Суточные: сумма и необлагаемые лимиты в 2026 году
Смотреть Содержание
Суточные — это компенсация дополнительных расходов, связанных со служебными командировками.
В статье рассмотрим, что такое суточные, какие суммы считаются необлагаемыми и какие правила действуют в 2026 году.
Что такое суточные и зачем они нужны
При отправлении сотрудника в командировку, работодатель должен возместить (ст. 167, 168 ТК РФ):
- расходы на проезд;
- расходы на жилье;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Суточные — это сумма, выплачиваемая сотруднику за каждый день нахождения в командировке, включая день выезда, приезда, выходные, праздники и время в пути (Постановление Правительства от 16.04.2025 № 501).
Даже если рейс задержали или отменили и сотрудник вынужден задержаться, суточные начисляются за все дни простоя. Их основная цель — компенсировать дополнительные расходы, которые сотрудник несет, находясь вне места постоянного жительства и работы. Закон не регламентирует, на что конкретно сотрудник должен потратить суточные. Обычно, работники тратят их на питание или мелкие бытовые нужды.
Необлагаемые лимиты суточных: что это значит
Необлагаемые лимиты — это суммы суточных, которые не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (НДФЛ).
Необлагаемый размер суточных (ст. 217 НК РФ):
| Сумма | Условие |
|---|---|
| 700 рублей в день | для российских командировок и разъездного характера работы в пределах РФ |
| 2 500 рублей в день | для заграничных командировок |
| 3 500 рублей в день | для сотрудников с разъездным характером за пределами РФ |
| 8 480 рублей в день | для командировок на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей |
Как рассчитать суточные в загранкомандировке
Суточные при командировке за рубеж начисляются на основании отметки таможенного контроля в загранпаспорте. День выезда сотрудника из России и пересечения границы в другую страну считается днем пребывания за границей, суточные выплачиваются по нормам загранкомандировки. День возвращения сотрудника в Россию — днем пребывания в РФ.
При посещении нескольких стран суточные в день пересечения границы оплачиваются по нормам той страны, куда отправляется сотрудник.
Сотрудник уезжает в командировку на 5 дней с 24 апреля по 28 апреля. Он вылетел из Москвы в Пекин 24 апреля, границу пересек 25 апреля в 02:00. Из Пекина он вылетел 28 апреля и границу с Россией он пересек 28 апреля в 15:00. Работодатель выплачивает суточные в пределах законодательной нормы.
- 24 апреля — оплата суточных по нормам командировки по России;
- 25, 26, 27 апреля — оплата суточных по нормам загранкомандировки;
- 28 апреля — оплата по нормам командировки по России.
За 5 дней командировки сотрудник получит 8 900 руб. ((700 х 2) + (2500 х 3)).
При командировке за границу суточные могут быть начислены в иностранной валюте. Для проверки их соответствия нормам пересчитайте выплаченную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет.
Суточные сверх нормы
Если сумма суточных превышает установленные лимиты, с суммы превышения придется уплатить НДФЛ. В 2026 году суточные, превышающие установленный лимит, облагаются НДФЛ по прогрессивной шкале.
Для сотрудников, чей доход превышает 2,4 млн рублей в год, сверхнормативные суточные будут облагаться по ставкам 15%–22%. Для остальных сумма превышения облагается по ставке 13%.
Сотруднику установили суточные 1 000 руб./день. Поездка по России на 5 дней. НДФЛ — 13%.
- Размер суточных за 5 дней — 5 000 руб. (1000 х 5).
- Размер суточных за 5 дней, необлагаемых НДФЛ — 3 500 руб. (700 х 5).
- Сумма превышения (облагается) — 1 500 руб. (5000 - 3500).
Сумма 3 500 РУБ. — не облагается НДФЛ, а сумма 1 500 руб. облагается НДФЛ по ставке 13%. НДФЛ составит 195 руб.
Страховые взносы с суточных: нужно ли уплачивать
В 2026 году страховые взносы с суточных уплачиваются только если они превышают установленные лимиты. Размер страховых взносов — 30% от величины превышения лимита. Если суточные в пределах норм, установленных законодательством, тогда страховые взносы уплачивать не нужно.
Взносы на травматизм уплачивать не нужно, если они не превышают сумму, установленную в компании по нормативным актам.
Возвращение сотрудника: как отчитаться за суточные
За суточные сотруднику отчитываться не нужно. Списать такие затраты компания может лишь после возвращения работника из поездки. Для этого понадобятся авансовый отчет (с указанием даты утверждения, когда будут зафиксированы списания) и билеты, подтверждающие временной период пребывания сотрудника в командировке.
В течение трех рабочих дней со дня завершения командировки сотрудник должен подготовить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет.
В нем отдельной строкой отражаются суточные, подтверждающие расход документы предоставлять не нужно.
На основе представленных материалов формируется записка-расчет на суточные, где указаны:
- ФИО сотрудника и его табельный номер;
- реквизиты приказа о назначении в командировку;
- временной период командировки;
- действующее законодательство по суточным;
- фактический размер суточных за каждый день пребывания.
Авансовый отчет утверждают главный бухгалтер и руководитель компании.
Как рассчитать налог на прибыль
Суточные включаются в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Исключением являются однодневные командировки внутри страны: законодательство РФ не допускает выплаты суточных за такие поездки, даже если это предусмотрено внутренними правилами компании.
Для однодневных командировок за рубежом суточные выплачиваются в размере 50% от норматива, действующего в организации (п. 17 Постановления Правительства от 16.04.2025 № 501).
При использовании упрощенной системы налогообложения (УСН) с объектом «доходы минус расходы» суммы суточных можно включить в расходы. При этом их размер должен соответствовать нормам, определенным внутренними локальными актами организации (ст. 346.16 НК РФ).
FAQ
- Существует ли обязательный размер суточных?
ТК РФ не устанавливает размер суточных для организаций. Работодатель самостоятельно решает, какую сумму выплачивать и утверждает ее в локальных нормативных актах (например, в Положении о командировках). При этом действуют установленные лимиты, не подлежащие обложению НДФЛ и страховыми взносами:
— 700 руб. в сутки — при командировках по России и при разъездном характере работы в пределах страны;
— 2 500 руб. в сутки — при командировках за границу;
— 3 500 руб. в сутки — при разъездном характере работ за пределами РФ;
— 8 480 рублей в день — при командировках на территориях ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей.
- Как определяется количество дней командировки для расчета суточных?
Суточные выплачиваются за все дни командировки, включая дни отъезда, приезда, выходные, праздничные и дни задержек в пути.
- Может ли организация установить разные размеры суточных для разных категорий сотрудников?
Да, организация имеет право устанавливать дифференцированные ставки суточных. Разный размер суточных может зависеть от:
— Должности сотрудника. Например, руководителям могут быть установлены более высокие суточные.
— Места командирования. Например, даже в пределах России суточные при командировке в одни города могут быть выше, чем в другие.
— Продолжительности командировки.