Как вернуть излишне удержанный НДФЛ сотруднику: чек-лист для бухгалтера

Смотреть Содержание

• Что такое излишне удержанный НДФЛ и зачем его возвращать
• Причины ошибок при расчете НДФЛ
• Алгоритм возврата излишне удержанного НДФЛ
• Ошибки при возврате НДФЛ и советы по их предотвращению

Разберём пошаговый алгоритм действий бухгалтера, основанный на нормах Налогового кодекса и разъяснениях Минфина. Вы узнаете, как рассчитать сумму к возврату, оформить документы, перечислить деньги сотруднику и отразить операцию в 6-НДФЛ.

Что такое излишне удержанный НДФЛ и зачем его возвращать

Излишне удержанный НДФЛ — это сумма налога на доходы физлиц, которая была удержана налоговым агентом в большем размере, чем это предусмотрено законодательством. Возврат этих средств — право налогоплательщика, поскольку это, по сути, его деньги, незаконно или ошибочно перечисленные в бюджет (ст. 231 НК РФ). В противном случае работодателю начислят пени.

Срок возврата налога составляет 3 года со дня уплаты (ст. 11.3 НК РФ).

Причины ошибок при расчете НДФЛ

Основные причины ошибок при расчете НДФЛ:

1. Задержка документов на детские вычеты. Сегодня заявление не требуется, но если бумаги приносят не с начала года, НДФЛ удерживается без льготы, и нужно сделать перерасчёт.
2. Изменение статуса сотрудника с нерезидента на резидента, получение гражданства (письма Минфина от 26.09.2017 № 03-04-06/62127, от 03.10.2013 № 03-04-05/41061 и ФНС от 16.09.2013 № БС-2-11/615).
3. Переплата из-за пересчетов. Иногда доходы сотрудников корректируют задним числом — например, при сторнировании начислений. Налоговая база уменьшается, и с сотрудника удерживают больше налога, чем нужно.
4. Удержание НДФЛ с выплат, не подлежащих налогообложению. Например, с пособий по уходу за ребёнком или с единовременной материальной помощи.
5. Представление работодателю уведомления из налоговой о праве на имущественный или социальный вычет, но бухгалтерия неверно рассчитала сумму дохода, не облагаемую налогом, с даты, указанной в уведомлении.

Алгоритм возврата излишне удержанного НДФЛ

Разберёмся, как вернуть переплаченный налог в соответствии со статьей 231 НК РФ.

Шаг 1. Рассчитайте точную сумму к возврату сотруднику

Определите, какая сумма была удержана и перечислена в бюджет и сопоставьте её с суммой налога, которая должна была быть уплачена по закону с учётом всех полагающихся льгот и вычетов. Разница между и составит излишне удержанную сумму, которую нужно вернуть. Важно проводить расчёт на основании подтверждённых данных.

Шаг 2. Сообщите сотруднику о переплате

Это надо сделать в течении 10 дней с даты обнаружения ошибки (ст. 6.1, ст. 231 НК РФ). Составьте уведомление в письменной свободной форме на бланке организации. Нужно указать:

• ФИО сотрудника и его должность;
• сумму излишне удержанного НДФЛ;
• причину удержания лишнего налога;
• период, в котором допущена ошибка.

Шаг 3. Попросите сотрудника написать заявление о возврате излишне удержанного налога

Он может сделать это в течение 3 лет (ст. 231 НК РФ, письмо Минфина от 19.10.2012 № 03-04-05/10-1206). При этом обратиться за возвратом можно и после того, как завершатся трудовые или гражданско-правовые отношения между физлицом и организацией, например, после увольнения (письма Минфина от 01.03.2017 № 03-04-05/11548 и от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430).

В заявлении должны быть указаны реквизиты счета, на который нужно перечислить деньги. Можно подавать заявление на бумажном носителе или в электронной форме (письмо Минфина от 08.07.2019 № 03-04-06/51172).

Шаг 4. Определите, как будете проводить возврат НДФЛ

Можно действовать одним из способов:

Шаг 5. Переведите деньги сотруднику на счёт, который он указал в заявлении

Важно уложиться в 3-месячный срок с даты подачи заявления. Если опоздать, придется выплатить сотруднику проценты за каждый день задержки. Их начисляют по ставкам рефинансирования, которые действовали в дни нарушения срока возврата (ст. 231 НК РФ). Плюс с этих процентов тоже придётся начислять НДФЛ (письмо Минфина от 22.08.2013 № 03-04-05/34450).

Вернуть деньги можно только самому налогоплательщику. Но если суд вынесет решение о возврате переплаты наследникам, налоговая его исполнит (письмо ФНС от 17.01.2018 № ГД-4-8/678).

Шаг 6. Отразите возврат в бухучете

Сделайте проводку по излишне удержанному налогу, который нужно вернуть:

Возврат сотруднику налога отразите проводкой:

Если организация обращалась за возвратом в налоговую, эту сумму не нужно включать в доходы.

Шаг 7. Отразите возврат переплаты в расчете 6-НДФЛ

Возврат отражают в том периоде, в котором деньги вернули работнику или зачли в счёт текущего НДФЛ (Порядок заполнения 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, письмо ФНС от 14.11.2016 № БС-4-11/21536@).

Заполните раздел 1:

• Строки 020-024: укажите сумму НДФЛ, исчисленную и удержанную с доходов за период.
• Строки 030-034: отразите сумму, которую вернули сотрудникам в отчетном периоде. На эти суммы не нужно уменьшать суммы в строках 020-024 (п. 25 Порядка заполнения 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

Заполните раздел 2:

• Строка 160: включите всю сумму налога, которую удержали с выплат в конкретном квартале. Важно: на сумму возврата этот показатель не корректируется.
• Строка 180: отразите сумму излишне удержанного налога, которую вы еще не вернули.
• Строка 190: укажите общую сумму возвращенных денег сотрудникам за весь отчетный период.
• Строки 191-196: детализируйте сумму из строки 190, разбивая ее по месяцам квартала.

Шаг 8. Укажите сумму налога, которая подлежит перечислению в бюджет, в уведомлениях об исчисленных суммах НДФЛ

Сумма налога, которую нужно перечислить в бюджет, уменьшается (п. 7.4 Порядка заполнения уведомления об исчисленных суммах налогов, сборов, страховых взносов, утв. Приказом ФНС от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@). Для определения правильной суммы к уплате из общей суммы налога, вычтите сумму, которую вернули работникам.

Все цифры нужно взять из расчёта 6-НДФЛ. Вычтите суммы из строки 020 сумму из строки 030, и получаете сумму обязательства перед бюджетом. Эту разницу и нужно указать в уведомлении.

Ошибки при возврате НДФЛ и советы по их предотвращению

Рассмотрим частые ошибки при возврате НДФЛ и способы их избежать: