Сотрудник отгулял неотработанный отпуск: как удержать деньги из зарплаты при увольнении

Смотреть Содержание

• Можно ли удержать отпускные за неотработанные дни при увольнении
• Как удержать неотработанный отпуск при увольнении: инструкция
• Документы для удержания излишне использованного отпуска
• Налоги и взносы при удержании излишне выплаченных отпускных
• Как отразить удержания за неотработанный отпуск в бухучете
• Часто задаваемые вопросы

При этом необходимо соблюдать ограничения, установленные законодательно.

Можно ли удержать отпускные за неотработанные дни при увольнении

Возможно ли удержание за отпуск авансом при увольнении? Ответ на этот вопрос зависит от двух нюансов:

1. Причина увольнения

В большинстве случаев удержать излишне выплаченную сумму можно (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Однако в определенных ситуациях это запрещено. Например, при расторжении договора по обстоятельствам, которые не зависят от воли сторон: смерть работника, ликвидация фирмы-нанимателя, природная катастрофа и т.д.

2. Сумма удержания

Согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ величина удержаний по решению работодателя не может быть более 20% от выплаты сотруднику без учета НДФЛ. Также неотработанный отпуск при увольнении не удерживается из выплаты подотчетных средств по авансовому отчету и компенсации на использование личного имущества гражданина (ч. 4 ст. 138 ТК РФ).

Кроме этого из зарплаты сотрудника могут проводиться и другие удержания по исполнительному листу, например, по алиментам. Размер таких удержаний может достигать 50% или 70% от заработной платы. Если неотработанный отпуск отгулял именно такой сотрудник, то работодатель не вправе забрать долг в свою пользу. Согласно разъяснениям Роструда, недопустимо суммирование лимитов 50%, 70% и 20% по разным типам удержаний.

Если при увольнении у компании не получается взыскать с сотрудника всю сумму излишне выплаченных средств за отпуск, можно предложить ему погасить задолженность в добровольном порядке.

Как удержать неотработанный отпуск при увольнении: инструкция

Чтобы удержать отпуск авансом при увольнении, работодателю необходимо рассчитать излишне уплаченную сумму. Для этого нужно действовать в следующем порядке:

1. Определить количество месяцев, оставшихся до конца рабочего года, за который предоставлялся отпуск. В расчет принимаются только полностью отработанные месяцы. Количество дней в неполных месяцах округляется до полных по правилам математического округления.
2. Рассчитать среднедневной заработок (сокращенно – СЗ) сотрудника для оплаты отпускных.
3. Определить сумму удерживаемых отпускных. Для этого СЗ нужно умножить на число неотработанных месяцев и длительность ежегодного отпуска (в стандартном случае – 28 дней), результат разделить на 12.

Документы для удержания излишне использованного отпуска

Чтобы не было споров с работником, трудинспекцией и ФНС, лучше запросить у сотрудника заявление о согласии на удержание из зарплаты. Оно составляется в произвольной форме.

Далее работодателю надо издать приказ. Он также составляется в свободной форме. В документ рекомендуем включить следующую информацию:

• ФИО и должность сотрудника;
• период отпуска, за который производится удержание;
• число неотработанных дней отпуска;
• сумму удержания.

Налоги и взносы при удержании излишне выплаченных отпускных

Если с сотрудника удерживается выплата за неотработанный отпуск, бухгалтеру нужно произвести расчет НДФЛ следующим образом:

• Пересчитать НДФЛ за период, когда были уплачены отпускные

При пересчете нужно исходить из того, что отпускные за неотработанные дни не являются доходом наемного специалиста, так как при увольнении удерживаются из его заработной платы.

В месяце перечисления отпускных доход гражданина уменьшается на их размер, соответственно, уменьшается и НДФЛ. При этом в месяце последней выплаты зарплаты доход отражается в полной сумме (без вычета удерживаемых отпускных). На эту сумму начисляется отражаемый в регистре подоходный налог.

• Направить в ИФНС уточненный 6-НДФЛ

Нужно представить налоговикам скорректированный отчет за период, когда был оплачен отпуск, предоставляемый авансом, и за последующие периоды календарного года (п. 6 ст. 81 НК РФ). 6-НДФЛ заполняется на основе данных скорректированного налогового регистра.

• Заплатить в бюджет НДФЛ с последней заработной платы работника

Если перечисление отпускных и увольнение работника приходятся на один календарный год, то налог уменьшается на размер НДФЛ с удерживаемой суммы (п. 3 ст. 226 НК РФ).

При удержании отпускных с сотрудника необходимо уменьшить базу для расчета страховых взносов за тот период, когда гражданину была выдана соответствующая сумма. Величину пересчета нужно отразить в уточненном расчете по страховым взносам.

Что касается налога на прибыль, то бухгалтеру не нужно делать какие-либо корректировки в том периоде, когда выплачивались отпускные. Изначально сумма была включена в состав расходов обоснованно.

В периоде, когда работник уволился, в целях расчета налога на прибыль сумму излишне выданных отпускных нужно включить в состав внереализационных доходов. Это правило касается всей суммы, которая была переплачена, независимо от того, смогла ли организация удержать ее полностью или нет.

Как отразить удержания за неотработанный отпуск в бухучете

Компания самостоятельно разрабатывает порядок отражения неотработанной суммы отпускных и закрепляет эти правила в своей учетной политике.

Если сотрудник увольняется в том же году, когда были выплачены излишние отпускные, нужно сторнировать записи, отражающие выплату денежных средств и начисление страховых взносов с них.

При условии, что сотрудник увольняется в следующем году, то возмещаемая им сумма включается в состав прочих доходов (прибыль прошлых лет) – счет 91. На этот же счет относится сумма, на которую уменьшены страховые взносы в текущем году.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли удержать сумму отпускных, если сотрудник взял отпуск авансом, а затем уволился

Да, в большинстве случаев удержание возможно. Однако в ст. 77, 81 и 83 ТК РФ приводятся следующие основания увольнения, при которых удерживать излишнюю выплату нельзя:

— ликвидация компании;

— сокращение персонала;

— отказ гражданина от перевода на другую должность, показанную ему согласно медицинскому заключению;

— смена собственника фирмы (в отношении гендиректора, его замов и главного бухгалтера);

— призыв гражданина на военную службу;

— восстановление сотрудника, ранее занимавшего данную должность.

Удерживать неотработанный отпуск нельзя, если увольнение стало следствием обстоятельств непреодолимой силы. Согласно п. 5-7 ст. 83 ТК РФ, к таковым относится смерть работника или работодателя-физлица, признание сотрудника полностью недееспособным, чрезвычайная ситуация.

• Нужно ли согласие сотрудника, чтобы удержать деньги за неотработанные дни отпуска?

Поскольку денежные средства удерживаются по инициативе работодателя и в пределах ограничений, установленных законодательно (ст. 138 ТК РФ), заявление работника не требуется. Для выполнения этой процедуры руководитель компании издает приказ.

Если размер неотработанных отпускных превышает 20% от окончательного расчета, то удержать превышение можно только с письменного согласия гражданина (например, оформленного в виде заявления). Если переплата больше последней выплаты, то наниматель вправе предложить сотруднику вернуть деньги самостоятельно.

• Обязательно ли удерживать «долг» за отпуск, или можно «простить»?

Согласно Письму Минтруда России от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784, Роструда от 12.03.2025 № ПГ/03396-6-1, взыскание данной задолженности – право, а не обязанность фирмы-нанимателя. Удерживать ли ее из окончательного расчета или нет – решает компания по своему усмотрению.