Бухгалтерский и налоговый учет офисных расходов

Смотреть Содержание

• Что такое офисные расходы
• Бухгалтерский и налоговый учет текущих офисных расходов
• Канцелярские товары в бухгалтерском и налоговом учете
• Учет офисных расходов: телефонная связь, интернет, почта
• Офисные расходы на воду, чай, кофе в налоговом учете
• Подписка на периодику (журналы)
• Новогодние украшения для офиса
• Климатическая и бытовая техника в офис
• Офисные компьютеры, оргтехника

Расскажем, какие офисные траты можно учесть при расчете налога на прибыль и УСН, а какие придется оплатить за счет чистой прибыли, и на какие нормы НК РФ опираться в 2026 году.

Что такое офисные расходы

Офисные расходы – это затраты компании, связанные с обеспечением текущей деятельности аппарата управления и поддержанием нормальных условий для работы сотрудников. Простыми словами, это все, что необходимо для функционирования офиса: от шариковой ручки до аренды здания и служебного автомобиля для директора.

В бухгалтерском и налоговом учете эти расходы обычно относятся к косвенным (собираются на счетах 26 или 44) и, как правило, списываются единовременно в том периоде, в котором были произведены.

Офисные расходы можно разделить на несколько крупных категорий. Рассмотрим, как учитывать офисные расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Бухгалтерский и налоговый учет текущих офисных расходов

Что можно отнести к таким расходам:

• канцелярия;
• оплата связи, интернета, почты;
• покупка воды, чая, кофе;
• консультационные, юридические услуги;
• подписка на периодику;
• хозяйственные принадлежности;
• парковка и пр.

Канцелярские товары в бухгалтерском и налоговом учете

Несмотря на то, что четкого перечня, что относить к канцелярии, законом не установлено, мы все понимаем, что это ручки, карандаши, папки, бумага и прочие аналогичные ценности. Не относите в эту категорию печати и штампы. Это специальные приспособления, а не канцелярия.

В бухгалтерском учете правила учета канцтоваров устанавливаются учетной политикой. По правилам п. 2 ФСБУ 5/2019, товары, которые используют для управленческих нужд, можно списывать в расходы отчетного периода.

Предусмотрено 2 способа отражения:

Приобретение канцелярских товаров – это обычный расход компании. Стоимость разрешено учесть при расчете налога на прибыль по пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ. НДС также разрешено принимать к вычету, если соблюдены все условия по ст. 171 НК РФ.

На УСН «Доходы минус расходы» затраты на канцелярию учитываются в составе расходов после оплаты на основании пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Учет офисных расходов: телефонная связь, интернет, почта

Данный вид расходов в бухгалтерском учете относится к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99). Для отражения операции используется проводка:

Дт 26 (44, 25 …) Кт 60

Отражение в бухучете происходит на основании документов от оператора связи. Проводка для безналичной оплаты связи:

Дт 60 Кт 51.

Расходы на связь уменьшают базу по налогу на прибыль по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для УСН «Д-Р» действуют указанные правила гл. 25 НК РФ и пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Офисные расходы на воду, чай, кофе в налоговом учете

Траты на питьевую воду для работников относятся к обеспечению нормальных условий труда. В налоговом учете для налога на прибыль опирайтесь на пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для УСН действует аналогичная норма (пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

С покупкой чая, кофе и конфет ситуация сложнее. Рассмотрим вопрос, когда указанные продукты покупаются в целом на офис (нет персонификации, т.е. непонятно какой сотрудник возьмет пакетик чая, а какой съест конфету):

1. НДС при безвозмездной передаче не начисляется, т.к. не определено конкретное лицо. В этой ситуации нет права на вычет входного НДС, т.к. купленные продукты не используются в деятельности, облагаемой НДС (Письмо Минфина от 27.01.2020 г. № 03-07-11/4421).
2. Нельзя учесть расходы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ), т.к. в этой ситуации кофе, чай и конфеты – это объекты безвозмездной передачи.
3. НДФЛ и страховые взносы не начисляются, если чай, кофе и конфеты находятся в общем доступе. Связано это с тем, что невозможно вести персонифицированный учет по сотрудникам.

