Образец пояснений по зарплате для налоговой в 2026 году
Смотреть Содержание
Компании и ИП с наемными работниками подают в налоговую отчетность, которая раскрывает уровень заработных плат. ФНС анализирует получаемые данные и сравнивает доходы сотрудников с МРОТ и среднеотраслевыми показателями. Если те оказываются ниже, то у организации запрашивают разъяснения.
Правильно оформленное пояснение по зарплате для налоговой поможет обосновать свою правоту и избежать проблем с ФНС и трудинспекцией.
Когда налоговики просят пояснения по зарплате
Есть 2 критерия, когда ФНС может запросить пояснения у компаний и ИП.
1. Зарплата менее МРОТ
Работодатели не могут платить зарплату сотрудникам менее МРОТ при условии, что работник трудился целый месяц на полной ставке (ч. 3 ст. 133 ТК РФ). Если данное правило не будет соблюдено, работодателя привлекут к административной ответственности.
В 2026 году МРОТ равен 27 093 руб. (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ).
Если компания работает в районе Крайнего Севера или другой местности, где к зарплате применяются районные коэффициенты, то МРОТ увеличивается на этот коэффициент.
2. Зарплата менее среднеотраслевой
Налоговая инспекция анализирует сведения о выплатах, отраженные работодателем в РСВ и 6-НДФЛ. Чтобы рассчитать среднюю зарплату, ФНС делит суммарные выплаты на количество получателей. Полученный показатель сверяется со среднеотраслевой зарплатой и МРОТ. Если будет обнаружено, что они ниже обоих значений, у нанимателя запросят письмо-пояснение по зарплате.
В РСВ для проверки заработной платы используются контрольные соотношения 2.1 и 2.2. Их нарушение – признак занижения базы для расчета страховых взносов. В 6-НДФЛ определяются контрольные соотношения 1.6 и 1.7. Их невыполнение означает, что занижается налоговая база по НДФЛ.
Среднеотраслевой уровень заработной платы, с которым налоговые инспекторы сверяют показатели компании и ИП, зависит от региона РФ. Среднемесячный доход сотрудника в одной отрасли региона рассчитывает Росстат. Эти данные периодически актуализируются и публикуются:
- на сайтах территориальных органов Росстата;
- на порталах региональных УФНС;
- в статистических сборниках и бюллетенях.
Узнать среднеотраслевую заработную плату в конкретном регионе можно в интернет-сервисе ФНС «Прозрачный бизнес».
Если налоговые инспекторы обнаруживают, что заработная плата в компании или ИП ниже средней по отрасли, то просят юридическое лицо пояснить причины такой ситуации. Если ответа не последует или причины не покажутся налоговикам объективными, фирму могут включить в план выездных проверок.
Общие правила составления пояснений по зарплате
Пояснения по зарплате ниже МРОТ составляются в свободной форме. В документе необходимо разъяснить, почему сложившаяся в организации ситуация не является нарушением трудового законодательства.
В шапке документа указывается:
- наименование налогового органа;
- наименование, ИНН, адрес местонахождения работодателя;
- контакты работодателя для связи.
В основной части даются разъяснения. Если в дальнейшем организация планирует повысить заработную плату персоналу, об этом необходимо сообщить налоговикам.
К разъяснениям нужно приложить документацию, подтверждающую доводы, изложенные в основной части. Их список дается в конце письма. Как правило, для оформления используется фирменный бланк организации.
На предоставление запрошенных разъяснений работодателю дается пять рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ). Если запрос пришел в электронном виде по ТКС, то у предприятия будет еще шесть дней с даты отправки на обдумывание ответа. Пояснения в ФНС по заработной плате тоже отправляются по ТКС.
На практике случается, что налоговики проводят ошибочные сравнения, сопоставляя данные по компании со сведениями фирм с другими ОКВЭД. При этом по факту в организации доходы работников соответствуют средним по отрасли и региону. В этом случае нужно письменно сообщить инспекторам, что они ошиблись.
