6-НДФЛ: как заполнить и сдать

Смотреть Содержание

• Что такое 6-НДФЛ
• Кто обязан предоставлять 6-НДФЛ
• Сроки сдачи 6-НДФЛ
• Как и куда сдавать 6-НДФЛ
• Как заполняется отчет
• Штрафы за непредоставление 6-НДФЛ

Исходя из данных формы, налоговики проверяют, выполнило ли предприятие свои обязательства налогового агента надлежащим образом.

Что такое 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ– это форма отчетности, которую должны сдавать юридические лица и предприниматели, которые выплачивают вознаграждения физлицам и удерживают с этих сумм НДФЛ. Расчет демонстрирует налоговикам все выплаты, совершенные работодателем за отчетный период, по которым он выполнял обязанность налогового агента по налогу на доходы физлиц. Иными словами, компания удерживала из средств, причитающихся гражданину, сумму налога и перечисляла ее в бюджет.

Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты обязаны вести учет доходов, которые перечисляются физлицам, и выплаченных с этих сумм налогов. Предприятие должно фиксировать и сохранять информацию, достаточную для идентификации налогоплательщика, типа выплат, их сумм и дат, величины вычетов и удержаний.

Кто обязан предоставлять 6-НДФЛ

Заполнение 6-НДФЛ с дальнейшим предоставлением в налоговую инспекцию – обязанность организаций и ИП, которые выплачивали физическим лицам следующие виды доходов:

• заработную плату;
• вознаграждение по договорам гражданско-правового характера;
• дивиденды;
• подарки, стоимость которых превышала 4 тыс. руб.;
• займы без процентов.

❗️ Нулевой 6-НДФЛ не предусмотрен законодательством. Если в течение квартала выплат физлицам не производилось, то организация просто не подает отчет. Если таких перечислений не ожидается долго, рекомендуется уведомить об этом налоговиков, составив письмо в свободной форме.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Сроки сдачи 6-НДФЛ определены в п. 2 ст. 230 НК РФ. Расчет представляется налоговикам ежеквартально, не позднее :

• 25-го числа месяца, идущего за отчетным периодом — расчет за I квартал, полугодие и 9 месяцев
• 25-го февраля следующего года — годовой 6-НДФЛ.

Срок сдачи 6-НДФЛ в 2025 году

Срок сдачи 6-НДФЛ в 2026

Как и куда сдавать 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ подается в ту ИФНС, где юрлицо или ИП состоит на учете:

• по месту регистрации — для компании;
• по месту жительства — для ИП.

Если количество работников превышает 10 человек, отчетность принимается только в электронном виде. Если меньше 10 человек — налоговый агент вправе выбирать, как отчитываться: электронно или на бумаге.

Как заполняется отчет

Форма 6-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Посмотреть действующую форму можно на сайте ФНС.

Для составления расчета нужны данные о выплаченных физлицам суммах, величине удержанного и перечисленного в бюджет налога. 6-НДФЛ за год заполняется нарастающим итогом.

В составе расчета присутствует титульный лист, два раздела и одно приложение (справка).

☝️ С 2025 года налог рассчитывается отдельно по двум типам выплат работникам: базовой заработной плате и надбавкам (например, районным коэффициентам). С первого вида дохода налог исчисляется по пяти разным ставкам (в зависимости от сумм поступлений за год), со второго – по двум.

Правила заполнения титульного листа

Порядок заполнения титульника определен Приказом ЕД-7-11/649@ (приложение 1). В него включается следующая информация:

• номер корректировки (если расчет сдается впервые, ставится «0», если подается уточненка – «1», «2» и т.д.);
• отчетный период (проставляется код из списка, указанного в Приложении 2 к Приказу ЕД-7-11/649@);
• номер года;
• код налогового органа;
• код органа по месту учета (зависит от статуса самого налогового агента);
• название организации или ФИО ИП;
• ИНН и КПП налогового агента;
• его код ОКТМО.

Форма 6-НДФЛ предполагает, что на титульнике содержится ФИО и должность представителя предприятия-составителя. Тот подписывает документ физической или электронной подписью, подтверждая, что сведения являются полными и достоверными.

Как заполнить первый раздел

Отчет 6-НДФЛ в части 1 раздела включает следующие строки:

• 010 — КБК, по которому перечислялся налог. Первый раздел заполняется столько раз, сколько КБК использовалось предприятием в отчетном периоде.
• 020 — величина удержанного НДФЛ, которая отражается нарастающим итогом с 1-го января.
• 021-026 — сумма удержанного налога, разбитого на шесть сроков перечисления, которые установлены в рамках квартала.
• 030 — величина излишне удержанного налога, который фирма впоследствии вернула гражданам по заявлению. Данные вносятся нарастающим итогом с начала года.
• 031-036 — величина возвращенного налога, разбитая на шесть периодов, по аналогии со строками 021-026.

Как заполнить второй раздел

Во 2 разделе содержится следующая информация:

• налоговая ставка;
• КБК;
• суммарный доход, полученный сотрудниками;
• число получателей дохода;
• сумма вычетов;
• налоговая база;
• рассчитанный размер налога;
• удержанная его величина (указывается отдельно по кварталам);
• размер НДФЛ, который предприятие не смогло удержать (например, потому что доходы физлица были только в натуральной форме);
• суммы возвращенного налога (поквартально).

Если работнику выплачиваются северные или районные коэффициенты, то работодатель заполняет как минимум два вторых раздела. В одном будут содержаться данные об основной зарплате, во втором – о надбавках.

Во 2 разделе предусмотрено, что отдельными строками указывается количество высококвалифицированных специалистов, размер выплат им и налог по этой категории работников. Также предусмотрены отдельные строки с показателями, которые используются в особых ситуациях. Это налог с дивидендов, авансовые платежи за сотрудников-нерезидентов.

Порядок заполнения справки к отчету

Справка о доходах физлица – это первое приложение к форме. Его нужно заполнять, когда сдается расчет за год или предприятие ликвидируется или реорганизуется. Отдельное приложение готовится по каждому лицу, получившему доход в течение года.

Штрафы за непредоставление 6-НДФЛ

Непредставление 6-НДФЛ – правонарушение, за которое предусмотрены разные виды наказаний для налогового агента. Если отчетность не сдана вовремя, работодателю выпишут штраф в размере:

• 1 тыс. руб. — на работодателя за каждый просроченный месяц (п. 2 ст. 126 НК РФ);
• от 300 до 500 рублей — на должностное лицо (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

За допущенные в расчете ошибки предусмотрен штраф для фирмы или ИП в сумме 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Должностные лица предприятия уплачивают штраф по ч. 1 ст. 15.6 КоАП – от 300 до 500 руб.

Также предусмотрен штраф за 6-НДФЛ, если организация с количеством работников более 10-ти не соблюдает электронный порядок сдачи отчетности. Сумма — 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).