Как оформить командировку: правила и образцы документов
Смотреть Содержание
Командировки — это привычная практика многих работодателей. Так как не всегда сотрудник может решить вопросы на рабочем месте. Рассказываем, как оформить командировку.
Что такое командировка
Командировка — это служебная поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения рабочих обязанностей вне постоянного места работы (ст. 166 ТК РФ). Главная цель командировки — выполнение задач, связанных с производственной необходимостью, обучением, переговорами, участием в конференциях или проверкой филиалов компании.
Во время командировки за работником сохраняются:
- Средний заработок за все дни, включая дорогу и выходные, если они приходятся на период поездки;
- Компенсация расходов, связанных с проживанием, проездом, суточными и иными затратами, подтверждёнными документами;
- Гарантии по возвращении к основному месту работы.
Важно отличать командировку от перевода или разъездного характера работы. Если поездки происходят регулярно и являются частью должностных обязанностей, то они не считаются командировками и оформляются по другим правилам.
Командировка и разъездной характер работы: различия
| Критерий | Командировка | Разъездной характер работы |
|---|---|---|
| Определение | Временная служебная поездка по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей вне места постоянной работы | Постоянная или регулярная работа, выполняемая вне офиса или основного рабочего места, с частыми поездками по служебным делам |
| Нормативная база | Ст. 166–168 Трудового кодекса РФ | Ст. 168.1 Трудового кодекса РФ |
| Документальное оформление | Требуется приказ (распоряжение) о направлении в командировку, служебное задание, авансовый отчёт и командировочное удостоверение (при необходимости) | Разъездной характер фиксируется в трудовом договоре или должностной инструкции; отдельный приказ на каждую поездку не издаётся |
| Срок пребывания | Временный (на определённый период, обычно до 40 дней) | Постоянный или систематический, в зависимости от специфики должности |
| Место работы | Основное место работы остаётся прежним; поездка — исключение из обычного режима | Место работы — переменное, связано с разъездами (например, водитель, торговый представитель, экспедитор) |
| Оплата расходов | Работнику возмещаются расходы на проезд, проживание, суточные и иные подтверждённые затраты | Работодатель компенсирует дополнительные расходы, связанные с поездками, в порядке, установленном локальными актами |
| Суточные | Выплачиваются обязательно (в установленных размерах) | Обычно выплачиваются компенсации, но не в форме суточных |
| Отражение в трудовых документах | Каждая командировка оформляется и учитывается отдельно | Разъездной характер работы фиксируется один раз — при приёме на работу или внесении изменений в договор |
| Согласие работника | В ряде случаев (например, при семейных обстоятельствах) требуется письменное согласие | Согласие предполагается заранее, так как условие о разъездах включено в трудовой договор |
| Влияние на отпуск и стаж | Период командировки включается в рабочий стаж и не влияет на отпуск | Вся работа также включается в стаж, как обычное выполнение обязанностей |
Кого можно направить в командировку
Направить в командировку можно не каждого сотрудника — трудовое законодательство устанавливает ряд ограничений и исключений.
✅ Кого можно отправить в служебную поездку
В командировку направляются сотрудники, с которыми заключён трудовой договор и чьи должностные обязанности предполагают возможность служебных поездок. Обычно это:
- специалисты, менеджеры и руководители, выполняющие задачи в других регионах или на объектах компании;
- инженеры, наладчики, консультанты, аудиторы, представители по продажам;
- другие работники, чья работа требует личного участия вне постоянного рабочего места.
Решение о направлении принимается работодателем и оформляется приказом (распоряжением) с указанием срока, места и цели поездки.
⛔️ Кого нельзя направлять в командировки
Согласно ТК РФ и другим нормативным актам, есть категории работников, которых запрещено или ограничено направлять в командировки:
- Беременные женщины — командировки полностью запрещены.
- Несовершеннолетние работники (до 18 лет) — также не могут быть направлены в служебные поездки.
- Работники с детьми-инвалидами или ухаживающие за больными членами семьи — направляются только с письменного согласия.
- Женщины, имеющие детей до 3 лет, и одинокие родители с детьми до 5 лет — допускаются к командировкам исключительно при их согласии и при отсутствии медицинских противопоказаний.
- Работники, обучающиеся без отрыва от производства, — направляются с учётом учебного графика.
- Инвалиды — только при согласии работника и при условии, что поездка не противоречит медицинским рекомендациям.
Отказ от командировки по уважительным причинам не может рассматриваться как дисциплинарное нарушение. Работодатель обязан учитывать семейное положение, состояние здоровья и другие обстоятельства сотрудника, подтверждённые документально.
