Резерв на оплату отпусков: когда выгодно создавать и как не попасть на внереализационные доходы
Смотреть Содержание
Резерв на оплату отпусков — это инструмент, который позволяет компаниям равномерно распределять расходы на отпускные в течение года и избегать кассовых разрывов. Создание такого резерва обеспечивает стабильность бюджета позволяет оптимизировать налоговые обязательства. Но важно правильно организовать учёт, чтобы неиспользованные средства не попали в состав внереализационных доходов.
Зачем нужен резерв на оплату отпусков
Резерв на отпускные — это сумма, которую компания заранее признает в учете для покрытия будущих расходов на оплату отпусков сотрудников. Вот для чего это нужно:
Кто может создать резерв на оплату отпусков
Создать резерв могут практически все компании, но в бухгалтерском и налоговом учёте для этого предусмотрены разные правила.
| В бухучёте (ПБУ 8/2010, Информация Минфина N ПЗ-3/2024) | В налоговом учете |
|---|---|
| Обязаны создавать резерв все организации. | Создавать резерв — право компании (ст. 324.1 НК РФ) |
| Освобожден малый бизнес, который применяет упрощенные способы ведения учета. | Воспользоваться этим правом могут только те, кто работает по методу начисления (когда доходы и расходы признаются в момент возникновения, а не оплаты) |
| Организации на кассовом методе не могут создавать резерв, так как у них расходом считается только фактически выплаченная сумма (ст. 273 НК РФ) |
Как создать резерв на оплату отпусков
Процесс создания резерва состоит из трех этапов.
1️⃣ Закрепите в учётной политике резерв на отпускные
Учетная политика бывает 2 видов: налоговая и бухгалтерская. Прописать резерв нужно в каждой из них.
В бухучёте
Укажите способ расчёта. Есть несколько методик, можно выбрать любую:
1. Налоговый метод
В этом случае резерв создают по правилам НК (ст. 324.1 НК РФ). Процент отчислений рассчитывают по формуле:
2. Метод МСФО
Оценивается обязательство за уже отработанное время, даже если право на отпуск ещё формально не возникло. Резерв равен:
3. Пропорциональный метод
По каждому работнику за каждый месяц в резерв начисляется 1/11 часть от зарплаты.
4. Среднегодовой
Фокусируется на фактических неиспользованных днях отпуска на конкретную дату. Можно рассчитывать для каждого работника или групп. Резерв равен:
Можно формировать резерв по-разному (Письмо Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998):
- посчитать взносы и отпускные отдельно для каждого работника, а затем всё сложить (Рекомендация МР-1-КпТ от 09.09.2011);
- объединить сотрудников в группы (например, бухгалтерия, отдел продаж) и рассчитать средние показатели;
- рассчитать сумму исходя из средней зарплаты по организации: умножить неотгулянные дни отпуска на среднюю зарплату и прибавить страховые взносы.
Резерв можно формировать каждый месяц, квартал или раз в год. Ежемесячный расчёт самый точный. Вы видите, сколько денег должны сотрудникам за неиспользованные отпуска.
Возьмем специалиста с месячным окладом 60 000 рублей. Его среднедневной заработок составляет 2 000 рублей. Каждый месяц он зарабатывает 2,33 дня отпуска. Соответственно, ежемесячно в резерв направляется 4 660 рублей. К моменту ухода в отпуск будет накоплена вся необходимая сумма.
Квартальный расчет требует меньше трудозатрат. Резерв пересчитывают в конце марта, июня, сентября и декабря. Этот вариант подходит для коллективов, где редко нанимают новых работников.
Годовой расчет допустим только для компаний, которые сдают отчетность раз в год. Но он часто приводит к расхождениям с реальными обязательствами, что противоречит требованию ПБУ 8/2010 о достоверности отчетности.
