Выплата зарплаты в большем размере: можно ли вернуть переплату

Смотреть Содержание

Переплаты по зарплате могут возникнуть по разным причинам. Рассказываем, когда возможно вернуть излишне выплаченные суммы, как это оформить, и что делать, если сотрудник отказывается от возврата.

Выплата зарплаты в большем размере

Ошибочная зарплата: можно ли вернуть переплату

Возвратить ошибочно перечисленную зарплату можно не всегда. По трудовому кодексу есть только несколько оснований, когда удержание допустимо. И в большинстве случаев всё зависит не от бухгалтера, а от самого сотрудника.

Основной фактор — причина переплаты. Если она связана с арифметической ошибкой, например, неверно сложили числа, работодатель вправе сам удержать лишнее из следующих выплат (ст. 137 ТК РФ). Если ошибка не счетная — например, неверно ввели формулу, перепутали табель или система начислила сумму дважды, — вернуть переплату можно только с согласия работника.

Второй важный момент — добровольность. Даже если бухгалтерия переплатила по вине работника, но он не согласен возвращать деньги, работодатель не сможет их удержать без суда. А в суде далеко не всегда удается доказать, что переплата подпадает под условия возврата.

Почему возникает переплата

Ошибочно перечисленная зарплата может появиться и при ручных расчетах, и при автоматизированных.

Возможные причины переплаты:

  • Сбой программы. Часто бывает, что зарплата начисляется дважды — и на карту, и наличными. Или за один и тот же месяц дважды. Такое случается при ошибках в выгрузке данных или сбоях при обновлении ПО.
  • Ошибки в табеле. Если табель не передан вовремя, не заполнен или содержит неверные часы, программа посчитает зарплату по умолчанию — и переплатит.
  • Неверное применение закона. Например, бухгалтер посчитал средний заработок при увольнении по устаревшим правилам или включил в расчет «лишние» выплаты.
  • Переплата зарплаты по вине бухгалтера. Это может быть как арифметическая ошибка (например, неверная сумма при сложении), так и техническая — неправильно указали реквизиты, запутались в кодах доходов, случайно продублировали выплаты.
  • Повторные выплаты. Зарплату могут случайно перевести второй раз — например, и на карту, и в кассе, особенно в переходных периодах после увольнения.

Когда можно вернуть переплату по зарплате

Вернуть ошибочно перечисленную зарплату можно не всегда. Закон строго ограничивает случаи, когда работодатель вправе удержать излишне выплаченные суммы без согласия сотрудника.

Только три основания дают право на удержание (ст. 137 ТК РФ):

1️⃣ Счетная ошибка. Это арифметическая ошибка — например, неверное сложение или умножение сумм. Главное, чтобы была допущена именно ошибка в расчёте, а не в исходных данных.

2️⃣ Вина работника. Если установлен факт простоя или невыполнения норм труда по вине сотрудника, и это подтверждено решением комиссии по трудовым спорам или суда.

3️⃣ Неправомерные действия работника. Например, если сотрудник предоставил в бухгалтерию подложные документы для получения налогового вычета. Такой факт тоже должен быть подтвержден судом.

Важно понимать, что не всё, что похоже на ошибку, подходит под понятие «счетная». Так, если бухгалтерия переплатила зарплату по вине сбоя программы или неправильно настроенного шаблона расчета — это техническая ошибка, а не счетная. Такие переплаты вернуть можно только по согласию работника.

Кроме того, та же статья Трудового кодекса Российской Федерации четко регламентирует ситуации, в которых работодатель имеет законное право произвести удержания из заработной платы сотрудника:

  • возврат неотработанного аванса, если он был выдан в счет будущей заработной платы. Это логично, поскольку сотрудник ещё не выполнил работу, за которую получил часть оплаты.
  • неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, который был выдан на служебную командировку, переезд в другую местность для новой работы или в иных подобных ситуациях. Это позволяет избежать нецелевого использования корпоративных средств.
  • удержания допускаются при увольнении сотрудника до завершения рабочего года, за который он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск.

Переплата по зарплате: как удержать

Если сотруднику ошибочно переплатили зарплату, работодатель может вернуть переплату двумя способами: по соглашению с работником или по своей инициативе. Но второй вариант — только в строго определенных законом случаях.

Закрыть

Исключения: удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если увольнение происходит по причинам, предусмотренным п. 8 ст. 77, п. 1, 2, 4 ст. 81, п. 1, 2, 5-7 ст. 83 ТК РФ.

