Дебиторская задолженность: что это такое и где отражается
Смотреть Содержание
Дебиторская задолженность остается одной из самых распространенных финансовых проблем бизнеса. Когда клиенты задерживают оплату за товары или услуги, компания фактически кредитует их за счет собственных средств, что может негативно сказаться на оборотном капитале и финансовой устойчивости.
Дебиторская задолженность: что это значит, как с ней работать и зачем, почему она может тормозить деятельность компании — рассказали в статье.
Дебиторская задолженность: что это и откуда берется
Если компания или ИП продали товар покупателю, а он еще за него не расплатился — в деловой среде это называется дебиторской задолженностью или «дебиторкой». Ее отражают на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Иными словами, дебиторская задолженность — это долг организации, предпринимателя или обычного человека перед вами. Долг может быть выражен в деньгах или в ином имуществе. Классический пример: продали товар, а оплату пока не получили или внесли предоплату, а товар еще не пришел.
Дебиторская задолженность – это долги в пользу бизнеса, которые еще не получены. А дебиторы — те, кто должен заплатить или поставить товар компании или ИП. Например, магазин получил товар от производственной компании с отсрочкой платежа, поэтому магазин — дебитор.
Дебиторка возникает не только при отсрочке платежа со стороны покупателей или заказчиков. Если вы, скажем, работаете по предоплате и перевели аванс поставщику за предстоящую поставку — это тоже дебиторская задолженность, но уже поставщика.
Пример 1
Представим, что ООО «Свет» отгрузило покупателю люстры на 130 000 рублей. По условиям договора отсрочка платежа — до 14 дней. Товар уже передан, доход отражен, а деньги на счет еще не поступили. В этот момент в учете возникает дебиторская задолженность покупателя — те самые 130 000 рублей, которые ООО «Свет» должно получить.
Пример 2
Магазин бытовой техники заказал у производителя партию кухонных комбайнов и оплатил выставленный счет на 500 000 рублей. По договору поставщик должен отгрузить технику в течение 10 дней. Пока комбайны не поставлены, в бухучете магазина "висит” дебиторская задолженность на сумму перечисленного аванса. Как только поставщик исполнит обязательство (отгрузит технику) — долг закроется.
Когда еще возникает дебиторка
На практике дебиторка появляется нередко. Например:
- есть переплата по налогам и взносам, были авансовые платежи в счет налогов;
- сотруднику выданы подотчетные деньги, а он еще не отчитался по расходам;
- есть судебное решение в пользу компании, но деньги еще не взысканы;
- работнику выдали аванс, а начисление зарплаты будет позже;
- учредитель еще не рассчитался по вкладу в уставный капитал ООО;
- выдан заем организации, ИП или физлицу;
- причиненный компании ущерб еще не возмещен;
- контрагенту начислен штраф, пени или неустойка — он согласен, но еще не оплатил.
Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской? Очень просто:
- дебиторская задолженность — это когда должны вам;
- кредиторская задолженность — это когда должны вы.
Виды дебиторской задолженности
Когда дебиторская задолженность закрывается в срок — это нормальная рабочая ситуация. К сожалению, на практике случается, что некоторые долги «висят» в учете месяцами, а иногда и годами. А какие-то и вовсе не возвращаются.
Поэтому в зависимости от срока погашения и возможности взыскания дебиторку можно классифицировать по признакам.
По срокам расчетов
Краткосрочная — погашение ожидается не позднее, чем через год. Это основная часть дебиторки. Чаще всего возникает из-за отсрочки платежа по договорам. Сюда относятся долги покупателей, авансы поставщикам, подотчетные суммы и др.
Долгосрочная — со сроком погашения более года. Например, займы, выданные на несколько лет, векселя к оплате и другие обязательства с длительным сроком расчетов.
По степени риска
Текущая (нормальная) — товары (работы, услуги) уже переданы, но срок оплаты по договору еще не наступил, поэтому не нарушен. Это обычная рабочая дебиторка, с которой существует любой бизнес.
Просроченная — когда срок оплаты за переданные товары (услуги или работы) пропущен. Такая дебиторка представляет риск для бизнеса, особенно если она не обеспечена поручительством, залогом или банковской гарантией. В дальнейшем просроченную дебиторку можно перевести в одну из следующих категорий.
Сомнительной задолженности — долг не возвращен в срок и нет достаточных гарантий, что вернут. Компания создает резерв по сомнительным долгам (п.70 положения по ведению бухучета № 34н).
Если долг обеспечен (например, банковской гарантией), сомнительным он не признается. В этом случае, если должник не заплатит, за него это сделает банк или другое лицо.
Безнадежной задолженности — взыскание невозможно, например истек срок исковой давности (три года — ст.196 ГК РФ) или компания-должник ликвидирована. Такая задолженность подлежит списанию в учете.
Если должник — ИП, который просто прекратил деятельность, списать долг нельзя. Долг остается на нем, уже как на физическом лице.
По самим дебиторам (должникам)
Кто, сколько и по какому документу должен вашей компании или ИП. Это могут быть продавцы, которые еще не поставили товар, покупатели с отсрочкой оплаты, заемщики, бюджет, сотрудники и другие лица.
Чем опасна дебиторка
Дебиторская задолженность — это часть оборотных активов компании. То есть ее будущие деньги, которые можно потратить, например, на закупки, новые проекты или премии сотрудникам. Именно поэтому в бухгалтерском учете дебиторка всегда в фокусе внимания.
