Хищение в компании: как оформить и отразить в учете
Смотреть Содержание
Хищение в компании — неприятное, но, к сожалению, не редкое явление. Оно может нанести существенный финансовый ущерб, подорвать доверие сотрудников и негативно повлиять на репутацию организации. Поэтому важно знать, как правильно оформить и отразить факт хищения.
В статье расскажем, какие документы нужны для оформления хищения и как его отразить в бухгалтерском и налоговом учете.
Что такое хищение
Хищение в компании — это противоправное, безвозмездное изъятие и (или) обращение в свою пользу или пользу других лиц чужого имущества, находящегося в ведении компании, совершенное работником или иным лицом, имеющим доступ к этому имуществу.
Виды хищения:
- Материальное — кража товаров, сырья, материалов, денежных средств, оборудования, техники и т.д.
- Интеллектуальное — кража коммерческой тайны, баз данных клиентов, программного обеспечения, разработок.
- Финансовое — мошенничество с отчетностью, подделка документов, присвоение денежных средств через фиктивные операции.
- Злоупотребление служебным положением — использование служебного положения для личного обогащения за счет компании.
Если в компании выявлено хищение или есть его признаки, нужно провести внутреннее расследование, оформить документально и при необходимости обратиться в правоохранительные органы. Статья 158 УК РФ устанавливает меры ответственности за совершение данного преступления.
Например, завышение цен при закупках.
Коммерческая тайна — это информация, которая обладает коммерческой ценностью и принадлежит компании. Например, к ней могут относится маркетинговые стратегии, инвестиционные планы, производственная информация и данные о поставщиках и партнерах.
Подробнее про коммерческую тайну >>>
Документальное оформление
Главное для оформления хищения — это его документальное подтверждение. К таким документам могут относиться: акт об инвентаризации, служебная записка сотрудника, протокол внутреннего расследования.
Для правильного оформления хищения могут понадобиться следующие документы:
- Приказ о проведении инвентаризации.
- Акт инвентаризации с указанием выявленных недостач (для бухучета).
- Акт об обнаружении признаков хищения, составляется при первых подозрениях.
- Приказ о создании комиссии по расследованию (если проводится внутреннее расследование).
- Акт по результатам внутреннего расследования с подробным описанием обстоятельств, размера ущерба и виновных лиц.
- Объяснительные записки от сотрудников, если они имеют отношение к делу.
- Приказ руководителя о признании факта хищения и списании недостачи (для бухучета).
- Заявление в правоохранительные органы с приложением всех собранных документов.
- Приговор суда или постановление о возбуждении уголовного дела, если дело дошло до судебного разбирательства.
- Документы, подтверждающие вину сотрудника (если установлена).
- Документы, подтверждающие размер ущерба (для бухучета).
- Документы, подтверждающие возмещение ущерба, если оно было (для бухучета).
- Бухгалтерские справки, отражающие списание недостач и расчеты с виновными лицами.
Отражение в бухгалтерском учете
Для отражения факта хищения в бухгалтерском учете нужно провести инвентаризацию имущества предприятия. При этом, можно проверять не все активы, а лишь категорию, к которой относится похищенный объект. Обнаруженные различия между данными, полученными в ходе инвентаризации, и сведениями бухгалтерского учета отражаются в ведомостях расхождений, а итоговые результаты заносят в акт инвентаризации.
