Как оформить и оплатить инвойс

Смотреть Содержание

В отличие от расчетов внутри страны, когда достаточно выставить обычный счет, в международной торговле для проведения платежей используют инвойсы. Рассмотрим, для чего нужен инвойс, как его оформить и оплатить.

Инвойс

Что такое инвойс

Внешнеэкономическая деятельность (ВЭД) — это сфера, в которой бизнесмены осуществляют международную торговлю. Документы для проведения операций ВЭД, отличаются от стандартного пакета документов, используемого при сделках в РФ. Один из главных документов для ведения международного бизнеса — инвойс.

Инвойс — это документ в международной торговле, который применяется для выставления счетов за товары или услуги. Он содержит перечень проданных товаров или оказанных услуг, их количество, цену, общую сумму к оплате, а также реквизиты сторон и условия оплаты. Для совершения международной сделки в документах нужно не только указать товар и сумму, но и детально прописать условия сделки и все позиции поставки.

Продавец несет ответственность за составление и предоставление этого документа покупателю. Инвойс нужен не только для оплаты товаров, но и является доказательством того, что деньги получены законным путем. В этом главное отличие инвойса от других документов.

Зачем нужен инвойс

Кроме того, что инвойс используется для проведения платежа, он служит доказательством факта продажи и покупки, что важно для бухгалтерского учета и налогообложения.

Инвойс также нужен для:

✅ Таможенного контроля. При экспорте и импорте таможенные сотрудники запрашивают инвойс для определения цены перевозимых товаров. По этим данным рассчитываются таможенные налоги и сборы.

✅ Валютного контроля. При переводе платежей в иностранной валюте, некоторые российские банки требуют инвойс. Они следят, чтобы каждый перевод проходил законным путем, а за рубеж деньги уходили только по настоящим контрактам.

✅ Обоснования расходов для налоговой, если вы покупатель. Инвойс подтверждает расходы, если бизнес работает на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы». Кроме этого, документ нужен для учета расходов в бухучете.

✅ Отражения продаж в учете, если вы поставщик. Компании ведут учет продаж, для его подтверждения используется инвойс.

✅ Контроля сроков оплаты. В инвойсе указывают дату уплаты средств от иностранного контрагента. Если деньги приходят позже, то бизнес могут оштрафовать.

Как оформить инвойс

Официального бланка для заполнения инвойса нет, но есть правила, по которым его нужно заполнять, чтобы документ имел юридическую силу и корректно подтверждал проведение платежа. Формы инвойсов могут незначительно отличаться в зависимости от страны и специфики бизнеса. Оформляется он на английском языке, но для таможни может понадобиться экземпляр на русском, поэтому его составляют на двух языках.

Что прописывают в инвойсе:

  • Наименование документа.
  • Номер документа и дата составления. Эти данные используются для идентификации документа при дальнейшей работе.
  • Данные продавца: наименование компании или ФИО ИП, юрадрес, ИНН, контактные данные.
  • Данные покупателя, такие же, как и данные продавца.
  • Информация о товарах/услугах: наименование каждого товара/услуги, единица измерения (шт., кг, час, услуга и т.д.), количество, цена за единицу, общая стоимость по каждой позиции.
  • Общая стоимость. Если необходимо, то выделяют НДС, то есть указываю сумму без НДС, ставку НДС и сумму с НДС.
  • Страну происхождения продукции.
  • Названия принимающей страны.
  • Валюта платежа в которой происходила оплата (RUB, USD, EUR).
  • Условия оплаты: в какой срок нужно произвести платеж. Например, "оплата в течение 5 дней с даты выставления инвойса", "предоплата 100%", "отсрочка платежа 30 дней".
  • Способ оплаты: банковский перевод, онлайн-перевод или другие.
  • Банковские реквизиты: название банка, БИК, номер расчетного счета.
  • Дополнительную информацию. Например: номер договора, на основании которого выставлен инвойс, срок действия инвойса, комментарии или примечания.

В конце инвойса ставятся подписи ответственных лиц и печать организации при наличии.

Шаблон инвойса
Шаблон инвойса

Как оплатить инвойс

Перед тем как оплачивать инвойс, проверьте в нем все данные и посмотрите какой способ оплаты указан в документе. Если способ не прописан, то оплатить можно любым способом.

При сделках с партнерами из дружественных стран самый популярный способ — банковский перевод. Он происходит по реквизитам, которые указаны в инвойсе. Но из-за санкций не во все страны можно сделать простой перевод, поэтому для оплаты обращаются к платежным агентам. Это компании-посредники, которые помогают совершить перевод средств в другие страны.

Способы оплаты инвойса

Есть несколько способов оплаты инвойса. Вот некоторые из них:

🪙 Банковский перевод

Самый частый способ оплаты. Вам потребуется совершить перевод с вашего расчетного счета на счет продавца, указанный в инвойсе. Этот способ может быть ограничен санкциями.

🪙 Онлайн-оплата

Некоторые продавцы предлагают оплату через платежные системы на своем сайте или такие, как PayPal, Revolut.

🪙 Криптовалюта

Применяется в рамках регулирования цифровых финансовых активов.

🪙 Платежный агент

Чаще всего для перевода или приема оплаты используют платежного агента. Они помогают проводить платежи в третьи страны, чтобы обойти прямые санкции.

После совершения платежа обязательно сохраните чек, квитанцию или выписку из банка, подтверждающую факт оплаты. Документ может понадобиться вам для подтверждения расчетов. В некоторых случаях может быть полезно уведомить продавца об оплате, отправив ему копию платежного документа.

Если инвойс оформлен не правильно: что делать

Штрафов за неправильное составление инвойса нет. Основная проблема заключается в задержке оплаты, пока вносятся исправления в документ — это может повлечь нарушение установленных сроков. В случае просрочки платежа или поставки продукции можно потребовать компенсацию.

Если в инвойсе нет необходимых сведений — это может привести к задержке товара на таможне, что потребует дополнительных согласований и уточнений с таможенными органами. Также вопросы к содержанию инвойса могут возникнуть у банка, обслуживающего платеж. Например, банк потребует изменить данные, если в инвойсе некорректно указано название иностранной компании-партнера или отсутствует детальное описание товара.

Обычно на представление дополнительных документов или изменение старых банки дают бизнесу 15 рабочих дней. Если не уложиться в срок, банк будет вынужден сообщить об этом налоговой, а та назначит штраф.

Важные моменты и распространенные ошибки при оформлении инвойса

Одна из самых частых ошибок — неправильное назначение платежа. При этом продавец не сможет идентифицировать платеж, и он будет зачислен не туда или задержится.

Другие ошибки:

  • Неверно указанный номер счета, БИК или наименование получателя приведет к тому, что платеж не пройдет.
  • Несвоевременная оплата инвойса может привести к начислению пени, штрафов, приостановке поставок или оказания услуг.
  • Работа без инвойса, особенно в бизнесе, может привести к проблемам с налоговыми органами и отсутствию документального подтверждения сделки.

💡 Обратите внимание на важное правило: данные в инвойсе должны соответствовать данным в договоре и платежных документах.