Заявка на поставку товара: образец

Смотреть Содержание

Эффективное управление закупками начинается с правильно оформленной заявки на поставку товара. От корректности составления заявки зависит своевременность поставок, качество получаемого товара и финансовые взаимоотношения между сторонами.

Разберемся, как составить заявку на поставку товара.

Заявка на поставку

На какие товары формируется заявка и когда это обязательно

Заявка на поставку товара - это официальный документ, который используется для оформления потребности в определенных товарах и является основанием для начала процесса закупки. Она обязательно формируется, если такое правило предусмотрено:

✅ заключенным договором;

✅ внутренним регламентом компании и т.д.

Пример. Между ООО “Закон.рф” и ООО “Бетта” заключен договор поставки дорогостоящего оборудования. Поставщик берет на себя обязательство привезти станок из Китая специально для ООО “Закон.рф”, поэтому договором предусмотрено обязательное составление заявки на поставку.


При выборе сторонами механизма взаимодействия, предусматривающего обязательное оформление заявки, детально установите в договоре:

  1. Процедурные аспекты подачи заявки, регламент последовательности действий при направлении документа.
  2. Форму заявки в виде шаблона или требования к оформлению.
  3. Механизм подтверждения: порядок, сроки, в которые поставщик обязан уведомить о получении заявки, а покупатель - направить документ.
  4. Санкции за бездействие: последствия несвоевременного реагирования поставщика на документ и меры ответственности за нарушение установленных процедур.

🔍 Напомним, что купля-продажа регулируется главой 30 ГК РФ.

Заявка может составляться на любые товары: для нужд производства, склада, офиса, специальных заказов клиентов и т.д. С заявками проще планировать и контролировать закупки и исполнять бюджет.

Порядок получения товара

Вы заключили договор поставки товаров, в котором предусмотрено обязательное составление заявок. Внимательно изучите порядок получения товара, например, он может включать следующие шаги.

👉 Шаг 1. Менеджер отдела закупок связывается с представителем поставщика, чтобы проверить наличие товара на складе. В устном порядке уточняются сроки, когда товар будет доставлен (при его наличии) или поступит на склад (если товара нет на складе). На этом этапе согласовываются устно необходимые характеристики товара.

👉 Шаг 2. Снабженцем формируется заявка на поставку товара по установленной форме в письменном виде и по прописанным в договоре каналам связи (электронная почта, мессенджер и т.д.), заявка передается представителю поставщика.

👉 Шаг 3. Поставщик обрабатывает заявку, согласовывает условия (если есть вопросы), подтверждает заявку в письменном виде и отправляет подтверждение покупателю, выставляет бронь на заказанный товар в системе. При наличии согласия покупателя происходит замена ассортимента, например, клиент просит красные стулья марки “Альфа”, а на складе в наличии оранжевые.

👉 Шаг 4. Поставщик уведомляет покупателя, когда можно поставить машину для загрузки или информирует о сроках доставки товара по заявке. Склад, на основании выставленного резерва и складской погрузочной ведомости, собирает товары и выписывает документы к заявке, сопровождающие товар.

Внимательно относитесь к процедуре получения товара по предварительной заявке. Бронь товара может быть аннулирована поставщиком при несоблюдении обязательных пунктов, предусмотренных договором. В требованиях налоговых органов одним из запрашиваемых документов является заявка. Не хотите ее составлять в процессе работы с поставщиком - внимательно изучайте условия договора перед подписанием и составляйте протокол разногласий.

Плюсы и минусы формирования заявки на поставку товара

Преимущества и недостатки формирования заявки представим в таблице.

Преимущества Недостатки
Документальное подтверждение намерения получить конкретный товар в заранее установленные сроки Сложности при необходимости замены товара (например, снабжение допустило ошибку в заявке и вместо красного стула заказало оранжевый, а поставщик уже подтвердил ассортимент)
Приоритетное право на товар при его поступлении на склад (бронь под конкретного заказчика) Риск юридических последствий при необоснованном отказе от заявки
Возможность планирования поставок и бюджета Необходимость строгого соблюдения всех формальностей при составлении
Защита интересов заказчика, ответственность поставщика Временные затраты на составление документа, ответственность за корректность указания данных

Кто составляет заявку на поставку товара

Заявку составляет ответственное лицо компании, которым может быть:

  • менеджер отдела снабжения (по производственным материалам);
  • главный бухгалтер (подключение подписки на периодические издания);
  • руководитель IT-отдела (поставка программного обеспечения или учетной программы);
  • менеджер электронной коммерции (заказ транспорта для доставки) и т.д.

Как составить заявку на поставку товара

Заявка обычно составляется по форме, утвержденной сторонами в договоре или в свободной форме. Независимо от формы она должна содержать необходимые реквизиты и всю существенную информацию для исполнения конкретного заказа.

Составление документа начните с указания реквизитов покупателя, наименования организации, контактных данных, иных реквизитов.

Подробно опишите предмет заявки:

👉 номенклатуру;

👉 артикул (если есть);

👉 единицы измерения;

👉 количество;

👉 цену (если она зафиксирована в договоре), общую сумму.

Укажите способ, срок и место доставки.

Некоторые поставщики предпочитают использовать электронные таблицы Excel, где заранее зафиксированы цены в защищенных от изменений колонках. Покупатель указывает необходимое количество товара напротив каждой позиции из предложенного ассортимента.

Другие компании внедряют более продвинутые решения через электронный документооборот. Заявка автоматически интегрируется с учетными программами поставщика, что ускоряет процесс обработки заказа.

После утверждения запускается отсчет периода, в течение которого поставщик обязан выполнить условия заказа. Нарушение сроков может привести к штрафным санкциям, предусмотренных договором.

Образец заявки на поставку товара

Менеджер по снабжению ООО “Закон.рф” формирует заказ на поставку канцелярских товаров по форме, утвержденной у поставщика. По потребности офисных сотрудников требуется привезти 20 ручек и 20 тетрадей формата А5. Заявка направляется на электронную почту отдела продаж ООО “Бетта”.

Скачать образец заявки на поставку товаров

Шаблон заявки на поставку товара
Шаблон заявки на поставку товара
Образец заявки на поставку товара
Образец заявки на поставку товара

Ошибки при составлении заявки на поставку товара

Типовые ошибки представим в таблице.

Категория ошибок Описание
Формальные ошибки Неверное оформление реквизитов, отсутствие подписей, некорректная дата, опечатки
Содержательные ошибки Неполное описание товара, некорректные единицы измерения, неясные формулировки
Процедурные ошибки Нарушение сроков подачи заявки, несоблюдение порядка согласования с ответственными лицами
Технические ошибки Несовместимость форматов при отправке или загрузке в систему, проблемы с электронной подписью
Организационные ошибки Несвоевременное обновление данных о товаре и условиях поставки, отсутствие архивации документов или их неправильное хранение, отсутствие контроля за правильностью составления документа

Как избежать ошибок при составлении заявки на поставку товара:

  1. Создайте в компании чек-лист и проверяйте заполненную заявку по нему.
  2. Согласовывайте документы с ответственными лицами перед отправкой, получите необходимые подписи.
  3. Ведите учет отправленных и исполненных заявок.
  4. Обеспечьте правильное хранение документов.