Хищение товара отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Проводки:
| ДТ | КТ | Описание операции |
|---|---|---|
| 94 | 41, 10, 01 | Отражение недостачи |
| Имущество не найдено, но виновные лица установлены | Имущество не найдено, но виновные лица установлены | Имущество не найдено, но виновные лица установлены |
| 73 | 94 | Виновник — работник организации |
| 76 | 94 | Виновник — стороннее лицо |
| Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании | Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании | Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании |
| 91.2 | 94 | Сумма недостачи признается прочим расходом и списывается |
| Если имущество найдено и оно в состоянии, пригодном к его дальнейшему использованию | Если имущество найдено и оно в состоянии, пригодном к его дальнейшему использованию | Если имущество найдено и оно в состоянии, пригодном к его дальнейшему использованию |
| 41,10,01 | 94 | Возвращение имущества на баланс |
| По похищенному имуществу может быть восстановлен НДС | По похищенному имуществу может быть восстановлен НДС | По похищенному имуществу может быть восстановлен НДС |
| 68 | 19 | Восстановление налогового обязательства по НДС в отношении утраченного имущества в результате хищения |
| 94 | 19 | Увеличение размера материального ущерба на величину восстановленного налога |
| 68 | 51 | НДС перечислен в бюджет |
Сумма, подлежащая взысканию с виновного лица, не может превышать его среднего месячного заработка, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
Отражение хищения в налоговом учете
Хищение — это недостача не только в бухучете, но и в налогом учете.
НДС
Как правило, при краже товарно-материальных ценностей, ранее заявленный к вычету НДС нет необходимости восстанавливать, так как хищение не является одним из оснований для восстановления НДС, которые строго определены в п. 3 ст. 170 НК РФ.
Но если компания не может предоставить документальное подтверждение факта выбытия товаров по причине кражи, налоговая инспекция может потребовать уплаты НДС, рассматривая ситуацию как безвозмездную передачу имущества. В этом случае при списании похищенного имущества, по которому ранее был принят к вычету НДС, нужно его восстановить.
Восстановление НДС производится в том периоде, когда было принято решение о списании имущества. Подробнее про восстановление НДС >>>
Налог на прибыль
Если виновных не установили, можно списать убытки от хищения. Они включаются в состав внереализационных расходов. Для этого факт отсутствия виновных должен быть обязательно подтвержден документально уполномоченным органом государственной власти. Также должен быть акт инвентаризации с указанием выявленных недостач (п. 2 ст. 265 НК РФ).
Если виновники выявлены и ущерб взыскивается с них, полученное возмещение нужно включить в состав внереализационных доходов при расчете налога на прибыль. Одновременно с признанием суммы возмещения в доходах компания получает право списать стоимость утраченного имущества в расходы.
Если виновное лицо установлено и вынесен приговор, в котором не указано, что оно должно возместить ущерб, а организация не подает гражданский иск на возмещение ущерба, то суммы недостач не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Это связано с тем, что они не являются экономически обоснованными расходами.
Важно помнить, что для признания расходов, связанных с хищением (например, расходы на проведение расследования), необходимо документальное подтверждение их экономической обоснованности.
Судебная практика по хищению
Верховный суд в решении № ВАС-13048/13 от 04.12.2013 указал, что недостача, выявленная в процессе инвентаризации в организациях, осуществляющих розничную торговлю через залы самообслуживания, не может быть отнесена на конкретных виновных лиц ввиду невозможности установления таковых.
Следовательно, убытки от краж можно учесть в составе расходов для целей налогообложения, даже при отсутствии официального постановления о приостановке предварительного расследования.
FAQ
- Как правильно зафиксировать факт хищения?
Первым и самым важным шагом является документальное подтверждение факта хищения. Это может быть: акт инвентаризации, служебная записка, заявление в правоохранительные органы. Все документы должны быть подписаны руководителем или ответственным лицом и датированы.
- Как отразить хищение в бухучете?
Отражение хищения в бухгалтерском учете зависит от того, установлена ли вина конкретного сотрудника. Недостающая сумма отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
- Что делать с суммой хищения при расчете налогооблагаемой базы налога на прибыль?
Если виновник не установлен, убытки от хищения можно списать, сумма относится к внереализационным расходам. Обязательно нужно зафиксировать недостачу результатом инвентаризации и иметь подтверждающий документ от уполномоченных властей о том, что виновник не установлен.
Если виновник установлен, то он должен выплатить ущерб. Одновременно с признанием суммы возмещения в доходах компания получает право списать стоимость утраченного имущества в расходы.
Если виновное лицо установлено, но не выплачивает ущерб, то сумму хищения нельзя учитывать при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.