесь, что операции соответствуют профилю деятельности компании. |
| Корректность формирования налоговой базы (ст. 17, 53, 54, 54.1 НК РФ) |
Проверьте расходы: в них нужно включать только экономически оправданные и документально подтверждённые затраты. Проверьте, что все доходы учтены в полном объёме. Пересчитайте налоговую базу при выявлении ошибок. |
| «Чистота» территории и документации |
Уберите из офиса и мест хранения неофициальные документы. Проверьте носители с ЭЦП. Есть риск выемки в рамках выездной проверки (ст. 94 НК РФ), поэтому не рекомендуется использовать флешки с ЭЦП стронних ИП и организаций. |
| Анализ операций с контрагентами |
Проверьте контрагентов по выписке ЕГРЮЛ. Проверьте документы, которые подтвердят реальность сделок. |
Все выявленные ошибки и расхождения следует исправить до начала проверки. При необходимости — сдать уточнённые декларации и доплатить налоги и пени. Это станет смягчающим обстоятельством и может снизить размер штрафов (ст. 81 НК РФ).
Шаг 2. Обратитесь к экспертам для точного расчёта налогов
Привлеките налогового консультанта или аудитора, чтобы он на основе документов и практики рассчитал налоговые обязательства и оценил возможные риски. Почему это важно:
- Если у вас не хватает документов, налоговая может сама оценить ваши долги расчётным методом (ст. 31 НК РФ), и её цифры часто завышены.
- Если вы сами найдёте и исправите ошибки до решения проверки, можно избежать крупных штрафов по ст. 122 НК РФ.
Заключение от специалиста можно предъявить и налоговой, и в суде для защиты своих интересов.
Шаг 3. Выделите и оцените налоговые риски
Чтобы нейтрализовать возможные претензии контролирующих органов, выявите и проанализируйте зоны риска в финансово-хозяйственной деятельности:
- Проанализируйте зоны риска: работаете ли с иностранными компаниями, пользуетесь ли льготными налогами, применяете ли схемы для экономии на налогах.
- Убедитесь, что бизнес нельзя заподозрить в искусственном делении для неуплаты налогов, в работе с подозрительными контрагентами или в необоснованном списании расходов. Также проверьте лицензии на используемые программы.
- Убедитесь, что сотрудники официально оформлены, заработная плата и иные выплаты полностью отражаются и с них уплачиваются налоги и взносы.
Шаг 4. Подготовьте «папку для налоговой»
Сформируйте комплект документов, чтобы в ходе проверки оперативно предоставлять инспекторам бумаги:
| Документы | Перечень |
| Общие (учредительные) документы |
|
| Финансовые и налоговые документы |
Подробнее про отчетность компаний и ИП >>>
|
| Документы по хозяйственным операциям |
|
| Банковские документы |
|
| Кадровые документы и документы по оплате труда |
|
| Документы на имущество и основные средства |
|
| Прочие документы |
|
Все документы должны быть аккуратно подшиты в папки, на каждой из них — указаны период и тип документов.
Важно, чтобы на всех документах стояли подписи и печати, а реквизиты были заполнены корректно.
По возможности также подготовьте электронные копии пакета на внешнем носителе.
Шаг 5. Проинструктируйте персонал
Успех проверки во многом зависит от слаженных и грамотных действий команды. Неподготовленные сотрудники могут рассказать лишнее или создать негативное впечатление о компании. Поэтому:
- Проведите инструктаж: как себя вести, какие документы предоставлять, кому сообщить о визите проверяющих. Особенно это касается работников бухгалтерии, администрации и руководителей подразделений, которые будут контактировать с инспекторами.
- Назначьте ответственного за взаимодействие. Обычно это директор, главный бухгалтер или юрист, который даёт пояснения, контролирует процесс и предоставляет документы.
Шаг 6. Подготовьте сотрудников к возможному допросу
Налоговая может официально допросить сотрудников, включая рядовых менеджеров или логистов, если их знания важны для проверки. Это официальная процедура, и неверные показания могут стать доказательством против компании (ст. 90 НК РФ).
Допросы могут проводить в начале проверки, чтобы выявить проблемные моменты, и в конце — чтобы подтвердить выводы инспекции, установить обстоятельства, связанных с исполнением налоговых обязанностей, получить сведения о хозяйственных операциях, взаимоотношениях с контрагентами, структуре бизнеса, причинах уменьшения налоговой нагрузки и т. д.