Налоговый учёт
В налоговом учёте суммы резерва на оплату труда считаются расходами (ст. 255 НК РФ). Эти расходы могут относиться либо к прямым, либо к косвенным (ст. 318 НК РФ). Чтобы избежать разногласий с налоговиками, нужно прописать в учётной политике компании, как распределяются эти резервы (письмо Минфина от 16.09.2013 № 03-03-06/1/38134). Если этого не сделать, инспекторы могут исключить отчисления в резерв из расходов. Последуют доначисление налога на прибыль, пени и штраф в размере 20% от недоимки (ст. 122 НК РФ).
В налоговой учётной политике необходимо чётко прописать решение о создании резерва на оплату отпусков, порядок его расчёта, предельную сумму на год и процент отчислений.
Порядок расчёта резерва отпусков (ст. 324.1 НК РФ) следующий:
- Определить предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков.
- Рассчитать предполагаемую годовую сумму расходов на оплату труда.
- Вычислить процент отчислений в резерв.
- Как рассчитать резерв отпусков для налога на прибыль:
| Что фиксировать | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Предполагаемая сумму отпускных и страховых взносов на год (ст. 324.1 НК РФ). |
Ориентироваться следует на график отпусков. Если запланировано увольнение работника и известна примерная компенсация за неиспользованный отпуск, эту сумму резервировать не нужно (Письмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29). Можно использовать формулу: ПСР = СДЗ х Ч х ПО х (1+ВЗ) х КИ, где СДЗ — среднедневная зарплата на каждого работника за прошедший год; Ч — численность сотрудников на начало года; ПО — средняя продолжительность отпуска; ВЗ — общая ставка страховых взносов; КИ — коэффициент индексации, если планируется повышение зарплаты. |
Среднедневная зарплата одного сотрудника за предыдущий год — 2 500 рублей. В компании числится 200 человек. Ставка взносов: 30,2%. С января 2026 года запланировано повышение зарплат на 5%. Продолжительность отпусков — 28 дней. Расчет предельной суммы резерва (ПСР): ПСР = 2 500 ₽ × 200 чел. × 28 дн. × 1,302 × 1,05 ПСР = 19 139 400 ₽. Расчет планового годового ФОТ (ФОТг) с учетом взносов и индексации ФОТг = 2 500 ₽ × 200 чел. × 247 дн. × 1,302 × 1,05 ФОТг = 168 833 970 ₽. |
| Ежемесячный процент отчислений в резерв. |
Чтобы определить процент отчислений (ПР), нужно разделить предельную сумму резерва на плановый ФОТ с учётом страховых взносов. ПР = ПСР / ФОТ х 100%. Чтобы узнать сумму отчислений за месяц, нужно взять ФОТ за этот месяц и умножить его на процент отчислений (ПР): ОРм = ФОТм х ПР. |
Расчет процента отчислений в резерв (ПР): ПР = 19 139 400 ₽ / 168 833 970 руб. × 100% = 11,33%. Расчет отчислений в резерв за январь 2026 года: ФОТ за январь с учетом страховых взносов составил: 14 500 000 ₽. Сумма отчислений за январь: ОРя = 14 500 000 руб. × 11,33% = 1 642 850 ₽. |
2️⃣ Рассчитывайте сумму резерва
На последнее число выбранного периода вычисляйте сумму, которую нужно зарезервировать.
3️⃣ Проводите инвентаризацию резерва отпусков в конце года
Остаток резерва проверьте на соответствие фактическим обязательствам. Излишки сторнируются, а недостатки — доначисляются.
Бухгалтерский учет резерва на оплату отпусков
Для отражения резерва в бухгалтерском учёте используют счёт 96 и типовые проводки. Для удобства можно создать субсчёт 96.01 «Резерв на оплату отпусков».
Начисление резерва отражают как расход проводкой:
Дт 20 (23, 25, 26, 44) — Кт 96.01
Как правильно определить дебетовый счет
Счёт по дебету выбирают по подразделениям:
- 20 — основное производство;
- 23 — вспомогательное;
- 25 — общепроизводственные расходы;
- 26 — общехозяйственные;
- 44 — расходы на сбыт.
Пример
Компания формирует резерв на отпуска офисных сотрудников. В учете делается запись: Дт 26 — Кт 96.01 — 50 000 рублей.
