Как оформить выдачу и возврат подотчетных денег документально
Смотреть Содержание
- Кто может быть подотчетным лицом
- Документальное оформление выдачи подотчетных денег
- Способ выдачи подотчетных денежных средств: наличными или на карту
- На сколько выдавать и когда отчитываться за получение подотчетных денежных средств
- Подтверждение расходования подотчетных денег через авансовый отчет
- Как заполнить авансовый отчет
- ПКО на возврат подотчетных денег
- Проводки по выдаче и возврату подотчетных денег
- Налогообложение подотчетных денег
- Заключение
Нужно выдать сотруднику деньги на хозяйственные нужды или командировку? Используйте простой алгоритм: заявление (или приказ) → выдача из кассы или на карту → авансовый отчет с чеками → возврат остатка или возмещение перерасхода.
Про все нюансы оформления подотчетных средств читайте в статье.
💾 Заявление на выдачу денег под отчет
💾 Приказ на выдачу денег подотчет
Кто может быть подотчетным лицом
Подотчетные лица - это сотрудники или иные лица, получившие деньги для оплаты товаров (работ, услуг) в интересах компании.
В 2026 году деньги в подотчет разрешено выдавать не только тем, кто связан с компанией трудовыми отношениями. Кому можно выдать деньги под отчет (п. 6.3 Указаний Банка России от 01.03.2014 №3210-У, Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859):
- Любым работникам организации в рамках трудовых отношений, включая руководителя, иностранным работникам.
- Лицам, с которыми заключен договор ГПХ (подрядчикам, исполнителям).
Передача полученных под отчет денег от одного лица другому запрещена.
Если возникла необходимость передачи, первый сотрудник возвращает неизрасходованный аванс в кассу, после чего организация сдает деньги в банк и выдает новую сумму второму работнику (Письмо Банка России от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561).
Документальное оформление выдачи подотчетных денег
Подотчетные деньги выдают при наличии распорядительного документа. Но им не всегда выступает приказ руководителя. Разберемся, как документально оформить выдачу подотчетных денег.
Выдача подотчетных по заявлению работника
Сотрудник пишет заявление на имя руководителя, где указывает сумму, цель и срок, на который требуются деньги. Если средства перечисляются на карту, в заявлении нужно указать ее реквизиты. Руководитель ставит на заявлении свою резолюцию («Выдать») и подпись.
Пример
П.П. Петров пишет заявление на имя генерального директора ООО «Закон.рф» З.З. Законова с просьбой выдать 2 000 рублей на покупку канцелярских принадлежностей для организации. По правилам компании, директор ставит разрешающую отметку на заявлении, которое после передается в бухгалтерию для исполнения.
Скачать образец заявления о выдаче денежных средств под отчет:
Выдача подотчетных денег на основании приказа
По правилам компании работник может сначала написать заявление на выдачу, а после руководитель издает приказ. Утвержденного бланка приказа нет. Его составляют в произвольной форме. В нем обязательно указываются Ф.И.О. сотрудника, сумма и срок выдачи. Такой документ разрешено издать как на одну выдачу, так и сразу на несколько выплат разным работникам.
Пример
Менеджер П.П. Петров написал заявление и попросил выдать 2 000 руб. на покупку канцелярии. На основании заявления директор составил разрешающий приказ.
Скачать образец приказа о выдаче подотчетных денежных средств:
Способ выдачи подотчетных денежных средств: наличными или на карту
Есть несколько способов выдачи денег в подотчет:
| Способ выдачи | Описание |
|---|---|
| Наличными | Выдать наличные разрешено из кассы, но только за счет выручки от реализованных товаров (работ, услуг) или за счет средств, снятых с расчетного счета. Выдача подотчета из сумм, возвращенных другими подотчетниками, не допускается. Такие возвращенные деньги нужно сдать в банк. Операция оформляется расходным кассовым ордером (РКО) |
| На банковскую карту | Перечисление на личную (в том числе зарплатную) или корпоративную карту законодательством разрешено (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, Письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В платежном поручении в поле «Назначение платежа» укажите: «Под отчет на хозяйственные нужды» или «Аванс на командировочные расходы» |
П.П. Петрову выдали денежные средства из кассы и оформили РКО.
Скачать образец РКО на выдачу подотчетных:
На сколько выдавать и когда отчитываться за получение подотчетных денежных средств
Организация вправе самостоятельно установить срок, на который выдаются деньги. Его закрепляют в локальном нормативном акте (например, в Положении о расчетах с подотчетными лицами) или указывать индивидуально в каждом приказе, заявлении.
Для обычных расходов работник отчитывается в срок, утвержденный работодателем в ЛНА. То есть при покупке канцелярии не обязательно приносить авансовый отчет в трехдневный срок, т.к. по закону он не установлен. Специальное правило действует только для командировочных расходов.
На предоставление документов, подтверждающих командировку, установлен срок в 3 рабочих дня после возвращения из поездки (п. 23 Постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501).