По соглашению сторон

Если переплата зарплаты возникла по технической или другой неарифметической ошибке, удерживать деньги без согласия сотрудника нельзя. Нужно начать с простого письма — объяснить ситуацию и предложить добровольно вернуть излишне полученные средства.

Лучше, если работник даст письменное согласие. Это может быть отдельное заявление или подпись на приказе. На практике применяются оба варианта. Форму согласия законодательство не регламентирует — главное, чтобы документ был подписан лично сотрудником.

Деньги можно вернуть двумя способами:

  1. перечислением на расчётный счёт работодателя;
  2. удержанием из будущих выплат (по договорённости сторон).

По инициативе работодателя

Работодатель может удержать переплату без согласия только в случае арифметической ошибки. Например, когда при расчёте суммы была допущена ошибка в сложении.

Даже в этом случае есть ограничение — удержание не может превышать 20% от суммы, подлежащей выплате (ст. 138 ТК РФ).

Работодатель обязан принять решение об удержании не позднее одного месяца после окончания срока, установленного работнику для возврата переплаты (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Иначе — право на удержание утрачивается.

Как оформить возврат: документы

Чтобы вернуть переплату по зарплате правильно, важно всё грамотно задокументировать. От этого зависит как легальность удержания, так и отсутствие претензий со стороны проверяющих.

Первым шагом оформляется докладная записка от бухгалтера на имя руководителя. В ней указывается:

  • ФИО сотрудника, которому переплатили;
  • сумма переплаты;
  • причина (например, ошибка в табеле, сбой системы или двойной платеж);
  • дата выплаты и дата обнаружения ошибки.

Форма — произвольная, но с чётким описанием обстоятельств и ссылкой на документы (расчетные листки, табель, ведомости).

После получения докладной издается приказ о возврате переплаты. В нем фиксируется:

  • основание (счетная ошибка или добровольное согласие работника);
  • сумма к возврату;
  • способ возврата — удержание или перечисление;
  • график удержаний (если удержание по частям).
Пример формулировки

«На основании докладной бухгалтера № 10 от 15.05.2025 произвести удержание из заработной платы Кретова А.В. суммы переплаты в размере 12 000 руб., допущенной в мае 2025 года. Удержание провести в зарплате за июнь 2025 года».

Если удержание проводится не по счётной ошибке, требуется письменное согласие сотрудника. Это может быть отдельное заявление или визирование приказа с фразой «Согласен, подпись, дата».

Важно, чтобы согласие было добровольным и документально зафиксированным.

Как считать удержания при возврате излишне выплаченной зарплаты

Если работник согласен вернуть переплату или она возникла из-за счетной ошибки, удержание можно произвести из будущих выплат. Но делать это нужно с учётом ограничений, установленных законом.

При каждой выплате зарплаты с работника можно удерживать не более 20% от суммы, которая остается после вычета НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Это ограничение действует, даже если работник дал согласие на удержание.

Закрыть

С 2025 года применяется 5-ступенчатая шкала НДФЛ. Подробнее с примерами расчета >>>

Важно

Речь идёт именно о 20% от чистой суммы, а не от оклада. Например, при зарплате 30 000 руб. и НДФЛ 13%, на руки сотрудник получает 26 100 руб. Значит, максимум ежемесячного удержания — 5 220 руб.

НДФЛ всегда рассчитывается с полной суммы начисленного дохода, независимо от того, удерживается ли из него переплата. То есть удержанная сумма не уменьшает налоговую базу (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Пример

Начислена зарплата в сумме 27 000 руб. Удержан НДФЛ: 27 000 × 13% = 3 510 руб. Сумма к выдаче: 23 490 руб. (27 000 – 3 510). 20% от этой суммы — 4 698 руб.

Допустим, бухгалтерия переплатила зарплату ошибочно в сумме 9 570 руб. Вернуть эту сумму можно двумя равными удержаниями по 4 698 руб.в месяц, а остаток — в третьем периоде.

Удержание не уменьшает сумму НДФЛ. В 6-НДФЛ и в отчетности показывается полная сумма дохода и налога, как будто никакого удержания не было. Само удержание учитывается в расчетах отдельно.