Рост долгов перед компанией — это сигнал о том, что часть оборотных активов «зависает» и перестает работать на бизнес.
Пример
У Матвея ИП. Он ведет небольшой, но активно растущий бизнес по продаже стройматериалов. У него много покупателей, обороты хорошие. Пришло время закупить новую партию товара и оплатить аренду склада, но денег на счете не хватает.
При проверке расчетов с покупателями выяснилось, что перед ИП скопилось много долгов. С покупателями оформлены договоры, где прописана отсрочка платежа — с кем-то на 14 дней, а с кем-то на 30 и больше. Поэтому оборотные деньги фактически «заморожены» для расчетов. Перед предпринимателем встает задача, как выкроить средства на закупку товаров — взять кредит или отсрочить собственные выплаты.
Так, несмотря на то, что бизнес Матвея прибыльный, он сталкивается с трудностями — «живых» денег для дела не хватает.
Чем грозит большая дебиторка:
- снижение оборотных средств и сложности с текущими расчетами;
- наличие финансового риска, особенно при сомнительных долгах;
- необходимость привлекать кредиты для поддержания работы;
- снижение прибыли из-за того, что деньги “не работают”.
Как дебиторская задолженность отражается в учете
Чтобы понимать, кто ваш должник и в каком размере, важно корректно отражать все операции в бухучете. Каждое обязательство перед компанией должно попадать на соответствующий счет.
Основные счета бухучета, на которых собирается дебиторка:
| Счет бухгалтерского учета | Что отражается |
|---|---|
| 60 | Авансы, перечисленные поставщикам за предстоящие поставки |
| 62 | Задолженность клиентов за поставленные товары, выполненные работы и оказанные услуги |
| 68,69 | Переплата по налогам и страховым взносам |
| 70 | Переплата по заработной плате (авансы, перерасчеты) |
| 71,73 | Подотчетники, прочие расчеты с персоналом (выдача денег под отчет, суммы ущерба, которые виновные лица должны возместить и т.п.) |
| 75 | Задолженность учредителя по вкладу в УК |
| 76 | Долги прочих дебиторов |
По мере закрытия обязательств дебиторская задолженность в учете уменьшается.
Как дебиторка отражается в отчетности
В бухбалансе дебиторская задолженность на конец года отражается в разделе «Оборотные активы» по строке 1230. Общую сумму дебиторки следует разделить на краткосрочную и долгосрочную и внести в дополнительные строки баланса.
Авансы, перечисленные поставщикам, в балансе показываются без НДС, подлежащего вычету (приложение к письму Минфина РФ от 09.01.2013 № 07-02-18/01).
Если компания предоставляла займы на долгий срок (более 12 месяцев), такую задолженность следует отразить в строке 1170. Если же срок возврата менее 12 месяцев — по строке 1240.
Кроме того, подробная расшифровка дебиторской задолженности, в том числе просроченной, приводится в пояснениях к бухгалтерскому балансу.
Можно ли списать дебиторскую задолженность
Списать дебиторку можно, но только при наличии объективных оснований и это подтверждено документами. По общему правилу дебиторку списывают с баланса в следующих случаях:
- истек срок исковой давности для взыскания (обычно 3 года — ст. 196 ГК РФ);
- взыскать долг невозможно (банкротство дебитора, его ликвидация, исключение из ЕГРЮЛ).
Как происходит списание безнадежных долгов в бухучете
Сначала проводится инвентаризация расчетов, затем оформляется письменное обоснование (акт, бухгалтерская справка). И только после этого руководитель издает приказ о списании долга.
Если по долгу ранее создавался резерв по сомнительным долгам, списание дебиторской задолженности производится за счет этого резерва. Если резерва нет или его недостаточно — в бухгалтерском учете сумма (ее часть) относится на прочие расходы.
Дебиторская задолженность оформляется проводками
Проводки по дебиторской задолженности:
| Дт | Кт | Операция |
|---|---|---|
| 91.2 | 63 | Сформирован резерв по сомнительным долгам |
| 63 | 60 (62, 76 и пр.) | Списана дебиторская задолженность за счет резерва |
| 91.2 | 60 (62, 76 и пр.) | Дебиторская задолженность отнесена на расходы, если недостаточно суммы резерва или он не создан |
Даже после списания долг не «исчезает» автоматически. В учете его отражают за балансом (Дт 007) и продолжают контролировать в течение пяти лет с момента списания — на случай, если финансовое положение должника изменится и появится шанс взыскать долг. Порядок предусмотрен п. 77 «Положения по ведению бухучета».
В налоговом учете порядок создания резерва по сомнительным долгам регулируется ст. 266 НК РФ.
FAQ
Если ИП закрылся, можно ли считать его долг безнадежным?
Нет. С прекращением статуса индивидуального предпринимателя его обязательства не исчезают. Уже как физическое лицо он продолжает отвечать по долгам всем своим имуществом (ст. 24 ГК РФ).
У нас есть дебитор, который предоставил банковскую гарантию по оплате. Что это дает компании?
Банковская гарантия — это защита для вашей компании. Если дебитор не заплатит, банк обязуется выплатить сумму долга вместо него. Обеспеченную гарантией дебиторскую задолженность не переводят в сомнительную.
Какой срок давности для списания дебиторской задолженности?
Три года. Отсчитывается с момента, когда должник должен был рассчитаться (например, по условиям договора), но фактически этого не сделал. Но если вы между собой подписывали акт сверки, подтверждающий сумму долга, старый срок обнуляется и начинается новый — с даты подписания акта.