Нормы ГСМ: что важно знать бухгалтерам
Смотреть Содержание
Учет ГСМ – один из сложных вопросов бухгалтерского и налогового учета. Важно правильно оформить документацию, обосновать расходы, утвердить корректные нормы. Разберемся с вопросами нормирования и какие документы по нормам ГСМ оформляют.
Нужно ли нормировать расходы на ГСМ
Представим, в компанию пришел новый главный бухгалтер. Она видит, что по цеху передвигаются автопогрузчики и курсирует газель компании, которая привозит материалы для производства. Первый вопрос, который задаст себе бухгалтер: установлены ли в компании нормы ГСМ и нужны ли они в целом?
Ответим на вопрос с позиции контролирующих органов.
В Письме Минфина от 24 сентября 2024 г. № 03-03-06/1/91832 сделан вывод, что для служебного автотранспорта, организации вправе нормировать расходы на ГСМ для целей налога на прибыль. Обязанность не установлена, т.к. положения НК РФ не содержат прямое обязательство о нормировании ГСМ. Расходы на служебный транспорт относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 164 НК РФ).
Это означает, что расходы в полном объеме уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, если они обоснованы и документально подтверждены.
Правило не распространяется на коммерческую организацию, если вид ее деятельности – автотранспортные услуги. В этом случае утверждение норм расхода ГСМ обязательно.
💡 Однако, некоторые компании утверждают нормы ГСМ, чтобы обосновать затраты, для наличия дополнительных доказательств налоговой. Если фактические расходы на ГСМ не превышают рассчитанных нормативов, то обычно у налоговиков не возникает вопросов. Следовательно, наличие внутреннего документа, утверждающего лимиты расхода топлива, - это страховка для компании и важный элемент налоговой безопасности.
Какие нормы ГСМ использовать: Минтранса или собственные
У организации есть два основных пути.
| Чьи нормы использовать | Описание |
|---|---|
| Минтранса (Распоряжение Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), иные отраслевые | В документе указаны базовые значения расхода топлива для большого перечня моделей автомобилей, описана система поправочных коэффициентов, позволяющих учесть конкретные условия эксплуатации машин (климат, дорожные особенности, использование кондиционера и пр.) |
| Собственно разработанные нормы ГСМ | Коммерческая компания вправе разработать и закрепить внутренним приказом индивидуальные нормативы. |
На практике используется гибридный подход: берут за основу нормы Минтранса и применяют к ним необходимые надбавки, официально утверждая итоговые значения в приказе руководителя. Независимо от того, какой способ выбран, факт применения тех или иных норм, порядок их утверждения пропишите в локальных документах и учетной политике для налогового учета.
Как правильно утвердить нормы ГСМ приказом
Приказ руководителя организации – основной документ, легализующий применяемые в компании нормативы расхода ГСМ. На что обратить внимание при составлении приказа.
Летние и зимние нормы
В приказе утвердите отдельные нормы расхода топлива для летнего и зимнего периода. Зимой расход ГСМ выше из-за прогрева машины и особенностей климатических условий. Регион эксплуатации транспорта также влияет на расход, например, в южных регионах он будет ниже. Воспользуйтесь таблицей значений зимних надбавок, утвержденной Минтрансом.
Не надо издавать новый приказ каждый сезон, если сведения актуальны, в приказе четко прописаны даты действия сезонных норм. Если зимний сезон наступил раньше или закончился позже, руководитель вправе скорректировать сроки действия зимних надбавок отдельным распоряжением.
Обоснуйте применение повышающих коэффициентов
Если вы используете нормы Минтранса, то в приказе или в приложении к нему укажите, какие поправочные коэффициенты применяет компания, например:
- за возраст автомобиля и его пробег;
- за использование климатических установок (кондиционер) и пр.
Образец приказа
Директор ООО «Закон.рф» издает приказ об утверждении норм расхода ГСМ для автомобиля Lada «Калина». На летний период с 1 апреля по 31 октября, компания добавляет поправочные коэффициенты за пробег и эксплуатацию машины в городе, где проживает более 5 млн человек. На зимний период добавляют еще 10% надбавки за климатические условия.
Как разработать и утвердить собственные нормы
Для установления собственных норм расхода ГСМ по служебному транспорту проведите контрольные заезды автомобилей в условиях, максимально приближенных к обычной эксплуатации. Результаты оформляются актом контрольного заезда, который составляется в произвольной форме.
В акте укажите:
- когда проводили замер;
- на какую машину, госномер авто;
- ФИО и должности членов комиссии;
- погодные условия заезда, маршрут, загрузка машины;
- исходные и конечные показания спидометра;
- количество израсходованного топлива;
- расчет фактической нормы расхода ГСМ.