После получения авансового отчета руководитель утверждает его, и в сроки, установленные внутренними документами, производится окончательный расчет:
- либо работник возвращает остаток в кассу;
- либо организация возмещает ему перерасход.
Подтверждение расходования подотчетных денег через авансовый отчет
После траты средств сотрудник обязан подтвердить их целевое использование, сдав авансовый отчет (н-р, по форме АО-1) с приложением подтверждающих документов.
Какие документы подтвердят расходы:
- Кассовые чеки (бумажные, электронные). В чеке должны быть все реквизиты: наименование и стоимость товара, заводской номер ККТ, QR-код и т.д.
- Товарные чеки.
- Квитанции к ПКО, чеки терминалов, слип-чеки.
- Проездные билеты, документы от гостиниц, страховые полисы и пр.
Для подтверждения расходов для налогового учета документы не должны содержать нарушений в оформлении по законодательству РФ (Письмо Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819).
Как заполнить авансовый отчет
Разберем на примере порядок заполнения. П.П. Петров получил 2 000 руб. на покупку канцелярии, но потратил только 1 500 руб. 15 декабря он заполняет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет.
Что указывают в авансовом отчете
Верху пропишите наименование организации (ООО «Закон.рф») и код ОКПО (12345678).
| Где прописывают | Что прописывают |
|---|---|
Справа в таблице «Утверждаю» |
— сумму, которую организация проверила и приняла (утвердила). По нашему примеру – это 1 500 руб. — ФИО и должность руководителя — подпись и дату утверждения |
Основные реквизиты |
— номер отчета (22); —дата составления, когда работник заполнил и сдал документ в бухгалтерию (15.12.2026) — ФИО и должность подотчетного лица (Петров, менеджер) — табельный номер (123) — назначение аванса (укажите краткую цель, например, покупка канцтоваров) |
Слева в таблице «Наименование показателя» |
— сумму, которую выдали работнику из кассы (2000) — остаток долго по прошлым выдачам (если есть) — сумму перерасхода, если организация должна средства — если нет ни долгов, ни перерасхода, то ставится прочерк |
Справа в таблице «Бухгалтерская запись» |
Пропищите проводки и суммы, заполняется по факту выдачи отчета и возврата денег (если был) |
Ниже укажите количество приложений и подтверждающих документов. Проставьте подписи всех ответственных лиц. Также отметьте по какому документу остаток средств внесен в кассу. Под линией отреза – расписка. Это корешок, который отрывается и выдается сотруднику как подтверждение, что он сдал авансовый отчет.
На оборотной стороне расшифровываются на что потрачены деньги и какими документами подтверждены траты.
Дата утверждения авансового отчета может отличаться от даты сдачи, если бухгалтер проверял его несколько дней.
Образец нашего авансового отчета по примеру отражает следующее:
- Петров получил 2 000 руб. на покупку канцелярии.
- Он потратил 1 500 руб. и подтвердил это кассовым чеком.
- Он должен вернуть в кассу 500 руб.
- Бухгалтер оприходовал канцтовары на склад (дебет сч. 10.09).
- Отметка о возврате 500 руб. проставлена в авансовом отчете.
- Директором авансовый отчет утвержден.
Скачать заполненный авансовый отчет в Excel:
ПКО на возврат подотчетных денег
По нашему примеру, П.П. Петров возвращает 500 рублей в кассу. Бухгалтерия оформляет приходный кассовый ордер на дату возврата денег. Менеджеру выдается квитанция к ПКО в подтверждение возврата сумм.
Скачать образец заполнения ПКО на возврат неизрасходованной суммы подотчетных:
Проводки по выдаче и возврату подотчетных денег
Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 71. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу. Основные бухгалтерские проводки:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 71 | 50 (51) | Выдан подотчет из кассы или с расчетного счета |
| 10, 41, 08, 20, 26 … | 71 | На основании авансового отчета приняты материалы, товары, услуги и пр. |
| 50 (51) | 71 | Возвращен неиспользованный остаток подотчетных денег в кассу или на расчетный счет |
| 71 | 50 (51) | Выплачен из кассы или переведен с расчетного счета перерасход |
Налогообложение подотчетных денег
Выданные под отчет суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, так как не являются доходом сотрудника. Есть исключение, если работник вовремя не отчитался и не вернул деньги, организация не принимает мер к взысканию. Тогда налоговики могут расценить ситуацию, как доход работника и начислить НДФЛ и страховые взносы на невозвращенные суммы.
Заключение
- Подотчетные деньги можно выдавать не только сотрудникам, но и исполнителям по ГПД.
- Основание для выдачи - заявление руководителя или приказ.
- Перечисляйте подотчет на карту или выдавайте наличными (из торговой выручки, снятыми из банка деньгами по РКО).
- Срок отчета устанавливает руководитель, кроме командировок.
- При утверждении авансового отчета проверяйте не только чеки, но и счета-фактуры для вычета НДС.
- Ведите контроль за невозвращенными суммами, чтобы вовремя начислить НДФЛ и страховые взносы.