Отгрузочные документы: что это такое, виды, бланки, образцы 2025
Смотреть Содержание
Отгрузочные документы – это не просто бумажки, а важнейший инструмент в работе любой компании, ведущей хозяйственную деятельность. Они сопровождают каждую сделку, подтверждая факт передачи товаров или услуг от продавца к покупателю.
Объясним, почему нельзя игнорировать требования к оформлению документации, какие риски возникают при ошибках и как их избежать.
Что такое отгрузочные документы
Отгрузочные документы представляют собой официальный пакет бумаг, фиксирующий передачу материальных активов одной стороны другой стороне сделки. Хотя в большинстве случаев их оформление происходит в рамках действующего договора поставки, законодательство требует составления такой документации даже при отсутствии договорных отношений между сторонами.
Основной целью этих документов является документальное подтверждение факта передачи товара, что защищает интересы обеих сторон и позволяет вести корректный учет материальных ценностей.
Обязательно ли оформлять отгрузочные документы и кто их заполняет
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ все хозяйственные операции обязаны фиксироваться в первичных документах. При этом согласно ст. 252 НК РФ компании вправе уменьшить налоговую базу только на те расходы, которые подтверждены документально и экономически обоснованы. Классификация доходов регламентируется статьей 248 НК РФ.
Процесс отгрузки представляет собой значимое событие в экономической деятельности предприятия. Для поставщика это операция формирует доход, тогда как для покупателя приобретенные ценности могут рассматриваться как затраты и учитываться при расчете себестоимости готовой продукции. Оформление отгрузочных документов является обязательным требованием законодательства.
Правом на заполнение отгрузочных документов обладают три категории участников:
- Продавец (поставщик товара).
- Покупатель (получатель товара).
- Третья сторона (например, транспортная компания).
В зависимости от структуры сделки, в оформлении и подписании отгрузочных документов могут участвовать:
- Двусторонняя схема: продавец и покупатель.
- Трехсторонняя схема: продавец, покупатель, транспортная компания.
Важно отметить, что независимо от того, кто именно оформляет документы, они должны быть правильно заполнены и подписаны всеми заинтересованными сторонами. Это обеспечивает юридическую чистоту сделки и защиту интересов всех участников процесса.
Виды отгрузочных документов
Основные виды отгрузочных документов — в таблице ниже.
|
Виды
|
Состав
|
| Документы, сопровождающие отгрузку ценностей | |
| Транспортные сопроводительные документы |
💾 Скачать ТОРГ-12 >>>
💾 Скачать бланк УПД >>>
💾 Скачать бланк счет-фактуры >>>
💾 Скачать бланк транспортной накладной >>>
💾 Скачать бланк товарно-транспортной накладной >>>
Какой документ по сопровождению отгрузки лучше использовать
В современной практике большинство организаций использует УПД, который совмещает в себе функции счет-фактуры и товарной накладной по форме ТОРГ-12. При этом организация вправе выбрать любой вариант в зависимости от своих потребностей и особенностей документооборота, закрепив выбранные формы в учетной политике.
Использование УПД носит рекомендательный характер (согласно письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Компании вправе разработать собственные формы первичных документов. При разработке собственных бланков необходимо обязательно включить все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Срок хранения отгрузочных документов
В соответствии с нормативными актами, установлены четкие сроки хранения отгрузочных документов:
✅ Согласно Приказу Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 документы об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции должны храниться в течение 5 лет.
✅ Это положение полностью соответствует требованиям Налогового кодекса РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), который также устанавливает 5-летний срок хранения для данных документов.
Пятилетний срок хранения является обязательным для всех организаций и не может быть сокращен. При этом организация вправе установить более длительный срок хранения, если это необходимо для ведения хозяйственной деятельности.
По истечении установленного срока хранения документы подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением соответствующего акта.
Что будет, если компания не составит отгрузочный документ
Не оформление отгрузочных документов может привести к серьезным последствиям для организации.
👉 Во-первых, это может повлечь административную ответственность в виде штрафов за грубое нарушение правил бухгалтерского учета согласно статье 15.11 КоАП РФ, а также за непредоставление документов по запросу налоговых органов по статье 15.6 КоАП РФ.
Штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до десяти 10 000 рублей.
👉 Во-вторых, возникают налоговые последствия: отказ в предоставлении вычетов по НДС и признании расходов по налогу на прибыль. При этом компании придется доплатить налоги и уплатить пени. Кроме того, возможно наложение штрафа по статье 122 НК РФ за занижение налоговой базы, например, при неполном отражении доходов.
Штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога.
👉 В-третьих, отсутствие документации создает проблемы с подтверждением факта совершения сделок, например, при перевозке товаров. Это также затрудняет процесс взыскания дебиторской задолженности и может стать причиной споров с контрагентами.