Поэтому предварительная подготовка сотрудников к допросу — важный этап.
Нужно:
- Объясните суть процедуры. Расскажите сотрудникам, что их могут вызвать для дачи показаний. Их цель — правдиво рассказать о том, что они знают.
- Объясните, как вести себя на допросе:
- Говорить только о том, что знают, не строить догадок.
- Отвечать по существу.
- Перед тем, как подписать протокол допроса, внимательно прочитать показания. Если что-то записано неверно, настаивать на том, чтобы это исправили.
- Помнить о праве не свидетельствовать против себя.
Шаг 7. Ознакомьтесь с основаниями и порядком проведения проверки
Внимательно ознакомьтесь с предъявленными документами контролеров перед началом проверки. Нужно изучить решение о проведении проверки по форме, утвержденной приказом ФНС от 07.11.2018 №ММВ-7-2/628@. В нём должны быть указаны: полное наименование компании или ФИО ИП, период, виды налогов, которые будут проверяться, должности и ФИО инспекторов, подписи руководителя налогового органа и печать.
Также попросите служебные удостоверения прибывших сотрудников. Сверите фотографии и ФИО с данными в решении о проверке.
Шаг 8. Подготовьтесь к типовым вопросам налоговой
Инспекторы часто задают типовые вопросы. Ваша задача — давать чёткие ответы по спорным операциям, расходам, источникам доходов, мерам по минимизации налоговых рисков.
Примеры типовых вопросов и как к ним подготовиться:
| Вопрос | Подготовка |
|---|---|
| «Кто является ключевыми покупателями и поставщиками» | Выделите основных поставщиков и покупателей. Убедитесь, что на них есть актуальные «досье»: свежие выписки из ЕГРЮЛ, договоры, подтверждение их благонадёжности. |
| «Кто несёт ответственность за качество поставляемых ТМЦ, услуг, работ» |
Проверьте, чтобы в должностных инструкциях были указаны ответственные по приёмке и контролю качества. Убедиться, что в договорах с контрагентами есть раздел о порядке приёмки, сроках и форме составления актов о выявленных недостатках. Подготовьте несколько примеров таких актов или журнал приёмки работ. |
| «Назовите ключевые показатели бухгалтерской отчётности: годовой оборот, сумма уплаченных налогов». | Распечатать копии бухгалтерского баланса и отчёта о финансовых результатах за проверяемый период, а также ведомость по налогам или реестры сданных деклараций и платежей. |
| «От кого исходит предложение о работе с конкретным поставщиком?» | Оформите внутренний регламент закупок, соберите по 2-3 контрагентам служебную записку-обоснование от отдела, коммерческие предложения от поставщиков, сравнительную таблицу выбора, лист согласования договора и сам договор. |
| «Как в компании организован документооборот с момента поступления документа от поставщика до момента принятия товаров к бухгалтерскому учёту и отражения в бухгалтерской программе» | Создайте схему документооборота и подготовьте полный образец комплекта документов по одной стандартной сделке от накладной до проводки в 1С, чтобы продемонстрировать путь и наличие контрольных отметок. |
Шаг 9. Правильно действуйте во время проверки
Ваша задача — всё фиксировать. Записывайте запросы инспекторов, какие документы вы предоставили, какие пояснения давали и какие действия совершали. Если инспекторы изымают или копируют документы, оформляйте это по описи, один экземпляр которой оставьте у себя. Никогда не отдавайте оригиналы документов без официальной расписки в их получении.
Не выдавайте документы, которые не указаны в решении о проведении проверки или документы, которые содержат коммерческую тайну.
Любой материал, который вам предстоит подписать, внимательно читайте. Вы можете внести свои замечания и возражения в текст или приложить их отдельно. Если в протоколе неверно записаны ваши слова или факты, попросите это исправить.
Шаг 10. Быстро принимайте меры после проверки
После проверки вам вручат акт налоговой проверки. Внимательно изучите каждый пункт. У вас будет месяц (ст. 100 НК РФ), чтобы подготовить письменные возражения. Если вы составите их грамотно, добавите ссылки на законы и приложите доказательства, это может существенно снизить сумму доначислений или полностью отменить претензии налоговой.
Если доначисления обоснованы, своевременно оплатите требуемые суммы, чтобы избежать начисления пени и применения более суровых мер. Если вы уверены в своей правоте, — составьте жалобу в вышестоящий налоговый орган, а затем иск в суд.