Книга покупок и продаж: инструкция по заполнению
Смотреть Содержание
- Что такое книга продаж и книга покупок
- Кто должен заполнять книгу продаж и книгу покупок
- Изменения в книге покупок и продаж
- Правила заполнения книги продаж и книги покупок
- Сроки внесения записей в книги продаж и покупок
- Ошибки при заполнении книг продаж и покупок
- Как исправить ошибку в книгах покупок и продаж
- Что будет, если допускать ошибки в учёте книг продаж и покупок или вообще не вести
- Срок хранения книг продаж и покупок
- Итоги
С 2026 года порядок ведения книг продаж и покупок изменился. Ошибки в учёте могут привести к отказу в вычете, к штрафам и повышенному интересу налоговой.
Читайте, кто ведёт книги, как правильно их заполнять, исправлять ошибки и сколько хранить документы.
Что такое книга продаж и книга покупок
Книга продаж — это регистр, данные из которого формируют раздел 9 декларации. Каждая запись здесь — это ваше обязательство перед бюджетом (ст. 168 НК РФ).
Книга покупок — это ведомость учёта поступивших от поставщиков документов. Приобрели товар — документы зафиксированы. Это основа для налогового вычета, позволяющего снизить сумму налога (ст. 172 НК РФ).
Итоговый платеж в бюджет считают просто: из суммы начислений вычитают сумму вычетов.
Пример
За отчётный период компания выставила счета клиентам на общую сумму 2 040 000 рублей. С этой суммы исчислен НДС по ставке 20%, который составил 367 868,85 рублей. Эта сумма отражена в книге продаж.
Также компания купила материалы и услуги на сумму 888 000 рублей с НДС. Налог к вычету — 160 131,15 рубль.
Итоговый расчёт: 207 737,70 руб. (367 868,85 − 160 131,15)
Сумму, которую перечислят в бюджет — 207 737,70 руб.
В 2026 году эти книги ведут только в электронном виде. Бумажные версии допускаются для внутреннего учёта, но их не примут в качестве отчётности. Направлять их в налоговую не требуется, но документы предъявляют по первому требованию ФНС.
Кто должен заполнять книгу продаж и книгу покупок
Организации и ИП, которые уплачивают НДС:
- на ОСНО;
- сельхозпроизводители на ЕСХН с доходов от 60 млн (ст. 346.1 НК РФ);
- импортеры, которые ввозят товары из-за границы (ст. 146 НК РФ);
- налоговые агенты по НДС, которые, например, арендуют госимущество или покупают услуги у иностранного лица.
Организации и ИП на УСН должны вести:
| Форма | Условия |
|---|---|
| Книга продаж | Доходы от 20 млн в год, или добровольно выделяют НДС |
| Книга покупок | Хотят заявлять вычеты по покупкам |
Упрощенцы, которые работают по ставкам 5% или 7%, не ведут книги (ст. 346.11 НК РФ). Это же касается компаний, которые работают на АУСН (закон от 25.02.2022 № 17‑ФЗ) или реализует товары и услуги, которые не облагаются НДС, например, медицинские товары или жильё. Посредники ведут не книги, а журнал учета счетов-фактур (ст. 169 НК РФ).
Изменения в книге покупок и продаж
Начиная с 1 апреля 2026 года используйте обновлённые бланки согласно Постановлению Правительства от 23.01.2026 № 26. Главная задача обновления — обеспечить «прослеживаемость» движения авансового НДС от момента получения предоплаты до закрытия обязательств. Несовпадение данных в графах 11а и 7а с счетами-фактурами приведёт к разрывам в системе АСК НДС-3 и последующему отказу в возмещению НДС.
Книга продаж
В новой графе 11а указывают номер и дату авансового счёта-фактуры при отгрузке товара в счёт предоплаты. Это позволяет налоговой проследить цепочку: вы получили аванс и внесли налог, затем отгрузили продукцию — налог можно заявить к вычету.
Книга покупок
| Графа | Что писать |
|---|---|
| 7а (новая) | Данные отгрузочного счёта-фактуры, на основании которого НДС с аванса принимается к вычету |
| 14 и 17 | НДС 22% |
| 14а и 17а | Операции со ставками 20% и 18%, возникающие при переходе договорных отношений из предыдущих периодов |
| 135 и 137 | Реквизиты авансового счёта-фактуры |
Правила заполнения книги продаж и книги покупок
Порядок регистрации счетов-фактур имеет четкий регламент, и малейшее отклонение от него инспекция трактует как основание для отказа в вычете. Рассмотрим пошагово, как формировать записи без ошибок.
Книга продаж
От корректности внесения сведений зависит итоговая сумма НДС к уплате. Малейшее отклонение от регламента инспекция трактует как попытку необоснованной налоговой выгоды. Счёт-фактуры и УПД вносят в книгу продаж при условиях:
- Получение аванса. При поступлении денег на расчетный счет, даже если отгрузка планируется через полгода, у продавца возникает обязанность исчислить НДС с аванса. Выставляется авансовый СФ с кодом операции 02. В течение 5 календарных дней он регистрируется в книге продаж.
