Как оформить командировку: пошаговая инструкция
Смотреть Содержание
Командировки позволяют решить различные задачи — от заключения договоров с партнерами в других регионах до участия в конференциях и обучения. Однако организация таких поездок — это не просто покупка билетов и бронирование гостиницы. Это целый процесс, требующий внимания к деталям и строгого соблюдения законодательства.
В статье расскажем, как правильно оформлять командировку.
Что такое командировка
Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Основные признаки служебной командировки:
- Официальное поручение от работодателя — письменный приказ.
- Ограниченный период времени.
- Возмещение затрат на поездку.
- Документальное подтверждение.
Командировка и разъездной характер работы — это разные виды трудовой деятельности, хотя оба подразумевают перемещение сотрудника в силу производственной необходимости.
Если трудовой договор курьера, экспедитора или торгового агента предусматривает разъездной характер работы, то их поездки не считаются командировками и оформляются по другим правилам.
Командировка и разъездной характер работы: отличия
| Критерий | Командировка | Разъездной характер работы |
|---|---|---|
| Определение | Временная служебная поездка по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей вне места постоянной работы | Постоянная или регулярная работа, выполняемая вне офиса или основного рабочего места, с частыми поездками по служебным делам |
| Нормативная база | Ст. 166–168 Трудового кодекса РФ | Ст. 168.1 Трудового кодекса РФ |
| Документальное оформление | Требуется приказ (распоряжение) о направлении в командировку, служебное задание, авансовый отчёт и командировочное удостоверение (при необходимости) | Разъездной характер фиксируется в трудовом договоре или должностной инструкции; отдельный приказ на каждую поездку не издаётся |
| Срок пребывания | Временный (на определённый период, обычно до 40 дней) | Постоянный или систематический, в зависимости от специфики должности |
| Место работы | Основное место работы остаётся прежним; поездка — исключение из обычного режима | Место работы — переменное, связано с разъездами (например, водитель, торговый представитель, экспедитор) |
| Оплата расходов | Работнику возмещаются расходы на проезд, проживание, суточные и иные подтверждённые затраты | Работодатель компенсирует дополнительные расходы, связанные с поездками, в порядке, установленном локальными актами |
| Суточные | Выплачиваются обязательно (в установленных размерах) | Обычно выплачиваются компенсации, но не в форме суточных |
| Отражение в трудовых документах | Каждая командировка оформляется и учитывается отдельно | Разъездной характер работы фиксируется один раз — при приёме на работу или внесении изменений в договор |
| Согласие работника | В ряде случаев (например, при семейных обстоятельствах) требуется письменное согласие | Согласие предполагается заранее, так как условие о разъездах включено в трудовой договор |
| Влияние на отпуск и стаж | Период командировки включается в рабочий стаж и не влияет на отпуск | Вся работа также включается в стаж, как обычное выполнение обязанностей |
Изменения по командировкам 2025-2026
С 1 сентября 2025 года вступило в силу Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 об особенностях направления работников в командировки. Основное, на что следует обратить внимание в новом постановлении — это то, что приказ о командировке считается главным документом, без него сотрудника нельзя направлять в служебную поездку.
Появилось новое понятие: «проездные документы» — это чеки, квитанции, путевые листы и другие документы, подтверждающие проезд. По ним определяется срок пребывания в командировке и расходы на проезд.
Но новому постановлению к обязательным документам для оформления командировки относятся: приказ, авансовый отчет, документы, подтверждающие затраты.
Что нужно знать о направлении сотрудника в командировку
👉 В период нахождения сотрудника в служебной поездке за ним остается его рабочее место (должность) и сохраняется средняя заработная плата. Кроме того, ему компенсируются расходы, связанные с командировкой (ст. 167 ТК РФ). Правила и размер компенсации устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом.
👉 Для сотрудника, который работает удаленно, поездка в офис в другой город будет считаться командировкой, если в трудовом договоре указан населенный пункт сотрудника, не совпадающий с местоположением офиса компании.
