Приемка товара по количеству и качеству: инструкция для магазина
Смотреть Содержание
Процесс приемки товаров по количеству и качеству определяется договором поставки и соответствующими правилами. Он состоит из этапов проверки, пересчета, обнаружения несоответствий и оформления акта о расхождениях. Мы рассмотрим порядок действий и предложим простую форму акта приемки товаров по количеству и качеству.
Что такое приемка товара по количеству и качеству
Покупатель в рамках заключенного договора поставки обязан принять привезенные товары (ст. 513 ГК РФ). Порядок приемки может устанавливаться договором поставки, обычаями делового оборота или законодательными актами. Сроки приемки товаров по количеству и качеству обычно устанавливается в договоре поставки.
Покупатель в рамках заключенного договора поставки обязан принять привезенные товары. Договор составляется в письменной свободной форме. К существенным условиям относятся:
- количество поставляемого товара;
- наименование;
- комплектность;
- ассортимент.
Подробнее про договор поставки — в отдельной статье.
Например, согласно договору поставки, приемка может делиться на два этапа:
- первичная приемка производится пересчетом тарных мест, коробов, паллет и т.д.;
- углубленная приемка производится пересчетом товаров внутри тарных мест на наличие скрытых дефектов.
Согласно п. 2 ст. 513 ГК РФ покупатель обязан проверить количество и качество товаров.
Если в договоре сказано, что приемка товаров по количеству и качеству производится согласно инструкции, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6, то в такой ситуации необходимо следовать порядку инструкции (п. 14 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 22.10.1997 № 18).
Как осуществляется приемка товара по качеству и количеству
Общий порядок приемки можно представить в таблице.
|
№ п/п |
Действие |
Описание процесса |
|
1 |
Поставить на разгрузку машину с товаром |
Товар может привезти представитель поставщика или транспортная компания. Обычно товар привозится в упаковке и не у каждого водителя есть время ждать, пока будут пересчитаны позиции внутри тарных мест |
|
2 |
Пересчитать тарные места |
Первая задача материально-ответственного лица (например, кладовщика) – это провести визуальный осмотр на первичные повреждения упаковки и осуществить приемку по тарным местам. Обязательно предусмотрите в договоре поставки, что покупатель вправе проверить товар на наличие скрытых дефектов уже после приемки тарных мест и установите конкретные сроки. Представьте, в компанию поставили фуру мебельной фурнитуры, на поддоне находится около 50 коробок с фурнитурой, а в фуру помещается 33 поддона. Кладовщик физически не сможет в момент ожидания представителя поставщика пересчитать всю разновидность привезенного ассортимента |
|
3 |
Сопоставить позиции с товаросопроводительными документами |
Если визуально количество и качество можно принять при первичном осмотре, то сопоставьте привезенные товары с товаросопроводительными документами. Если расхождения отсутствуют, то подпишите их и передайте представителю поставщика. В договоре необходимо предусмотреть период, в течении какого времени покупатель может заявить претензию по расхождениям |
|
4 |
Если выявлены расхождения |
Оповестите внутреннего менеджера по закупкам о расхождениях и составьте письменный акт об обнаруженных недостатках поставки. Подпишите его комиссионно. Предъявите акт поставщику и потребуйте исправления ситуации: можно оформить возврат некачественных позиций, попросить возврат денег или замены на качественный товар. Если позиций не хватает по количеству, то потребуйте привезти товар в соответствии с заявленным ассортиментом в документах. Если приехали лишние позиции – зафиксируйте их количество и поставьте в надежное место. Нужно договориться с поставщиком: заберет ли он излишние позиции, приобретет ли их покупатель, возьмете ли вы их на ответственное хранение и т.д. |
|
5 |
Оприходуйте товары в учете |
Отразить документ покупки может бухгалтер, кладовщик или иное лицо. Корректно укажите позиции и цены |
Предложенный порядок приемки товара по количеству и качеству относится к рекомендации, поскольку более конкретные условия приемки надо максимально четко прописать в договоре поставки, а также должностной инструкции ответственного лица и внутренних локальных документах магазина.
Документы для приемки товаров по количеству
Поставка может сопровождаться следующими документами:
✅ универсальный передаточный документ;
Универсальный передаточный документ (УПД) — это многофункциональный документ, который заменяет собой счет-фактуру и первичный документ, например, накладную при отгрузке товаров или акт выполненных работ при оказании услуг. При заполнении УПД важно выбрать его статус (1 или 2). Подробнее — в отдельной статье.
✅ товарная накладная и счет-фактура;
✅ счет;
✅ договор;
✅ спецификация;
✅ транспортная или товарно-транспортная накладная.
Количество поставленного товара отражается в универсальном передаточном документе, товарной или товарно-транспортной накладной. В соответствии с указанными документами кладовщик должен произвести первичную приемку.
В каких случаях составляется акт приемки товара по количеству и качеству
Представьте ситуацию: при первоначальном подсчете количества коробок с фурнитурой и информации на упаковке все совпало. Однако во время детального осмотра стало ясно, что на упаковке указан вес одной коробки 20 кг, но при фактическом взвешивании оказалось, что в каждой из 30 коробок содержится только 19,5 кг, что превышает допустимое отклонение, указанное поставщиком. В этом случае надо составить акт приемки с указанием расхождений.
Также возможно, что во время приемки было обнаружено повреждение упаковки муки, в результате чего мука рассыпалась во время транспортировки. Кроме того, три пакета молока оказались поврежденными, а банка с солеными огурцами взорвалась. Из-за несоответствия качества некоторых товаров заявленным стандартам необходимо составить акт. Товары были повреждены до момента перехода права собственности на них и подписания товаросопроводительных документов.
Как правильно оформить акт приемки товара по качеству и количеству
Форму акта устанавливает главный бухгалтер в учетной политике. Например, можно воспользоваться следующими актами для разработки своей формы:
- акт приемки товаров, работ, услуг из Приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н;
- акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемки импортных товаров из Постановления Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132;
- формой ТОРГ-2 из Постановления Госкомстата РФ от 25.12.1998 ода № 132.
Сейчас унифицированные формы документов являются довольно сложными для заполнения, их использование не обязательно для большинства компаний. Поэтому можно использовать свободную и простую форму акта в случае обнаружения расхождений в качестве и количестве товаров.
При составлении акта обратите внимание на следующие пункты:
- укажите реквизиты вашей компании;
- проставьте номер и дату составления акта;
- сформируйте состав комиссии и выберите председателя;
- опишите причины составления акта, указав документ, фиксирующий поставку (его номер, дату, поставщика) и выявленные несоответствия;
- убедитесь, что члены комиссии несут ответственность за подписание акта с заведомо ложной информацией;
- заполните информацию о конкретных артикулах товаров, включая обнаруженные расхождения, их количество и требования к поставщику;
- если представитель поставщика, например, водитель, находится на территории вашей компании, попросите его подписать акт и один экземпляр передайте ему;
- подпишите акт всеми членами комиссии;
- если представитель поставщика отсутствует, отправьте копии и оригиналы акта по электронной почте и обычной почтой, назначьте ответственных сотрудников на территории вашей компании для урегулирования ситуации.