- Отгрузка товара в счет ранее полученного аванса. На дату отгрузки формируется отгрузочный СФ с кодом 01. Одновременно с этим бухгалтер должен внести запись об отгрузке в книгу продаж, в графе 11а указать реквизиты авансового СФ, зарегистрировать авансовый СФ в книге покупок.
Разберемся, что и как заполнять. Сначала внесите информацию на титульный лист, затем — в таблицу заносите счета-фактуры и УПД. Каждый документ записывайте отдельной строкой.
Пример
ООО «Старт» получило предоплату 10.03.2026 и выставило авансовый счёт-фактуру №5 от 10.03.2026. Отгрузку произвели 25.03.2026 на ту же сумму, выставили отгрузочный счёт-фактура.
| 1. № | 1 |
|---|---|
| 2. Тип операции | 01 |
| 3. Реквизиты счёта-фактуры или УПД | СФ №32 от 25.03.2026 |
| 7. Название покупателя | ООО «Ромашка» |
| 8. ИНН и КПП покупателя | 7701234567 / 770101001 |
| 11. Реквизиты документа, которые подтверждают поступление аванса | ПП №45 от 10.03.2026 |
| 11А. Номер и дата авансового счёта-фактуры | СФ №5 от 10.03.2026 |
| 14-16. Стоимость товаров без НДС | 100 000 |
| 17-18. НДС | 18 000 |
Даже если аванс получили по старым правилам, при отгрузке в апреле графа 11а в Книге продаж заполняется по новым нормам Постановления № 26, иначе НДС с аванса к вычету система не примет.
Остальные графы предназначены для операций:
- 3А — реализация товаров Беларусь, Казахстан, Армению или Киргизию: код по номенклатуре ВЭД (п. 1 ст. 164 НК РФ).
- 4 — сведения об исправленном счёте-фактуре. Графа не заполняется, если строка 1а в счёте-фактуре осталась пустой.
- 5 и 6 — реквизиты коррекректирующего счёта-фактуры.
- 9 и 10 — реализация товаров (работ, услуг) через комиссионера или агента: указываются его наименование, ИНН и КПП (ст. 990 ГК РФ).
- 12 и 13 — операции с валютой: код валюты, сумма с НДС — в валюте (графа а) и в рублях (графа б).
- 19 — стоимость операций, не облагаемых НДС (ст. 149 НК РФ).
- 20–23 — товары, подлежащие обязательной прослеживаемости: номер декларации, единица измерения, объём и цена без НДС (закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ).
Книга покупок
В книге учёта фиксируют поступившие от поставщиков документы, что предоставляет право на возврат части налога.
Если приходится возвращать аванс, это тоже нужно отразить в книге (п. 5 ст. 171 НК РФ):
- Верните денежные средства, указав в платежном поручении «возврат аванса».
- Зарегистрируйте счёт-фактуру, выставленный при получении аванса, в книге покупок (ст. 171 НК РФ).
- В графе «документ об оплате» укажите реквизиты платежного поручения на возврат.
- Укажите код операции 22.
Сначала заполните титульный лист, а каждую покупку с НДС — отражайте отдельной строкой.
Пример
ООО «Покупатель» 15 марта 2026 года оприходовало товары от ООО «Поставщик» на сумму 236 000, включая НДС, получило от поставщика счёт-фактуру №120 от 15.03.2026 и оплатило товар.
| 1. № | 1 |
|---|---|
| 2. Тип операции | 01 |
| 3. Номер и дата счёта-фактуры или УПД | СФ №120 от 15.03.2026 |
| 7. Реквизиты платёжки | ПП №78 от 20.03.2026 |
| 8. Дата принятия к учёту | 15.03.2026 |
| 9. Продавец | ООО «Поставщик» |
| 10. ИНН/КПП продавца | 7723456789 / 772301001 |
| 14. Стоимость с НДС | 236 000 |
| 15. Сумма НДС к вычету | 36 000 |
Остальные графы предназначены для указания сведений, касающихся следующих операций:
- 4–6 — данные о коррекректирующем документе, если поставщик вносил изменения в первоначальный счёт-фактуру;
- 7а — реквизиты отгруженного счёта-фактуры, по которому был выдан аванс;
- 11 и 12 — сведения о реализации товаров (работ, услуг) через комиссионера или агента;
- 13 — код валюты для соответствующих операций;
- 16–19 — операции, связанные с прослеживаемыми товарами (согласно Постановлению Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110).
Сроки внесения записей в книги продаж и покупок
Записи производят по факту проведения операций в том отчётном периоде, в котором наступает обязанность по уплате НДС или возникает основание для применения вычета.
Книга продаж
Запись вносят, когда выставляют счет-фактуру, а это нужно сделать в течение 5 календарных дней после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (ст. 168 НК РФ). При предоплате запись вносите на основании авансового счёта-фактуры (ст. 154 НК РФ).
