Должны ли компании и ИП на УСН «Доходы» вести учет расходов
Смотреть Содержание
Выбор объекта налогообложения «Доходы» на УСН не отменяет обязанности оформлять хозяйственные операции. Разбираемся, в каких случаях инспекция вправе требовать расходные документы и какие последствия грозят за их отсутствие.
Отражают ли компании на УСН «Доходы» расходы в КУДиР
Форма книги учета доходов и расходов, а также порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС от 7 ноября 2023 г. № ЕА-7-3/816@. Форма книги одна для плательщиков на УСН «Доходы» и на УСН «Доходы минус расходы». Упрощенцы на доходах обязаны вести КУДиР, но заполнение графы о расходах для них носит ограниченный характер.
В п. 11 порядка заполнения сказано следующее:
Все остальные хозяйственные расходы — на закупку товаров, оплату аренды, услуг подрядчиков и пр. — в КУДиР упрощенцы на доходах не отражают. В этом заключается ключевая особенность спецрежима.
Многие организации, применяющие УСН 6%, ошибочно полагают, что могут полностью игнорировать учет и документирование затрат. Действительно, для целей исчисления единого налога, расходы не уменьшают налоговую базу (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Налог рассчитывается только с полученных доходов и уменьшается лишь на вычеты, указанные в п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ (страховые взносы за работников, больничные за счет работодателя и пр.).
Но это не означает, что первичку на расходы можно не хранить. Разберемся с причинами.
Почему документы на расходы на УСН «Доходы» необходимы
Формальная свобода от заполнения графы в КУДиР не отменяет обязанности оформлять и хранить первичные документы. Налоговые органы в ходе проверок запрашивают первичку, и на это у них есть законные основания.
Обратите внимание, что согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ организации обязаны вести бухгалтерский учет (для некоторых предусмотрены упрощенные способы ведения). Факты хозяйственной жизни, в т.ч. и расходы, оформляются первичными учетными документами.
Также компании на УСН «Доходы» обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Среди обязательных кассовых документов присутствует расходный кассовый ордер.
Подробнее об РКО: правила и образец заполнения >>>
В каких случаях налоговая вправе запросить документы на расходы
Инспекция может законно потребовать документы по затратам компании в следующих ситуациях.
| Ситуация для запроса документов на расходы | Цель проверки и обоснование | Какие документы могут запросить |
|---|---|---|
| Налоговая проверка | Проверка реальности деятельности, обоснованности доходов, отсутствия схем дробления бизнеса или сокрытия выручки | Договоры, счета-фактуры, акты, накладные, платежные поручения по ключевым операциям. |
| Камеральная проверка с выявленными противоречиями | Если данные декларации не соответствуют информации от контрагентов или другим данным ИФНС (ст. 88 НК РФ). | Документы, относящиеся к конкретному несоответствию (например, накладные на товар, если есть подозрения в занижении выручки). |
| Встречная проверка с контрагентом | Проверка цепочки сделок и подтверждение доходов, расходов другого налогоплательщика. Особенно актуально в 2026 году, т.к. встречные проверки часто проводят у плательщиков НДС. А упрощенец на доходах также признается плательщиком НДС, если его доходы за 2025 г. превысили 20 млн рублей. | Документы по сделкам с этим контрагентом (договоры, акты, счета-фактуры, УПД, платежки и пр.) |
| Проверка права на применение УСН | Подтверждение соблюдения лимитов (остаточной стоимости основных средств, численности работников и пр.). | Документы на ОС (для расчета остаточной стоимости), трудовые договоры, договоры ГПХ. |
| Проверка правильности исчисления других налогов | Проверка корректности расчета НДФЛ (например, с подотчетных сумм) или выполнения обязанностей налогового агента. | Авансовые отчеты, документы на командировки, договоры с физлицами. |
Практические риски отсутствия документов
Отсутствие правильно оформленных документов на расходы создает значительные риски даже для «доходных» упрощенцев:
Камеральная проверка: что это такое, сроки проведения и процедура >>>
Встречная налоговая проверка: что это такое и как проводится >>>
- Доначисления при утрате права на УСН. Если инспекция докажет, что вы превысили лимиты (например, по стоимости ОС) и неправомерно применяли УСН, будет произведен перерасчет налогов.
- Проблемы с подтверждением происхождения товаров. При проверке инспекция может заподозрить получение необоснованной налоговой выгоды. Отсутствие документов, подтверждающих закупку товара у поставщика, может привести к доначислению налога со всей выручки от его продажи.
- Штрафы за непредставление документов. За отказ или невозможность предоставить запрошенные в рамках проверки документы грозит штраф по ст. 126 НК РФ (200 рублей за каждый непредставленный документ).
Таким образом, ответ на вопрос: должны ли вести учет расходов упрощенцы на доходах неоднозначен:
- для целей расчета УСН-налога – не должны, т.к. учитывать расходы в налоговой базе при исчислении налога не нужно (кроме некоторых единичных исключений);
- для целей соблюдения законодательства, успешного прохождения встречных проверок, минимизации рисков – учет нужен. Оформление и хранение первичных документов на все хозяйственные операции обязательно для организаций и настоятельно рекомендуется для ИП.
Не стоит воспринимать УСН «Доходы» как режим, освобождающий от документарного учета. Организуйте минимальный, но четкий документооборот: заключайте договоры, подписывайте акты, храните чеки и платежные поручения.
Это обезопасит вас в случае проверки и обеспечит доказательную базу во взаимоотношениях с контрагентами. Современные облачные сервисы и банковские приложения позволяют организовать такой учет с минимальными временными затратами.