👉 Для направления сотрудника в служебную поездку не требуется его письменного согласия, но есть исключения для отдельных категорий граждан.
👉 Работник не имеет права отказаться от командировки без уважительной причины, если они входят в его должностные обязанности. К уважительным причинам могут относиться: болезнь, форс-мажорные обстоятельства, ошибки компании, например, невыплата суточных за предыдущую командировку.
Лимиты суточных >>>
👉 В командировку можно направить только сотрудников, работающих по трудовому договору. Сотрудников, оформленных по договору ГПХ, направлять в служебную поездку нельзя, но по новому постановлению им можно возместить траты на дорогу, жилье, а также другие издержки, возникшие в связи с поездкой. Важным условием является четкое указание на возможность такой компенсации непосредственно в тексте договора ГПХ. Эта компенсация будет считаться вознаграждением сотрудника.
Кого нельзя отправлять в командировку
Даже с согласия работника нельзя отправлять в командировку:
- Беременных женщин.
- Сотрудников до 18 лет, за исключением творческих работников и спортсменов.
- Учеников, которые устроены по ученическому договору, если отъезд не связан с обучением.
- Людей с физическими ограничениями, инвалидов, с противопоказаниями к командировкам по медицинскому заключению.
❗️ Можно отправлять в поездку только с их письменного согласия:
- Женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет.
- Единственных родителей (матери или отцы) с детьми до 14 лет.
- Опекунов с детьми до 14 лет.
- Если второй родитель работает вахтовым методом.
- Родителя с детьми до 14 лет, если второй родитель призван на военную службу по мобилизации.
- Родителей, на иждивении которых находятся дети-инвалиды, не достигшие совершеннолетия.
- Сотрудников, воспитывающих троих и более детей, младшему из которых еще не исполнилось 14 лет, а старшему – 18.
- Работников, ухаживающих за больными членами семьи по медицинскому заключению.
- Кандидатов в депутаты.
💡 Согласие сотрудника нужно, если поездка приходится на выходной или праздничный день (ст. 113 ТК РФ). Кроме этого, письменное согласие требуется, если командировка не была запланирована заранее и трудовой договор не предусматривает разъездной характер работы (постановлением Правительства РФ № 501 от 16.04.2025).
Как оформить командировку
Компаниям, где сотрудники регулярно ездят в командировки, рекомендуется создать и утвердить внутренний документ — положение о командировках.
Этот документ не является обязательным, но он существенно упрощает процедуру оформления рабочих поездок и позволяет избежать разногласий с работниками. В документе прописывают порядок организации командировок: правила оформления, суммы компенсаций, необходимую отчетность и другие важные моменты.
Пошаговая инструкция, как оформить командировку
Шаг 1. Установите длительности командировки
Срок командировки начинается с момента отправления сотрудника и заканчивается днем его прибытия обратно. Датой отъезда считается дата отправления транспортного средства (самолета, поезда, автомобиля). Датой приезда признается день фактического возвращения командированного. В случае нахождения аэропорта или вокзала за пределами города, следует принимать во внимание время, затраченное на дорогу до них.
Шаг 2. Убедитесь, что сотрудника можно отправлять в командировку
Если по закону сотрудника можно отправлять только с его письменного согласия, тогда возьмите согласие.
Шаг 3. Оформите приказ о направлении в командировку
Приказ — это основной документ, без которого нельзя отправлять работников в служебные поездки. Документ может быть создан работодателем в произвольной форме или с использованием унифицированных бланков Т-9 (для одного сотрудника) или Т-9а (для группы лиц). Подпись на приказе ставит руководитель организации или уполномоченный сотрудник.
В приказе нужно прописать:
- Данные организации, которая направляет сотрудника.
- ФИО, подразделение и должность сотрудника, направляемого в командировку.
- Цель поездки. Она должна быть четко сформулирована.
- Место поездки (страна, город, организация, в которую направляется командированный).
- Кто финансирует командировку, обычно это организация, которая направляет.
- Продолжительность командировки с указанием даты начала и окончания.