При наступлении отпуска производятся выплаты за счет резерва. Бухгалтер отражает страховые взносы и резерв отпусков:
Дт 96.01 — Кт 70 — начислены отпускные;
Дт 96.01 — Кт 69 — начислены страховые взносы.
Например, при выплате 35 000 рублей отпускных и 10 500 рублей взносов резерв уменьшается на общую сумму 45 500 рублей и делают проводки:
Дт 96.01 — Кт 70 — 35 000;
Дт 96.01 — Кт 69 — 10 500.
По итогам года проводится инвентаризация резерва. Если появляется неизрасходованный остаток, он подлежит списанию на прочие доходы. Операцию отражают проводкой:
Дт 96.01 — Кт 91.1.
Например, при остатке 15 000 рублей делается проводка: Дт 96.01 — Кт 91.01 — 15 000.
При недостатке резерва для покрытия всех отпускных недостающая сумма доначисляется за счет нераспределенной прибыли прошлых лет. В учете это отражается так:
Дебет 84 — Кредит 96.01.
Например, по итогам года компания выявила, что сумма начисленного резерва составила 400 000 ₽, а фактические расходы на оплату отпусков — 450 000 ₽. Возник недостаток в размере 50 000 ₽. Проводка по доначислению резерва:
Дт 84 — Кт 96.01 — 50 000 ₽.
В резерв закладывают общую сумму, которую компания должна выплатить сотрудникам — и за прошлые периоды работы, и за текущий.
Как учитывать резерв на оплату отпусков при расчете налога на прибыль
Отчисления в резерв уменьшают налоговую базу в том периоде, когда они начисляются, а не когда выплачиваются отпускные (ст. 324.1 НК РФ). Отчисления в резерв можно делать, пока он не станет равен предельной сумме отчислений в резерв.
По итогам года проводится обязательная инвентаризация резерва (ст. 324.1 НК РФ).
Нужно учитывать отпуска текущего года — прошлые годы учитывать не допускается (письмо Минфина от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507). Учет в резерве отпусков, которые не планировались в текущем году, приведет к доначислению налогов.
Возможны три ситуации:
- Резерв использован полностью. Никаких дополнительных действий не требуется.
- Резерв больше расходов. Остаток резерва отпусков — это внереализационные доходы (ст. 324.1 НК РФ). Например, начислено 500 000 ₽, использовано 450 000 ₽. Остаток 50 000 ₽ увеличивает налогооблагаемую прибыль.
- Резерва не хватило. Недостающая сумма идёт в расходы текущего периода. Начислено 500 000 ₽, использовано 550 000 ₽. Разница 50 000 ₽ уменьшает налогооблагаемую прибыль.
Результат инвентаризации отражают в акте или бухгалтерской справке.
Если решили не использовать резерв в новом году, зафиксируйте это в учётной политике. Остаток на конец года включите в налогооблагаемую базу.
Отличия бухгалтерского и налогового учёта резерва отпусков
Собрали основные характеристики в таблице.
| Критерий | Бухучёт | Налоговый учёт |
|---|---|---|
| Обязательность | Для всех, кроме субъектов МСП, применяющих упрощенные способы учета | Это право компании. Создается добровольно. |
| Цель создания | Обеспечение достоверности отчетности, отражение реальных обязательств перед персоналом | Равномерное включение расходов на отпуска в затраты для расчета налога на прибыль |
| Метод расчета | Организация выбирает и закрепляет в учетной политике (персонально по сотрудникам, по группам, по компании в целом) | Установлен НК. Процент отчислений = (Предполагаемые расходы на отпуска / Плановый годовой ФОТ) × 100% |
| Инвентаризация на конец года | Проводится. Остаток резерва можно перенести на следующий год | Проводится в обязательном порядке |
| Судьба неиспользованного остатка | Если обязательство сохраняется, остаток переносится на следующий год. Излишне начисленная сумма списывается в прочие доходы | Неиспользованный остаток включается во внереализационные доходы и увеличивает налогооблагаемую базу |