Пример:
15 апреля ООО «Рассвет» получило от АО «Гранит» предоплату в счёт будущей поставки мебели. Сумма предоплаты составила 360 000 рублей, включая НДС. НДС с предоплаты составил 64 918,03 рубля.
Эта сумма попадает в книгу продаж как начисленный НДС.
Книга покупок
Запись оформляется при одновременном соблюдении условий:
- товары (работы, услуги) приняты к учету в соответствии со статьей 172 НК РФ;
- они применяются в деятельности, облагаемой НДС, согласно статье 171 НК РФ;
- получен счет-фактура в соответствии со статьей 169 НК РФ.
Пример:
ООО «Зима» 5 мая оприходовало от ООО «Урал» партию офисной мебели для перепродажи. Стоимость товара по договору составила 540 000 рублей, включая НДС.
ООО «Урал» выставило счёт-фактуру, ООО «Зима» получило этот документ 10 мая. В этот день бухгалтер ООО «Зима» внесла запись в книгу покупок.
Ошибки при заполнении книг продаж и покупок
Рассмотрим, как чаще всего ошибаются бухгалтеры и как этого избежать.
| Ошибка | Примеры | Как избежать |
|---|---|---|
| Выбран неверный код операции (Приказ ФНС от 14.03.2016 № ММВ‑7‑3/136@) |
— Вместо кода отгрузки проставляют код аванса. — При возврате аванса покупателю используют не тот код. — При экспорте в ЕАЭС путают коды для стран Союза и «дальнего зарубежья» |
Сверяйтесь с актуальным классификатором |
| Данные из счетов-фактур перенесены неправильно |
— Путают порядок, пропускают цифры в номере и дате счёта-фактуры. — Делают описки в ИНН и КПП контрагента. Одна лишняя или пропущенная цифра — и документ не найдётся у налоговой. — Забывают указать авансовые счета-фактуры |
Используйте бухгалтерские программы или онлайн-сервисы. При ручном вводе сверяйте всё с оригиналом |
| Упущены операции, дающие право на вычет НДС |
— Получили аванс — выставили счёт-фактуру, НДС уплатили, но при отгрузке забыли принять к вычету НДС с аванса. — Перечислили предоплату — получили авансовый счёт-фактуру, но не зарегистрировали в книге покупок. — Товар оприходовали, счёт-фактуру получили, но отложили регистрацию «на потом» и забыли. — При возврате аванса не зарегистрировали в книге покупок авансовый счёт-фактуру |
В конце каждого квартала проверяйте: — зарегистрировали ли все входящие счета-фактуры; — заявили ли вычет по всем авансам; — восстановили ли вычет по всем полученным авансам, которые закрыты отгрузкой |
Как исправить ошибку в книгах покупок и продаж
До сдачи декларации в учетной программе аннулируйте ошибочную строку. Для этого создайте новую запись с теми же реквизитами, но с отрицательной суммой. Затем внесите корректные данные.
После сдачи отчетности:
- Составьте дополнительный лист к книге покупок или продаж за тот квартал, в котором была ошибка.
- В нём аннулируйте неверная запись и внесите верную.
- Подайте уточнённую декларация.
Что будет, если допускать ошибки в учёте книг продаж и покупок или вообще не вести
Грубое нарушение правил учета влечет взыскание:
- 10 000 рублей — если ошибка в пределах одного налогового периода;
- 40 000 рублей — если искажение затронуло несколько кварталов или привело к занижению налоговой базы (ст. 120 НК РФ).
Налоговый вычет по операциям, оформленный с ошибками, могут не принять.
Ошибки нередко влекут и дополнительные проверки, что нежелательно. Ведь в ходе визитов налоговики могут выявить и другие нарушения.
Срок хранения книг продаж и покупок
Книги продаж и покупок нужно хранить не менее 4 лет. Срок отсчитывается с даты последней записи в книге (ст. 23 НК РФ, приложение 4 Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Формат ведения — бумажный или электронный — значения не имеет. Главное, чтобы книги были сохранны и их можно было открыть для ознакомления.
При проведении налоговой проверки за прошлые периоды книги запрашивают в первую очередь.
Если вы ведёте книги на бумаге, их нужно распечатывать по итогам каждого квартала, прошнуровывать, нумеровать страницы и заверять подписью руководителя.
Если в электронном виде, важно обеспечить читаемость и неизменность xml-файлов. При смене оператора ЭДО или ПО нужно заранее позаботиться о конвертации данных. Подписывать их электронной подписью после каждого отчётного периода не требуется. Это делайте только по запросу налоговой инспекции.
Итоги
В 2026 году книги покупок и продаж перешли в цифровой формат, а новые графы 11а и 7а сделали учёт авансов прозрачным для налоговой. Последствия ошибок не заставят себя ждать — от автоматического отказа в вычете до штрафа. Ведите книги аккуратно, исправляйте неточности через доплисты и уточнёнки, а главное — храните архив не менее 4 лет. Это ваша страховка при любой проверке.