- На основании какого документа сотрудник отправляется в поездку, например, служебного задания.
По решению руководителя в приказ могут быть внесены сведения о размере суточных, компенсации расходов на проживание и проезд.
Этап 4. Оформите служебное задание и командировочное удостоверение при необходимости
С 1 сентября 2025 года служебное задание и командировочное удостоверение — это не обязательные документы, однако многие организации продолжают их использовать. Оформлять служебное задание и командировочное удостоверение нужно, если в положении о командировках или в других нормативных актах компании прописано, что данные документы обязательны.
📜 Служебное задание помогает точно сформулировать цели поездки, распределить ответственность, установить, какие работы должен выполнить сотрудник и их объем.
📜 Командировочное удостоверение упрощает составление отчетности и финансовой документации, подтверждает рабочий характер поездки, обосновывает цели визита и то, что сотрудник выполнил свое поручение.
Шаг 5. Рассчитайте и выплатите командировочные расходы
Согласно статье 168 ТК РФ организация должна возместить работнику, направленному в служебную поездку, следующие виды затрат:
- Суточные — это средства, которые выделяются сотруднику на личные расходы в поездках, связанные с нахождением вне основного места работы. Например, на питание и мелкие нужды. Они выплачиваются за каждый день командировки, также за время, проведенное в пути, включая дни отъезда, приезда и дни вынужденной задержки, при условии предоставления служебной записки или объяснительных документов. Размер работодатель устанавливает самостоятельно.
- Проезд — стоимость проезда до места назначения и обратно, то есть стоимость билетов на поезд, самолет и при необходимости на такси.
- Проживание — стоимость жилья, в том числе расходы на оплату дополнительных услуг гостиниц. Исключение составляют траты на бары и рестораны, на обслуживание в номере и за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.
- Дополнительные расходы при зарубежных командировках — оформление загранпаспорта и визы, консульские сборы, сборы за въезд или транзит транспортных средств, а также обязательное медстрахование.
- Другие расходы, возникшие при командировке с разрешения работодателя. Например, оплата мобильной связи, vip-зала.
Работодатель имеет право самостоятельно приобрести билеты, оплатить проживание и другие необходимые услуги, либо возместить сотруднику понесенные им расходы, если последний осуществил оплату из собственных средств.
Шаг 6. Отметьте командировку в табеле учета рабочего времени
В табеле учета рабочего времени командировки отмечаются буквой "К" или кодом "06". Если командировка попадает на праздничные или выходные дни, тогда они отмечаются. Для фиксации работы в выходные и праздничные дни применяются обозначения "РВ" или "03".
Подробнее про отражение командировки в табеле >>>
Шаг 7. Получите от работника авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы
В течение 3 дней после завершения командировки сотрудник должен сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Форму авансового отчета руководитель может разработать самостоятельно или использовать форму АО-1. К документам, подтверждающим расходы, относятся чеки, проездные документы, авиабилеты, счет из отеля и прочие траты, которые работник согласовал с начальством. В случае утери или отсутствия необходимого документа, работник пишет служебную записку.
Если у сотрудника остались денежные средства, он их сдает в кассу по приходному ордеру, перерасход возмещается по расходному ордеру.
Форма и образец заполнения авансового отчета по командировке >>>
FAQ
- Какие обязательные документы для оформления командировки?
Приказ, авансовый отчет, документы, подтверждающие расходы в служебной поездке.
- Может ли сотрудник отказаться от командировки?
Нет, если возможность командировок предусмотрена трудовым договором. Отказ возможен по уважительной причине.
- Нужно ли письменное согласие от сотрудника при направлении его в служебную поездку?
Письменное согласие необходимо для определенных категорий граждан, есть граждане, которых нельзя отправлять в командировку даже с письменным согласием (ст. 167 и 259 ТК РФ). Кроме этого, такой документ нужен, если дни нахождения в поездке приходятся на выходные или праздники и если командировка внеплановая, а договор не предусматривает разъездной характер работы.