Выдача денег под отчет: общие правила, налоговый и бухгалтерский учет

Смотреть Содержание

• Кто такие подотчетные лица
• Кому можно выдавать подотчетные деньги
• Сколько денег можно выдать под отчет
• Порядок оформления подотчетных сумм
• Документы для выдачи денег под отчет
• Как принимают авансовый отчет
• Когда нужно отчитаться
• Бухгалтерский учет подотчетных денег: проводки
• Налоги с подотчетных сумм

Кто такие подотчетники, как правильно выдавать деньги, кому и сколько, как учитывать расходы — рассказываем в статье.

Кто такие подотчетные лица

В работе любой компании время от времени возникают разные потребности: закончилась бумага для принтера, нужны папки или другие необходимые для работы вещи. Чтобы решить такие задачи быстро, сотруднику выдают деньги и отправляют за покупками.

Деньги выдаются строго на определенные служебные цели: на покупки, командировки, расчеты за услуги и т.д. Называются они подотчетными средствами, а сотрудники, которым они выдаются, — подотчетными лицами («подотчетниками»).

За все, что подотчетник потратил, он должен отчитаться:

• Принести в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему расходные документы.
• Вернуть сдачу или неистраченный остаток.

Кому можно выдавать подотчетные деньги

Подотчетные суммы можно выдавать только штатным сотрудникам и лицам, с которыми компания заключила договор ГПХ. Такое разъяснение содержится в письме Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Руководство организации вправе закрепить перечень работников, которым разрешено получать деньги под отчет. Обычно такой список утверждается приказом руководителя или положением о работе с подотчетными лицами.

ИП волен самостоятельно распоряжаться своими средствами для нужд бизнеса они не считаются подотчетными. Если же у него есть сотрудники, он может выдавать им деньги под отчет.

Сколько денег можно выдать под отчет

Закон не устанавливает конкретного лимита на сумму, которую организация может выдать подотчетнику. Но руководитель вправе самостоятельно определять размер подотчетных средств в зависимости от цели расходов.

Это касается случаев, когда сотрудник оплачивает покупку или услугу от имени компании у другой организации или предпринимателя за наличные. Так что, если сумма по договору больше 100 000, разницу придется доплачивать с расчетного счета. Либо оплачивать всю сумму через банк.

Нарушение лимита наличных расчетов чревато штрафом по ст. 15.1 КоАП РФ:

• от 4 000 до 5 000 рублей — для должностных лиц;
• от 40 000 до 50 000 рублей — для организаций.

Порядок оформления подотчетных сумм

Порядок работы с подотчетными суммами организация может закрепить во внутреннем акте, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Закон не обязывает работодателей принимать такой документ. Однако на практике он значительно упрощает работу бухгалтерии и помогает контролировать движение подотчетных средств и их целевое использование.

Положение разрабатывают в свободной форме. Обычно в нем закрепляют:

• в каких случаях сотрудникам могут выдаваться деньги под отчет;
• сроки, на которые предоставляются средства;
• срок представления авансового отчета;
• перечень документов, подтверждающих произведенные расходы.

Правила выдачи подотчетных сумм закреплены п. 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Согласно документу, подотчетные деньги можно выдать на основании одного из двух документов: заявления сотрудника или распорядительного документа руководителя. Организация может выбрать, какой вариант использовать.

Если деньги выдаются по заявлению работника, в нем обычно указывают:

• цель получения средств;
• сумму;
• срок, на который они необходимы.

Руководитель рассматривает заявление и принимает решение о выдаче денег, поставив на документе подпись.

Альтернативный вариант — оформить приказ или распоряжение руководителя. В таком документе указывают сотрудника, которому выдаются деньги, сумму, цель расходов и срок, на который предоставляются средства.

Документы для выдачи денег под отчет

Подотчетные средства могут выдаваться:

1. Наличными из кассы компании — по расходному кассовому ордеру (РКО). Это обязательный кассовый документ по форме № КО-2.
2. Перевод сотруднику на его банковскую карту — оформляется платежное поручение. В назначении платежа указывают, что это средства, выданные подотчет.

Иногда вместо наличных денег сотрудникам выдают корпоративные банковские карты. Такая карта привязана к расчетному счету компании, и работник может оплачивать с нее покупки для компании.

Здесь процесс немного проще: деньги из кассы не выдаются, поэтому РКО оформлять не нужно. Сумма, которую сотрудник потратил с корпоративной карты, приравнивается к подотчетной.

В положении о расчетах с подотчетными лицами желательно закрепить порядок использования корпоративных карт (если они есть) и срок, в который нужно отчитаться по карточным расходам.

Сотрудник может получить новую сумму под отчет, даже если предыдущие расходы еще не закрыты. Закон этому не препятствует, а решение о выдаче принимает руководство.

Как принимают авансовый отчет

В установленный срок подотчетник обязан отчитаться за полученные средства. Он составляет авансовый отчет, в котором указывает, на что конкретно потрачены деньги, суммы и реквизиты каждого документа.

К отчету прикладывает оправдательные документы по тратам: кассовые чеки или БСО с обязательными реквизитами компании, платежные поручения, счета-фактуры, накладные, акты, билеты на транспорт и пр.

Заполненный отчет вместе с документами проверяет бухгалтер, фиксирует итоговую сумму расходов и определяет, есть ли остаток. После этого отчет утверждает руководитель организации и производится окончательный расчет.

Если часть денег не истрачена, она возвращается в кассу или на банковский счет организации. Кроме того, если есть приказ руководителя, эти средства можно удержать из зарплаты подотчетника.

Если же сотрудник потратил свои деньги сверх подотчетных, компания обязана компенсировать перерасход — наличными или переводом на карту. При этом перерасход должен быть обоснован и утвержден руководителем.

Когда нужно отчитаться

Сроки сдачи отчета, возврата остатка средств компания устанавливает сама. Но есть законное требование для командировок: авансовый отчет нужно представить не позднее трех рабочих дней после возвращения из поездки (Положение утвержденное постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, п.23).

Бухгалтерии нужно контролировать сроки представления такой отчетности.

Бухгалтерский учет подотчетных денег: проводки

По счету 71 ведется аналитический учет: кто получил деньги, когда, на какую сумму и на что они были потрачены.

Вот часто используемые записи по подотчетным средствам в бухгалтерском учете.

Налоги с подотчетных сумм

Если подотчетник не возвращает деньги, а работодатель решает простить долг, сумма долга расценивается как доход сотрудника (п. 1 ст. 210 НК РФ). На сумму невозвращенного аванса, если она осталась в распоряжении сотрудника, нужно начислить страховые взносы (письмо Минфина от 30.04.25 № 03-15-06/44169). А в момент ближайшей выплаты удержать НДФЛ.

Для компании траты, указанные в утвержденном авансовом отчете, если они документально подтверждены и обоснованы, можно списывать в налоговые расходы.

На что можно тратить подотчетные деньги

FAQ

Какие сроки выдачи денег под отчет?

Срок, на который выдаются подотчетные деньги, законом не ограничен. Его устанавливает руководитель организации.

Как оформляется выдача подотчетных сумм?

Если наличные — расходный кассовый ордер, на банковскую карту — платежным поручением с указанием «выдача денег под отчет» в назначении платежа.