На основании акта издайте приказ об утверждении норм ГСМ.
Не хотите самостоятельно заниматься вопросом установления норм, то обратитесь к специальным организациям, руководству по эксплуатации машины, отраслевым нормам и пр.
Что делать, если расход превысил утвержденные нормы
Если фактические расходы превысили утвержденные нормативы, то это не значит, что нельзя их отразить в расходах по налогу на прибыль. Важно – экономическое обоснование.
Например, в приказе не установлена сезонная зимняя надбавка, а расход зимой больше. Подтвердите это документально или сделайте новый замер. Выпустите дополнительный приказ о сезонном повышении норм ГСМ.
Документальное подтверждение расходов на ГСМ
Нормы – это важно, но налоговая будет оценивать не только приказ, но и первичную документацию:
- как ГСМ купили, сколько, у кого;
- как израсходовали, что подтверждает расход.
Поэтому будьте готовы предоставить:
📜 УПД на покупку топлива;
📜 служебные записки;
📜 документы передачи топлива в специализированные подразделения;
📜 отчеты по топливным картам и пр.
Вычет входного НДС по купленному ГСМ разрешен при наличии оприходования топлива и правильно оформленной счет-фактуры.
Судебная практика
Разберем несколько судебных решений по вопросу установления норм ГСМ.
⚖️ Пример 1. Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 12.09.2025 № Ф01-2991/2025, А29-11208/2024
Предприниматель заготавливал дрова и продавал их населению. Цена на дрова для населения регулируется государством, и он обратился в уполномоченный комитет, чтобы ему установили экономически обоснованную цену, покрывающую все затраты. Комитет рассчитал цену, используя для определения затрат на бензин для пиления древесины отраслевые нормы (Приказ Рослесхоза от 13 сентября 1999 г. №180).
Предприниматель не согласился и обратился в суд. Суд установил, что применение отраслевых норм расхода ГСМ является правомерным и обоснованным, даже если это напрямую не предписано законом о ценообразовании на дрова.
Отраслевые нормы (Минтранса, Рослесхоза и пр.) – легитимный инструмент для расчета экономически оправданных расходов. Если вид деятельности компании не связан с общим автомобильным транспортом, то ищите отраслевые нормы.
⚖️ Пример 2. Решение Арбитражного суда Республики Мордовия от 09.10.2023 № А39-2861/2023
Это интересное дело бюджетной организации. Больница списала бензин по собственным разработанным завышенным нормам. Проверяющие выявили, что списание более 3,5 тыс. литров бензина неправомерно. У больницы были автомобили, для которых базовая норма расхода – 15,6 л на 100 км. Больница утвердила приказом 18 л (летняя норма ГСМ) и 19,8 л (зимняя норма ГСМ). Списав бензин по превышению расходов, больница нанесла ущерб бюджету около 162,5 тыс. руб.
Суд указал, что бюджетники не вправе самостоятельно устанавливать базовые нормы расхода топлива. Нормы Минтранса носят обязательный характер для госсектора (п. 100 Постановления Правительства РФ от 20 октября 2014 г. №1084).
⚖️ Пример 3. Постановление Арбитражного суда Рязанской области от 19.05.2025 № А54-5388/2023
В этом деле серьезные нарушения с нормами ГСМ, которые стали одной из причин доначисления налогов. Компания резко и необоснованно завысила нормы расхода ГСМ:
- первый год норма ГСМ – 28 л на 100 км;
- следующий год – 48 л на 100 км.
Норма увеличена без технико-экономического обоснования. Приказ не детализировал, на основании каких замеров, расчетов произошло резкое увеличение. Также в приказе не было сезонных периодов (зимние, летние коэффициенты), конкретных применяемых поправочных коэффициентов, формул расчета и пр. Налоговая провела анализ путевых листов и установила фактический средний расход топлива в размере 35,2 – 35,7 л на 100 км.
Вывод: норма ГСМ в 48 л на 100 км завышена и не соответствует реальному потреблению топлива. Расчеты также показали, что у компании не было физического объема купленного ГСМ, чтобы списать его по завышенным нормативам. То есть по норме списать надо было больше, чем купили. Затраты признали фиктивными и экономически необоснованными. Компания проиграла.
Выводы по судебной практике
Таким образом, учет ГСМ основан на трех принципах:
- наличие приказа, утверждающего обоснованные и прозрачные нормы расхода топлива с учетом сезонности и условий эксплуатации;
- полнота первичных документов и их корректность заполнения;
- последовательность и обоснованность – любые отклонения от норм объясняются и документально подтверждаются.
Соблюдайте правила, чтобы не оправдываться перед налоговой и судом.