Акт списания ГСМ: правила составления и образец
Смотреть Содержание
Каждая капля топлива на счету: как правильно оформлять акт списания ГСМ, чтобы избежать претензий налоговой. Разбираем порядок составления документа и пример из судебной практики, когда неправильно составленные акты списания ГСМ обернулись доплатой по налогу на прибыль.
Назначение акта списания ГСМ
Акт списания ГСМ – это первичный документ бухучета, который фиксирует факт расхода топлива (бензин, дизель, смазочные масла и т.д.). Его основные функции:
✅ Подтверждение расходов, основание для отражения затрат в бухгалтерском и налоговом учете.
✅ Контроль использования ГСМ. Если в компании установлены нормы расхода топлива, то при списании можно задать вопросы ответственным лицам, почему норматив превышен. Анализ использования ГСМ в динамике помогает выявить среднюю потребность расхода топлива, масел в процессе хоздеятельности компании.
Если средний ежемесячный расход составляет 50 литров бензина, а в одном из месяцев списание в два раза больше, стоит задать вопросы кладовщикам, водителям и иным ответственным лицам.
Акт составляется с периодичностью, установленной в организации:
- раз в месяц;
- раз в неделю;
- по мере необходимости.
В некоторых компаниях разрабатывают специальное положение по работе с горюче-смазочными материалами и их списанию.
Унифицированной формы нет, компании вправе применять самостоятельно разработанный и утвержденный бланк. Форму акта списания ГСМ и порядок списания утвердите в учетной политике.
Нормативное регулирование списания ГСМ
Чтобы не было вопросов со стороны проверяющих органов (налоговой, аудиторов), обратите внимание на следующие нормы закона.
| Законодательные нормы | Описание |
|---|---|
| Ст. 252, 254, 264 НК РФ | Положения НК РФ требуют документального и экономического обоснования расходов на ГСМ. Расходы на содержание служебного транспорта разрешено отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Но на это нужны оправдательные документы (договора, УПД на покупку, приказ на установку норм, если расход нормируется, акты на списание ГСМ и т.д.) |
| Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р | Содержит нормы расхода топлива для разных видов транспорта, с учетом зимнего и летнего времени эксплуатации автомобиля |
| Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ | Обязывает организации оформлять факты хозяйственной деятельности первичными документами. При разработке формы акта учтите реквизиты из ст. 9 Закона №402-ФЗ. |
Кто составляет акт списания ГСМ в организации
Обычно в организации акт списания ГСМ составляется в составе комиссии. Предварительно расход топлива фиксируется в:
📜 путевых листах;
📜 служебных записках;
📜 специальных журналах выдачи.
Раз в месяц составляется акт, в котором отражается фактический расход, проверяется соответствие нормам (если они установлены).
В состав комиссии могут входить:
- завхоз, кладовщик (кто выдает топливо, масла);
- механики, водители (кто подтверждают факт расходования и использования);
- бухгалтер, экономист, ревизор (проверяют соответствие нормам, корректность расчетов);
- представитель службы безопасности.
Утверждает акт на списание руководитель организации.
После утверждения, списание ГСМ проводят в управленческом, бухгалтерском и налоговом учете.
Как составить акт списания ГСМ
Акт составляется в свободной форме, но с соблюдением обязательных реквизитов первичного документа. Он отражает:
- наименование организации и ее реквизиты;
- наименование документа, дату и место составления;
- основания для списания (приложение путевых листов, ссылка на установленные нормы, накладные и т.д.);
- перечень списываемых материалов (в разрезе видов топлива, фактического использованного литража, стоимости);
- подписи ответственных лиц и руководителя.
Составьте акт минимум в двух экземплярах. Один храните в бухгалтерии, а второй у материально-ответственного лица, чтобы он в любой момент мог подтвердить, что топливо не украдено, а фактически использовано и это зафиксировано комиссией в акте.
Образец акта списания ГСМ
Комиссия составила акт на списание ГСМ за июль 2025 г. В состав комиссии вошли:
- руководитель службы безопасности И.И. Иванов (председатель);
- бухгалтер материального стола П.П. Петрова;
- заведующий хозяйством С.С. Сидоров;
- водитель автопогрузчика А.А. Артемов;
- главный механик И.И. Ильин.
Комиссия актом подтверждает, что в июле 2025 г. было израсходовано 3 литра компрессорного масла при техобслуживании компрессорной установки силами подрядчика и 60 литров дизельного топлива для обеспечения хозяйственной деятельности предприятия (погрузка, разгрузка, перемещение ТМЦ внутри цеха).
💾 Скачать образец оформления акта списания ГСМ
Почему составлять акты списания ГСМ корректно – это важно: разбор судебной практики
Одно из ярких дел рассмотрено в Постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.06.2024 № 15АП-5835/2024 по делу №А32-42088/2022. В ходе проверки налоговики выявили, что общество неправомерно списывало ГСМ по сельхоз и грузовой технике. Кроме этого:
- первичные документы по списанию полностью не предоставлены;
- в тех, что представлены отсутствуют подписи, суммы расходов ГСМ (только количество), не соблюдена хронология;
- не предоставлены акты инвентаризации ГСМ;
- выявленные в ходе осмотра журналы учета выданного ГСМ, в инспекцию в заверенном виде не предоставлены;
- путевые листы содержат противоречия (водители не штатные сотрудники, период эксплуатации ТС не соответствует срокам аренды техники, транспорт использовался участниками группы компаний).
После получения акта проверки и дополнения к нему, общество представило возражения и приложила первичные документы, в том числе акты на списание ГСМ. Налоговая проверила их и выявила, что списали больше, чем купили. В налоговых регистрах, данных по остаткам ТМЦ, данных хранителя ГСМ (по договору хранения) сведения расходятся.
Налоговая провела пересчет в сопоставительных таблицах и обнаружила ежемесячную отрицательную дельту списанного топлива по актам о списании ГСМ. Оприходовано было 1,205 млн литров, а списано 1,765 млн литров дизтоплива.
Общество заявило общую стоимость списания ГСМ на сумму около 51 млн рублей, часть списаний на сумму 16,462 млн рублей налоговая исключила из расходов.
💯 Вывод: учитывайте реально подтвержденные расходы, иначе есть риск их исключения и доначисления налога на прибыль. Нельзя игнорировать оформление подтверждающих документов по учету ГСМ (журналов, актов на списание, путевых листов и т.д.) или халатно относится к процессу.