Как ввести в эксплуатацию основное средство: документы, проводки
Смотреть Содержание
- Что считается датой ввода в эксплуатацию
- Пакет документов для ввода ОС в эксплуатацию
- Акт о приеме-передаче ОС
- Приказ о вводе в эксплуатацию и установлении СПИ
- Инвентарная карточка учета ОС
- Бухгалтерские проводки при вводе ОС в эксплуатацию
- Судебная практика: пропуск срока ввода в эксплуатацию ОС
- Типичные ошибки при вводе ОС в эксплуатацию и их последствия
Ввод в эксплуатацию основного средства (ОС) – это основной момент, с которого начинается «жизнь» объекта в налоговом и бухгалтерском учете организации. Когда ОС введено, субъект бизнеса включает амортизационные отчисления в расходы, а это прямо влияет на финансовый результат.
Ошибки на этом этапе могут привести к спорам с налоговой, доначислению налогов и штрафам. Разберемся, какие документы оформить, какие проводки сделать при вводе ОС в эксплуатацию.
💾 Образец приказа о вводе в эксплуатацию объекта ОС
Что считается датой ввода в эксплуатацию
Прежде чем переходить к документальному оформлению ОС, объясним, что такое дата ввода в эксплуатацию, т.к. ни НК РФ, ни ФСБУ 6/2020 такого определения не содержит.
- Ввод в эксплуатацию – это документально оформленные действия, подтверждающие готовность имущества к использованию по назначению.
- Дата ввода в эксплуатацию – это день, когда основное средство установлено, смонтировано, настроено и его можно использовать в работе.
Напомним, что согласно п. 33 ФСБУ 6/2020 амортизация в бухучете начинает начисляться с даты его признания в бухучете или со следующего месяца после признания.
ООО «Закон.рф» приобрело дорогую копировальную машину за 400 000 руб. (без НДС) 21.11.2025 г. Его установкой и настройкой занимается специализированная организация, она приедет в компанию только 25.11.2025 г., за услуги она возьмет 50 000 руб. (без НДС). Специалисты настроили копировальную машину, проверили ее работоспособность. К 10 утра 25 ноября она находилась в рабочем состоянии. То есть, дата ввода в эксплуатацию для ООО «Закон.рф» - это 25 ноября. С какой даты начислять амортизацию, решение принимается самостоятельно (с ноября или с декабря).
В налоговом учете дата ввода такая же, 25 ноября. Но по правилам п. 4 ст. 259 НК РФ организация не может начать отражение амортизации в ноябре. Амортизационные отчисления включаются в состав расходов только с декабря.
Если дату готовности к эксплуатации определить сложно, то ориентируйтесь на дату начала фактического использования, например, первая поездка на автомобиле, первый запуск станка. На эту дату оформите акт ввода в эксплуатацию и остальные документы.
Пакет документов для ввода ОС в эксплуатацию
Процесс ввода в эксплуатацию ОС сопровождается комплектом документов и приказов:
- Акт о приеме-передаче ОС.
- Приказ о вводе в эксплуатацию и установлении СПИ.
- Инвентарная карточка учета ОС.
Акт о приеме-передаче ОС
Это основной документ, которым оформляет ввод в эксплуатацию ОС. Организация может выбрать:
- унифицированные бланки ОС-1, ОС-1а, ОС-1б (Постановление Госкомстата от 21.01.2003 № 7);
- самостоятельно разработанную форму акта о приеме-передачи объекта ОС.
Унифицированные формы удобны, т.к. в них есть все необходимые реквизиты первичного учетного документа, требуемые Федеральным законом от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухучете.
Если принято решение утвердить собственную форму акта, то обязательно наличие обязательных реквизитов по ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Плюс своего разработанного бланка в том, что в него можно ввести дополнительные графы, которые отсутствуют в унифицированных бланках, например:
- дата ввода в эксплуатацию;
- первоначальная стоимость;
- СПИ;
- способ начисления амортизации;
- ликвидационная стоимость и пр.
Унифицированный или собственный бланк для ввода в эксплуатацию объекта основных средств утверждается руководителем в учетной политике.