Что указывается в письме-пояснении о зарплате ниже МРОТ
Универсальный образец пояснений по зарплате отсутствует. Документ составляется организацией, чтобы доказать, что законодательство не было нарушено. В тексте должно содержаться разъяснение, почему низкий доход сотрудника является обоснованным. Например, приводятся следующие аргументы:
- гражданин работает в условиях неполного рабочего времени;
- работник часть месяца пребывал на больничном;
- сотрудник брал отгулы или отпуск за свой счет;
- работник принят или уволен в середине месяца.
Согласно абз. 3 ст. 93 ТК РФ средняя заработная плата работника может быть меньше МРОТ, если он трудится в условиях неполной рабочей недели. В этом случае пояснения по низкой зарплате должны содержать причины, по которым гражданин работает в таком графике, и расчет средней суммы выплат наемному специалисту.
Письменные разъяснения должны сопровождаться документальными подтверждениями, например, копиями:
- трудового договора гражданина;
- штатного расписания;
- табеля учета рабочего времени.
Согласно ст. 93 ТК РФ неполное рабочее время может устанавливаться гражданину как при приеме на работу, так и в дальнейшем, как на неограниченный период времени, так и на заранее определенный срок. Основание – согласие сотрудника и нанимателя. Труд оплачивается пропорционально отработанным часам или выполненному объему.
Если работодатель указывает в разъяснениях, что сотрудники работают в режиме неполной недели, представители ФНС вправе прийти в компанию и проверить реальный график занятости персонала.
Согласно ст. 133 ТК РФ, месячный доход сотрудника может быть ниже МРОТ, если тот не отработал за период норму рабочего времени или не выполнил норму труда. Такая ситуация возникает, если гражданин находился на больничном.
Как ответить на требование ФНС по зарплате в этом случае? Нужно указать, что оклад сотрудника превышает МРОТ. Если бы тот не отсутствовал на работе по причине болезни, то получил бы большую сумму. Эти доводы следует подтвердить документально – копией табеля учета рабочего времени.
Что указывается в письме-пояснении о зарплате ниже среднеотраслевой
Если налоговая запрашивает пояснения по зарплате ниже отраслевой, в ответе следует указать, что у всех сотрудников на предприятии оклад превышает МРОТ. Доход персонала оказался меньше среднеотраслевого по объективным причинам. Приводимые далее аргументы и прилагаемая документация зависят от специфики конкретного случая.
Одно из возможных обоснований – сокращение продаж и невыполнение сотрудниками условий для начисления премий. Это возможно, если сумма премирования согласно локальным нормативным актам (кратко – ЛНА) организации пропорциональна величине выручки.
Отсутствие премий обосновывается следующей документацией:
- копиями трудовых договоров работников;
- копиями ЛНА, в которых отражены условия премирования;
- мотивированным отказом фирмы присоединяться к отраслевому соглашению.
Уровень дохода работников может оказаться ниже среднеотраслевого из-за разницы в окладах высококвалифицированных сотрудников и обслуживающего персонала. В ответ налоговикам нужно включить информацию о том, что расхождение связано с привлечением вспомогательных работников, труд которых оценивается дешевле, чем тех, кто имеет опыт и знания в сфере деятельности компании.
К ответу прилагается расчет ФОТ, штатное расписание, копии трудовых контрактов, зарплатные ведомости.
Что будет, если не ответить на запрос налоговой
Если компания или ИП не реагирует на «зарплатный» запрос ФНС или не отвечает на него своевременно, то работодателю грозит штраф в сумме 5 000 рублей (ст. 129.1 НК РФ). Зачастую налоговики направляют нанимателям не требование, а письмо. Если не ответить на него, денежной санкции не будет. Однако следом стоит ожидать требование.
Налоговики вправе вызвать руководителя организации в инспекцию для дачи разъяснений (пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ). Если директор не явится без уважительной причины, к нему могут применить такие меры ответственности, как предупреждение или штраф в сумме от 2 000 до 4 000 рублей (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).