Командировочные расходы в 2026: новые правила по Положению № 501 и ошибки при проверках
Смотреть Содержание
Под командировками понимаются поездки работников по распоряжению фирмы-нанимателя в место, отличное от места работы, на определенный срок для выполнения заранее обозначенных задач (ст. 166 ТК РФ). Расходы, которые несет сотрудник в рамках такой поездки, должны возмещаться работодателем.
Командировочные расходы в 2026 выплачиваются компанией по правилам, которые установлены Постановлением Правительства от 16. 04.2025 № 501 года «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Положением).
Общие правила оформления командировок
С сентября 2025 года вступило в полную силу новое положение № 501 по командировкам. Им определен порядок отправки работников в служебные поездки по РФ и в другие страны.
Согласно п. 3 Положения под командировками считаются поездки за пределы места нахождения компании или ее обособленного подразделения. К этой категории также относятся поездки в обособленное подразделение фирмы, если то находится в другом населенном пункте.
Командированный специалист должен состоять с организацией в трудовых правоотношениях. Если с физлицом оформлен договор ГПХ, то направить его в командировку, оплатить все расходы и принять их к учету нельзя.
Отличия трудового договора от ГПД >>>
Срок поездки определяет работодатель исходя из объема и сложности поставленных перед командированным задач. При установлении срока поездки действуют следующие правила:
- день отбытия – дата, когда отправилось транспортное средство, используемое командированным;
- день прибытия – дата, когда средство транспорта приехало в место постоянной работы гражданина.
Если отбытие / прибытие пришлось на время до 24:00, соответствующей датой признаются текущие сутки, если после 00:00 – последующие. Если место отбытия (например, аэропорт) располагается за пределами населенного пункта, учитывается время, которое нужно, чтобы туда добраться.
Фактический срок нахождения в служебной поездке удостоверяется проездными документами. Если таковые отсутствуют, можно использовать договор с гостиницей, документацию об аренде квартиры. Если и их нет, понадобится служебная записка сотрудника с подтверждением от принимающей стороны.
Командировка и заработная плата работника
Согласно п. 7 Положения за сотрудником сохраняется средний заработок за все дни:
- пребывания в командировке;
- нахождения в пути;
- времени вынужденной установки.
Если гражданин работает по совместительству, то средний заработок выплачивает та фирма, которая отправила его в командировку. Если его направили сразу два нанимателя, средний заработок сохраняют оба (п. 7 Положения).
Средний заработок для командировки рассчитывается за последний год работы по формуле:
Средний дневной заработок = Сумма зарплаты за отработанный период / Количество отработанных дней в расчетном периоде
Учтите следующие нюансы:
👉 В сумму зарплаты включается только оплата труда. Больничный, отпускные и другие выплаты, которые рассчитываются из среднего заработка, не учитываются.
👉 В количество отработанных дней также включается информация только по тем дням, когда сотруднику начислялась зарплата. Отпуск и время болезни в расчет не включаются
Сумма среднего заработка за командировку:
Средний заработок за командировку = Средний дневной заработок х количество дней командировки
Если служебная поездка пришлась на выходные и праздники, то труд специалиста оплачивается в увеличенном размере согласно ТК РФ.
Какие командировочные расходы возмещаются сотруднику
Положением предусмотрено обязательное возмещение командировочных расходов сотруднику. Речь идет о тратах:
✅ на проезд;
✅ найм помещения для проживания;
✅ нахождение в месте, отличном от места жительства (суточные).
Если сотрудник выезжает за рубеж, то согласно п. 20 Положения, ему дополнительно компенсируются:
- расходы на оформление загранпаспорта и визы;
- обязательные консульские сборы;
- сборы за проезд автотранспорта;
- стоимость обязательного медицинского страхования;
- прочие обязательные траты, связанные с посещением другого государства.
Суточные: лимиты
Согласно п. 9 Положения командированному работнику выплачиваются суточные вместе со среднем заработком и компенсаций расходов. Их цель — возместить сотруднику проживание вне места жительства. Например, питание.
Компания сама утверждает размеры суточных в своих локальных нормативных актах. В законодательстве установлены только лимиты, которые не облагаются НДФЛ и взносами (ст. 217, 422 НК РФ, Указом Президента от 17.10.2022 № 752).
| Вид командировки | Необлагаемая сумма, руб. |
|---|---|
| По Россиия | 700 |
| За границу | 2 500 |
| За границу сотрудникам с разъездным характером работы | 3 500 |
| В новые субъекты России: ЛНР, ДНР, Запорожскую и Херсонскую области | 8 480 |
Если сотрудник направлен в командировку по России на 1 день, то суточные ему не выплачиваются.