Срок полезного использования (СПИ) — это период времени, в течение которого объекты основных средств или нематериальных активов используются в хозяйственной деятельности и приносят экономическую выгоду компании. Проще говоря, это время, которое актив будет служить компании, прежде чем станет устаревшим, изношенным или неэффективным.
Подробнее >>>
Метод амортизации - это установленный порядок равномерного или неравномерного распределения первоначальной стоимости основного средства на себестоимость производимой продукции в течение срока его полезного использования.
Про методы начисления амортизации рассказали подробнее в другой статье.
На акте о приеме ставят подписи члены комиссии, уполномоченные на приемку объекта. Заключение комиссии о готовности объекта к эксплуатации достаточно указать непосредственно в акте.
Обратите внимание, что акт приема-передачи объекта обычно составляет поставщик в комплекте сопроводительных документов. Инспекция при проверке обязательно запросит следующее:
- как куплено ОС (договор купли-продажи, УПД, платежные поручения, акты приема-передачи и прочие документы);
- как и когда ОС ввели в эксплуатацию.
Аналогичную документацию запросят аудиторы.
Не храните первичную документацию по покупке ОС в общей папке с основной первичкой.
Почему? Отвечаем: срок хранения обычных УПД, счет-фактур ниже, чем срок хранения документов по ОС. Например, вы через 8 лет хранения приняли решение уничтожить первичку за ненадобностью (всю), а среди этих документов были УПД на приобретение станка, который используется 10 лет. Поэтому все, что связано с покупкой ОС, храните вместе с ОС-1, ОС-6 и прочими документами.
Приказ о вводе в эксплуатацию и установлении СПИ
Унифицированной формы этого приказа нет, он составляется в произвольной форме. И приказ составляйте обязательно, его просят при проверках аудиторы и он является одним из доказательств ввода основного средства в эксплуатацию и содержит всю основную информацию об основном средстве.
Что указывать в приказе о вводе в эксплуатацию основного средства:
- С какой даты вводится ОС в эксплуатацию.
- Наименование объекта, инвентарный номер, место эксплуатации, материально-ответственное лицо, первоначальная стоимость ОС.
- Срок полезного использования, ликвидационная стоимость (если есть), способ начисления амортизации, с какой даты начинает начисляться амортизация, амортизационная группа, применение повышающего коэффициента, амортизационной премии и прочие параметры для бухучета и налогового учета.
Для бухгалтера самая сложная часть ввода в эксплуатацию – это определение срока полезного использования, а после амортизационной группы. Не надо оставаться с этой проблемой один на один.
Например:
Копировальная машина FR-200.
Инвентарный номер — 123-ЗРФ.
Место эксплуатации — отдел продаж.
Материально-ответственное лицо — руководитель отдела продаж И.И. Иванов.
Первоначальная стоимость ОС — 1 200 000 рублей.
Есть начальник производства, технические специалисты, начальник отдела системного администрирования и прочие руководители, которые в этом разбираются. Спросите у них про реальный срок полезного использования с учетом специфики вашей работы (например, при круглосуточной работе). Они посмотрят руководство по эксплуатации, аналогичные машины и оборудование в интернете, позвонят поставщику. По полученной информации вы решите, сколько объект действительно будет приносить пользу компании. Если «не попадете» в срок, то в бухучете можете его пересмотреть по правилам ФСБУ 6/2020.
На практике, бухгалтеры часто устанавливают одинаковый срок полезного использования в налоговом и бухгалтерском учете.
Образец приказа о вводе в эксплуатацию объекта ОС
💾 Скачать образец приказа о вводе в эксплуатацию объекта ОС
Инвентарная карточка учета ОС
На каждое основное средство заводится инвентарная карточка. Например, используйте унифицированные формы ОС-6, ОС-6а.
В карточку вносятся все основные сведения об объекте:
- полное наименование;
- инвентарный номер;
- дата принятия к учету;
- первоначальная стоимость;
- срок полезного использования;
- метод начисления амортизации;
- сведения о движении объекта (перемещение, модернизация, выбытие).