Рассмотрим пример, в котором переплата составила 9 570 руб. при окладе 27 000 руб.:

Месяц Зарплата, руб. НДФЛ, руб. Удержание, руб. К выдаче, руб.
Июнь 27 000 3 510 4 698 18 792
Июль 27 000 3 510 4 698 18 792
Август 27 000 3 510 174 23 316

Последний остаток переплаты (9 570 – 4 698 × 2 = 174) удерживается в третьем месяце. Такой порядок позволяет не нарушать ограничения по трудовому законодательству и избежать споров с работником.

Налоги и взносы при возврате переплаты

Если переплата возвращается удержанием из будущей зарплаты, организация может зачесть излишне удержанный НДФЛ в счет следующих выплат (п. 3 ст. 226, ст. 231 НК РФ). Это работает, если всё происходит в пределах одного календарного года.

Пример

В июне сотруднику переплатили 11 000 руб. и удержали НДФЛ — 1 430 руб. В июле бухгалтер удержал 4 698 руб. из зарплаты. Значит, с этой суммы НДФЛ уже платить не надо — его можно зачесть.

Если работник возвращает переплату напрямую — наличными или переводом, налоговая база корректируется. Это значит, что с переплаты не нужно удерживать НДФЛ, и ранее удержанный налог превращается в переплату у налогового агента. Его можно зачесть или вернуть ошибочно перечисленную зарплату сотруднику (Письма Минфина от 29.04.2014 № 03-04-05/20252, от 28.08.2014 № 03-04-06/43135).

Но если возврат происходит после выплаты, часть налогов уже уплачена. Тогда оформляется перерасчет, и излишне удержанный налог отражается в поле 180 формы 6-НДФЛ.

Если сотрудник вернул деньги, нужно подать уточненный расчет по страховым взносам за тот период, в котором была излишняя выплата. Иначе база по взносам будет завышена, а фонд потребует объяснений.

Если переплата не возвращена, её всё равно нужно включить в базу — потому что она была начислена и выплачена. Даже если это ошибка, она считается доходом сотрудника (п. 1 ст. 421 НК РФ). Корректировать отчетность не нужно.

Что делать, если сотрудник отказывается возвращать переплату

Если сотрудник отказывается вернуть переплату, а оснований для удержания по статье 137 ТК РФ нет — вернуть деньги невозможно, даже через суд. Ошибочно выплаченная зарплата в такой ситуации становится законным доходом сотрудника. То есть — тем же доходом, как если бы он был заработан честно. Работодатель не может считать такую сумму неосновательным обогащением (п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Значит, на такую переплату зарплаты начисляются налоги:

  • НДФЛ;
  • страховые взносы.

Могут понадобиться изменения в табеле учета рабочего времени. Например, если ошибка связана с неверно отмеченными днями. В этом случае данные можно поправить вручную, с заверением исправлений подписью и датой, либо оформить корректирующий табель.

FAQ: Частые вопросы о возврате переплаты по зарплате

  • Что делать, если переплатили премию?

Если премия выплачена по ошибке — например, начислена дважды или необоснованно завышена — она тоже считается переплатой. Но вернуть такую сумму без согласия работника нельзя. Это не арифметическая ошибка, а техническая или организационная, и под статью 137 ТК РФ она не подпадает. Единственный вариант — получить письменное согласие сотрудника на возврат и оформить удержание или возврат переводом.

  • Можно ли зачесть переплату как аванс на следующий месяц?

Зачесть переплату как аванс можно только с согласия сотрудника. Это не предусмотрено Трудовым кодексом напрямую, но на практике используется. Главное — оформить это документально:

  • заявление работника о зачете переплаты;
  • приказ работодателя;
  • согласованный график удержаний.

Без письменного согласия сотрудника засчитывать переплату в счет будущей зарплаты нельзя — это нарушит правила расчета заработной платы.

  • Может ли работник вернуть деньги на расчётный счёт?

Да, может. Это один из законных способов возврата переплаты. Работодатель направляет письмо с указанием суммы, причин и банковских реквизитов. Работник возвращает деньги добровольно, переводом или через кассу.

  • Нужно ли применять онлайн-кассу при возврате?

Нет, применять кассу не требуется. Возврат ошибочно перечисленной зарплаты не считается расчётом в смысле закона о ККТ (ст. 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ от 22.05.2003). Поэтому кассовый чек не нужен, даже если деньги сдаются наличными через кассу организации.

  • Что делать, если ошибка найдена через несколько месяцев?

Если прошло более месяца с даты, когда нужно было вернуть переплату, работодатель теряет право на удержание, даже если ошибка была арифметической (ст. 137 ТК РФ). Возврат возможен только по соглашению с работником.