Нюансы по суточным для загранкомандировок
💡 Количество дней, за которое уплачиваются суточные по норме зарубеж, определяется по датам пересечения государственной границы РФ. Последние содержатся в загранпаспорте, в отметках пограничных служб.
💡 Если поездка запланирована в страны СНГ, когда проставление отметок в паспорте не предусмотрено, даты пересечения границы подтверждаются проездными документами.
💡 Если выезд за границу и возвращение в РФ произошли в один день, то суточные выплачиваются в размере ½ от норматива. При однодневной командировке по РФ суточные не выплачиваются.
Оформление авансового отчета командированным
Согласно п. 23 Положения командированный сотрудник в 3-х-дневный срок после возвращения из служебной поездки готовит и предоставляет работодателю авансовый отчет. В эти же сроки гражданин производит расчет с нанимателем по полученному ранее денежному авансу.
Законом не предусмотрен обязательный бланк авансового отчета. Предприятие вправе использовать типовую форму АО-1 или собственный образец.
Судебные споры по командировкам работников
Представители ФНС чаще всего выявляют такие ошибки при проверке командировочных, как:
- неверный расчет среднего заработка;
- неуплата НДФЛ и страховых взносов с суточных выше лимита;
- возмещение тех расходов, которые возмещаться не должны;
- неполучение авансового отчета с работника и т.д.
Например, причиной ошибки может быть неверно определенный состав расходов на проживание. Если в стоимость гостиницы не включено питание, то траты на него командированному не возмещаются. Это личные расходы гражданина, которые компенсируют суточные. Это же правило также распространяется на услуги бани, SPA, напитков в мини-баре и т.д.
Споры часто вызывает понятие командировки удаленного сотрудника. Поездка работника на удаленке считается командировкой, если в трудовом договоре указан населенный пункт ведения работы, отличный от пункта, где находится офис нанимателя. Например, обозначено, что удаленщик находится в Нижнем Новгороде, а его отправляют в офис в Москве.
Споры могут быть связаны с определением времени командировки. Исходя из него производится расчет командировочных расходов. Например, считается ли время, проведенное в пути, сверхурочной работой, если специалист возвращается в свой город поздно вечером? Суды придерживаются позиции, что в ходе служебной поездки сотруднику уплачивается средний заработок, фактически отработанное время не принимается в расчет. Даже если на путь уходит более 8-ми часов, за превышение доплата не полагается.
Спорная ситуация – оплачивать ли работнику день отъезда, который пришелся на выходной. Эта дата отбытия должна быть удостоверена приказом, изданным руководителем, и билетами на транспорт. Если документальные подтверждения имеются, то указанный день оплачивается в двойном размере исходя из размера вознаграждения, установленного для специалиста.
Часто задаваемые вопросы
- Какие могут быть основания для отправки в командировку?
Законодательно предусмотрено только одно основание для служебной поездки – распоряжение руководителя. Другие варианты не принимаются.
- Что делать, если работник не сдал авансовый отчет?
Согласно разъяснениям Минфина в ситуации, когда специалист не предоставил нанимателю авансовый расчет, выплаченные ему средства не могут рассматриваться как возмещение командировочных расходов. Эта сумма подлежит обложению НДФЛ.
Дополнительно Минфин разъясняет, что в описанной ситуации компания вправе потребовать у командированного возврата денежных средств.
- Что делать, если командированный потерял подтверждающие документы по служебной поездке?
Если работник не предоставил документацию, подтверждающую расходы на проживание, организация все равно имеет право возместить их. В действующем законодательстве отсутствуют правила, сколько нужно выплатить командированному при отсутствии чеков, квитанций и договоров. Компания устанавливает нормативы самостоятельно, закрепляя в ЛНА. Например, можно ориентироваться на среднюю стоимость номера стандарт в том населенном пункте, куда направляли специалиста.
Если сотрудник потерял документы на проезд и транспортная компания не предоставляет дубликаты, то предприятие само определяет, в каком размере возместить данные расходы. Нормативы можно прописать в ЛНА.
- Можно ли учесть командировочные расходы без подтверждающих документов при расчете налога на прибыль?
Нет, при расчете налогооблагаемой базы учитываются только затраты, которые подтверждены документально. Это правило вытекает из положений подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ.
- Обязан ли сотрудник приходить в офис в день отбытия и прибытия из командировки?
В действующем законодательстве отсутствуют нормативы по данному вопросу. Решение о выходе или невыходе принимается по согласованию с нанимателем.
Если служебная поездка попала на выходной или праздник, работник вправе получить другой день для отдыха. Выбор дня согласуется с работодателем.