Бухгалтерские проводки при вводе ОС в эксплуатацию
В бухгалтерском учете стоимость ОС сначала формируется на сч. 08, а после того, как объект готов к использованию, ее переносят на сч. 01.
Например, какие первоначальные проводки ООО «Закон.рф» сделает при покупке копировальной машины:
| Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Описание проводки |
|---|---|---|---|
| 08 | 60 | 400 000 | Компания купила копировальную машину у поставщика ООО «Принтер.про» |
| 08 | 60 | 50 000 | Компания отразила услуги ООО «Подключаю.принтер» по доведению объекта до состояния годного к использованию |
То есть, на сч. 08 у организации сформировалась первоначальная стоимость объекта в размере 450 000 руб.
25.11.2025 (по условиям нашего примере), бухгалтер вводит основное средство в эксплуатацию и принимает его к учету.
Проводки:
| Дебет | Кредит | Сумма | Описание |
|---|---|---|---|
| 01 | 08 | 450 000 | Введенное в эксплуатацию основное средство принято к учету |
При принятии к учету, компания задает основные параметры для начисления амортизации. Например, копировальной машине установили СПИ 50 месяцев и нулевую ликвидационную стоимость. Первое амортизационное отчисление пройдет в декабре 2025 г. Проводки:
| Дебет | Кредит | Сумма | Описание |
|---|---|---|---|
| 20 (26, 44 …) – по выбору компании | 02 | 9 000 ((450 000 – ликвидационная стоимость 0) / 50 мес. СПИ) | Начислена ежемесячная амортизация |
Переведите объект со сч. 08 на сч. 01 в том же месяце, когда он готов к эксплуатации.
Судебная практика: пропуск срока ввода в эксплуатацию ОС
Есть показательное судебное решение - Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 15.01.2020 №№ Ф07-16445/2019, А56-25258/2019. Налоговая предъявила претензию к ООО из-за того, что организация приняла объект ОС на 5 месяцев позже. Налоговая посчитала, что объект использовался фактически с начала года и доначислила налог за 5 месяцев.
Суд полностью поддержал налоговый орган (для целей налогообложения решающее значение имеет не дата оформления внутренних документов компании (акта ОС-1, приказа), а экономическая сущность и фактическая готовность объекта к эксплуатации).
Сделаем итог на примере покупки копировальной машины: если она куплена, установлена и настроена 25 ноября, и с этой даты она готова к печати, то именно 25 ноября является корректной датой для ввода в эксплуатацию. Перенос этой даты на более поздний срок без веских оснований (например, ожидание запчастей для устранения неисправности) создает описанные выше налоговые риски в примере судебной практики.
Подтвердить, что объект не готов к использованию, помогут акты сторонних организаций на монтаж, накладные на приобретение комплектующих, договоры подряда и т.д.
Типичные ошибки при вводе ОС в эксплуатацию и их последствия
| Ошибка | Описание |
|---|---|
| Нет акта ввода в эксплуатацию | Самая распространенная и рискованная. Приводит к исключению амортизационных отчислений из состава расходов по налогу на прибыль. |
| Несоответствие даты ввода в эксплуатацию в акте и даты начала начисления амортизации | Амортизация в налоговом учете начисляется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода в эксплуатацию. Расхождение в датах вызовет вопросы у проверяющих. |
| Задержка с переводом объекта со сч. 08 на сч. 01 | Создает риски по налогу на имущество, так как база по нему формируется из остаточной стоимости объектов, учтенных на сч. 01 (кроме тех, что облагаются налогом по кадастровой стоимости). |
Таким образом, своевременное оформление ввода основного средства в эксплуатацию – это важно, чтобы не было претензий от налоговой и возможных судебных издержек. Использование утвержденных документов, корректное определение даты и верное отражение операций в бухгалтерском учете позволят компании законно учитывать амортизацию в расходах, минимизировать налоговые риски и избежать споров с контролирующими органами. Все документы и порядок их оформления закрепляется в учетной политике организации для целей бухгалтерского и налогового учета.