На УСН «Д-Р» аналогично не получится учесть расходы по приобретению чая, кофе и печенья для сотрудников в общем доступе (без персонального учета). Ситуация относится к безвозмездной передаче, которая не уменьшает базу по УСН. Здесь пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ не работает.

Есть пример судебной практики, когда некоторые компании пытаются списать чай и кофе в состав представительских расходов.

Подписка на периодику (журналы)

Некоторые организации выписывают журналы, например, профильные издания для бухгалтерии или отдела кадров. В бухгалтерском учете включите журналы в состав расходов по обычной деятельности.

Если журналы организация использует в деятельности, которая облагается НДС, то налог можно принять к вычету (ст. 171 НК РФ, ст. 172 НК РФ).

В составе налоговых расходов по прибыли можно учесть подписку на журналы в виде прочих расходов по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, если они используются в производственных целях. С 2026 года можно уменьшить базу по УСН «Д-Р» на приобретение журналов, которые нужны для работы компании по пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ с отсылкой на гл. 25 НК РФ.

---

Пример:

Бухгалтер выписывает журнал, он помогает ему следить за законодательством и проводить операции компании в учете правильно. Такой расход экономически обоснован.

Если организация производит мебель, а вы оформляете ежегодную подписку на журнал «Наша дача», то скорее всего, обоснованность трат доказать не получится. Также важно, чтобы подписка оформлялась именно на компанию, а не на работника.

---

Проводки в бухгалтерском учете по подписке на журналы

Другой вариант учета зависит от существенности затрат. Произведенные существенные затраты отражаются в составе дебиторки и относятся в расходы постепенно в течение периода, к которому они относятся. Срок отнесения трат в состав расходов зависит от периода действия договора на доступ к журналу (или подписки). Например, для интернет-версии это может быть период с даты активации кода на издания. Несущественные затраты можно списать в расходы единовременно.

Новогодние украшения для офиса

Затраты на праздничное оформление витрин можно списать как рекламу, если их цель - привлечение клиентов. Это разрешено при расчете налога на прибыль и на УСН «Д-Р» (пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Для документального подтверждения оформите приказ руководителя, где отражена цель и сделайте отчет о мероприятии с фиксацией результата роста выручки, увеличении числа покупателей.

Климатическая и бытовая техника в офис

Если стоимость кондиционера (иной бытовой техники) выше 100 000 руб. без НДС, то в налоговом учете – это амортизируемое имущество. Если стоимость ниже, то отнесите затраты на его покупку в прочие расходы (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ) или в материальные расходы (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). В состав материальных расходов кондиционер и иная техника включается в случае, если они используются в производственных целях. На УСН «Д-Р» траты включаются в расходы по пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Также расходы должны соответствовать условиям ст. 252 НК РФ.

Входной НДС можно принять к вычету, если выполнены условия ст. 171 НК РФ, 172 НК РФ.

Общий вывод: расходы признаются, так как их установка связана с обеспечением нормальных условий труда (требования СанПиН и ТК РФ).

Офисные компьютеры, оргтехника

Обычно, компьютер состоит из разных частей. Но его рекомендовано учитывать, как единый инвентарный объект основных средств. То есть в состав персонального компьютера включаются системный блок, мышь, монитор, клавиатура, т.к. они работают в комплексе. С точки зрения налогового учета – это обоснованный расход.

Принтеры, МФУ, серверы учитываются как отдельные объекты. Обращайте внимание на стоимость техники. Если она выше 100 000 руб. в налоговом учете и установленной учетной политикой величины в бухгалтерском учете, то включите оргтехнику и компьютеры в состав основных средств. Тогда расходы будут списываться через амортизацию.