Письмо о возврате товара поставщику
Смотреть Содержание
Любая компания сталкивается с ситуацией, когда требуется вернуть товары, которые поставлены с нарушениями со стороны поставщика. Разберем ситуации, когда товары можно вернуть, какие документы потребуются, как составить письмо о возврате товара поставщику и представим его образец.
Когда можно вернуть товары поставщику
При необходимости вернуть товар руководствуйтесь положениями заключенного договора, ГК РФ, иными законодательными актами. Основания для возврата товаров поставщику — в таблице.
| Основание для возврата товаров | Описание |
|---|---|
| Ненадлежащее качество | При наличии брака, повреждений, плесени, признаков порчи, нарушения сроков годности и т.д. (ст. 475 ГК РФ, ст. 518 ГК РФ, ст. 523 ГК РФ) |
| Несоответствие количества | Покупатель заказал 5 т зерна, а поставщик привез 4 т, указав в накладной большее количество |
| Несоответствие ассортимента | Артикулы, цвета, модели, модификации не соответствуют заявленным (ст. 468 ГК РФ) |
| Нарушение условий поставки | По условиям договора зерно упаковывается в мешки по 30 кг с укладкой на поддоны и плотно оборачивается стрейч-пленкой. Поставщик привез зерно в полиэтиленовых мешках с фасовкой по 1 кг, часть из них порвались во время транспортировки, часть зерна отсырела (ст. 482 ГК РФ) |
Поставку должны сопровождать документы (ст. 464 ГК РФ). Покупатель вправе не принять товары, если сопроводительные документы и товарные принадлежности отсутствуют. Это могут быть сертификаты качества, техпаспорта, инструкции и т.д. Также товары можно вернуть, если нарушаются существенные условия договора (нарушение сроков поставки, поставка без согласования, без заявки, в объемах выше требуемого лимита и т.д.).
Для осуществления возврата товара соблюдайте порядок, установленный договором и оформите соответствующие документы.
Какие документы сопровождают возврат
Для возврата составьте:
📜 акт о расхождениях, в котором зафиксируете причины для возврата товаров;
📜 возвратная накладная, УПД, иной первичный документ, установленный в договоре;
📜 сопроводительное письмо о возврате товаров поставщику, которое информирует о причинах возврата и количестве возвращаемых товаров;
📜 дополнительное соглашение к договору (если применяется).
Внутренним документом может быть служебная записка или приказ, которые устанавливаются регламентами компании, фиксируют основание для возврата. Может требоваться подпись и согласие руководства.
Как составить письмо о возврате товара поставщику
Разберем, как составить письмо о возврате товара поставщику.
Шапки документа
В верхней правой части письма указываются полные реквизиты обеих сторон:
- наименования;
- ИНН, КПП;
- юридические (фактические) адреса;
- телефоны.
Если письмо составляется на фирменном бланке покупателя, то в верхней части укажите только реквизиты поставщика. Присвойте письму номер (если корреспонденция регистрируется), проставьте дату составления письма.
Заголовок документа
Наименование письма должно отражать характер его содержания, например: “Письмо-претензия о возврате товара”, “Уведомление о возврате товара”, “Письмо о возврате товара поставщику” и т.д. Выбор названия зависит от характера ситуации и степени серьезности нарушений.
Вводная часть письма
Содержит ссылку на договор поставки с указанием номера и даты, первичного документа, по которому получен товар ненадлежащего качества и т.д.
Описание ситуации и причин возврата
Подробно укажите, почему товар подлежит возврату, например:
👉 обнаружен скрытый производственный брак;
👉 товар не соответствует заявленным характеристикам;
👉 выявлено излишнее или недостающее количество;
👉 нарушена комплектность;
👉 выявлены иные недостатки.
В процессе составления письма сошлитесь на статьи ГК РФ, пункты заключенного договора.
Представление доказательной базы
Дополните письмо доказательной базой (акты осмотра, экспертизы, фотографии дефектов, копии сопроводительных документов и т.д.)
Формулировка требований
Сформулируйте способ урегулирования ситуации (возврат денег, возврат товара, замена товара, устранение недостатков), сроки исполнения требований, последствия неисполнения.
Заключительная часть
Проставьте должность, ФИО и подпись руководителя компании, печать организации (если применяется).
Как передать письмо о возврате товара поставщику
Изучите порядок, установленный договором. Письмо может передаваться:
- заказным письмом по почте России с уведомлением о вручении;
- курьером;
- через ЭДО;
- по электронной почте, мессенджеру с последующим представлением оригинала.
Задача компании - зафиксировать дату, когда письмо направлено поставщику. Это поможет отслеживать сроки для ответа и фактического возврата.
Образец письма о возврате товара поставщику
ООО “Закон.рф” направило в адрес ООО “Бетта” письмо о возврате ранее поставленного зерна ненадлежащего качества. Письмо составлено на фирменном бланке, заявлены требования возврата товара и предоплаты. К письму приложены платежное поручение, реквизиты для перечисления денежных средств и фотофиксация доказательств поставки с нарушениями.