Как оформить командировку сотрудника
Чтобы отправить специалиста в командировку, компании надо издать письменное распоряжение – приказ (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Для оформления приказа о командировке фирма может применять унифицированный бланк Т-9 (если в поездку отправляют одного работника), Т-9а (если нескольких) или самостоятельно разработанную форму.
В приказе отразите следующие сведения:
- наименование работодателя;
- ФИО сотрудника;
- его должность;
- место поездки;
- ее временной диапазон;
- цели сотрудника.
Если для проезда к месту назначения будет использоваться служебное авто, транспорт самого сотрудника или иных лиц (на основании доверенности), этот момент необходимо отразить в приказе.
Готовый приказ подписывает руководитель организации или иное лицо, которое имеет полномочия отправлять персонал в командировки. С документом нужно ознакомить сотрудника под подпись, в противном случае его нельзя будет привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение распоряжения.
Дополнительно нужна документация, предусмотренная локальными нормативными актами (сокращенно – ЛНА) предприятия. Например, к такой может относиться служебная записка, составленная начальником направленного в поездку сотрудника, где будут перечислены поставленные перед гражданином задачи.
Дополнительно ЛНА может предусматриваться оформление следующих документов:
- служебного задания;
- командировочного удостоверения;
- отчета о выполненном поручении и другие.
Если необходимость составления таких документов прописана в ЛНА, то компании надо определить ее формы и правила подготовки в учетной политике.
Авансовый отчет: как составить
Авансовый отчет — это второй документ, который обязателен по командировкам. Его надо слать работодателю в течение 3 рабочих дней. Компании могут использовать утвержденную форму (АО-1) или разработать ее самостоятельно.
В документ включается следуюая информация:
- название фирмы-нанимателя;
- ФИО сотрудника;
- должность, табельный №, структурное подразделения;
- сумма полученного аванса;
- его назначения;
- сумма израсходованных средств;
- остаток / перерасход средств.
Составленный документ предоставляется в бухгалтерию, после ее проверки удостоверяется руководителем командированного.
К авансовому отчету должна быть приложена документация, удостоверяющая понесенные расходы. Это документальное подтверждение расходов за проезд и проживание, за покупку постельных принадлежностей в поездах и прочее.
Как отразить командировку в табеле
Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ наниматель обязан вести учет рабочего времени каждого сотрудника. Это правило касается и командированных специалистов. Данные вносятся на основании приказов об их направлении в служебную поездку. Кадровик по своему усмотрению отмечает дни командировки любым из двух способов:
- буквенным – «К»;
- цифровым – «06».
Длительность отработанного времени не указывается.
Если совместитель направлен в командировку по второму месту работы, то первый наниматель по согласованию со специалистом вправе предоставить тому отпуск без сохранения зарплаты на весь период поездки. В этом случае в табеле ставится буквенный код «ДО» или цифровой «16».
FAQ
- Нужно ли оформлять командировочное удостоверение?
Нет, с 2015 года оформление командировочных удостоверений не является обязательным, если иное не установлено внутренними документами организации.
- Как отчитываться после командировки?
Работник обязан представить авансовый отчет с подтверждающими документами (билеты, чеки, квитанции) не позднее трёх рабочих дней после возвращения из командировки.
- Может ли работодатель отправить работника в командировку без приказа?
Нет, нельзя. Командировка оформляется только на основании приказа (распоряжения) работодателя. Без приказа поездка не считается официальной командировкой, а расходы работника не могут быть признаны командировочными.
Приказ является основным документом, подтверждающим факт направления сотрудника в командировку и основанием для:
👉 начисления суточных и возмещения расходов;
👉 сохранения среднего заработка;
👉 оформления авансового отчёта по возвращении.
Отсутствие приказа может привести к спорам с налоговыми органами и трудовой инспекцией, поскольку поездка не будет иметь правового статуса служебной командировки.
- Какие обязательные документы для оформления командировки?
Для правильного оформления командировки работодатель должен подготовить и оформить ряд обязательных документов. Ключевые из них:
📜 Приказ о направлении в командировку — основной документ, подтверждающий факт служебной поездки. В нём указываются Ф.И.О. сотрудника, место и срок командировки, цель поездки.
📜 Авансовый отчёт — оформляется сотрудником по возвращении для подтверждения расходов (проезд, проживание, иные затраты).
📜 Документы, подтверждающие расходы — билеты, чеки за проживание, квитанции, проездные документы и т. п.
Остальные — если прописаны во внутренних документах работодателя.
- Может ли командировка быть однодневной?
Да, командировка может быть однодневной, если сотрудник направляется выполнять служебное задание в другой населённый пункт и возвращается в тот же день. Закон не устанавливает минимальной продолжительности командировки — главное, чтобы были соблюдены условия: поездка оформлена приказом работодателя и связана с выполнением трудовых обязанностей вне места постоянной работы.