Универсальный корректировочный документ: как заполнить УКД

Смотреть Содержание

• Что такое УКД
• Когда компании заполняют УКД
• Как заполнить УКД
• Основные нюансы и рекомендации
• FAQ

В статье подробно разберем структуру УКД, правила его заполнения и основные нюансы, которые необходимо учитывать.

Что такое УКД

Универсальный корректировочный документ (УКД) — это документ, который объединяет корректировочный счет-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг.

Его основная цель – упростить документооборот и снизить количество ошибок, связанных с оформлением корректировок.

УКД может выполнять функции:

• Корректировочного счета-фактуры: при изменении стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав, а также при изменении количества.
• Документа об изменении стоимости: при изменении цены или количества, не влияющем на НДС (например, при изменении стоимости услуг, не облагаемых НДС).
• Соглашения о зачете: при необходимости зачесть взаимные требования.
• Других корректирующих документов: в зависимости от конкретной ситуации.

Это упрощает процесс оформления корректировок и экономит время. Форма УКД заполняется по единым правилам, что снижает допущение ошибок.

Когда компании заполняют УКД

Единый корректировочный документ оформляется, когда происходит отгрузка продукции, при пересмотре цены на уже отгруженные товары, с целью внесения поправок в исходные данные. УКД оформляет компания-поставщик для корректировки стоимости отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг по согласованию с клиентом.

Когда можно использовать УКД:

• Когда произошло изменение стоимости уже произведенной отгрузки в связи с корректировкой цены и/или уточнением объема поставленных товаров и т.п., и инициатором изменения выступает поставщик, при этом согласие покупателя необходимо, либо заранее оговорено соглашением сторон.
• Когда поставщику нужно зафиксировать согласие с претензией покупателя, возникшей из-за обнаружения несоответствий в количестве или качестве продукции при приемке, и при условии, что акт о расхождениях не был подписан уполномоченным представителем поставщика.
• При исправлении ошибок в перевозочных документах, таких как транспортные накладные, счета-фактуры и т.д.
• При изменении данных о грузоперевозке: даты доставки, маршрута, объёма груза и т.д.

УКД можно применять во всех ситуациях, требующих корректировки документации, сопровождающей грузоперевозки. Это позволяет быстро устранять неточности и упростить взаимодействие между отправителями, транспортными компаниями и прочими звеньями логистической цепи.

Как заполнить УКД

Универсальный корректировочный документ (УКД) разработан на основе формы стандартного корректировочного счета-фактуры. Компании и ИП могут использовать другие, самостоятельно разработанные формы, отвечающие требованиям статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011№ 402-ФЗ.

Следует учитывать, что предлагаемая форма является лишь рекомендацией. Использование иных форматов для отражения корректировок стоимости отгруженных товаров или услуг не является причиной для отказа в признании этих изменений при расчете налоговой базы (письмо ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@).

ФНС разъясняет, что при обновлении формы корректировочного счета-фактуры в связи с изменениями в налоговом законодательстве или в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, налогоплательщик несет ответственность за самостоятельное внесение необходимых дополнений в форму УКД.

Правила заполнения

Заголовочная часть

В заголовочной части указывают:

• Статус документа:
  • Статус «1», если УКД служит и первичным документом, и корректировочным счетом-фактурой. В таком случае в документе указывают все обязательные показатели первички и корректировочного счета-фактуры.
• Статус «2», когда УКД применяется только в качестве первичного документа, который подтверждает изменение стоимости товаров, уже отгруженных покупателю.
• Какой КСФ исправляют (номер и дату). Заполняют при необходимости.
• К какому счету-фактуре формируется (номер и дату). Этот пункт не заполняют, если документ имеет статус «2».
• Реквизиты продавца и покупателя: полное наименование, ИНН, КПП, адрес.
• Название валюты и ее код.
• Идентификатор государственного контракта (при необходимости)

Табличная часть

• Код товара.
• Порядковый номер записи.
• Наименование товара (работ, услуг), имущественного права: точное наименование из исходного документа.
• Показатели в связи с изменением стоимости товаров.
• Единица измерения и ее код по ОКЕИ.
• Количество: из исходного документа.
• Цена (тариф) за единицу измерения.
• Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога – всего: произведение количества на цену.
• В том числе сумма акциза (при наличии акциза).
• Налоговая ставка НДС.
• Сумма налога, предъявляемая покупателю. Рассчитывается: стоимость без налога х налоговая ставка.
• Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом – всего.
• Страна происхождения товара и ее код.
• Регистрационный номер декларации на товар или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости.

После таблицы ставится дата и подпись уполномоченного лица.

Ниже по строкам указывают номер и дату универсального передаточного документа, по которым были переданы товары, и документ для основания изменения стоимости. При необходимости — другие сведения.

Основные нюансы и рекомендации

• Электронный формат. УКД, как и УПД, может быть сформирован и подписан в электронном виде с использованием электронной подписи. Это значительно ускоряет документооборот.
• Согласование с контрагентом. Перед отправкой УКД рекомендуется согласовать его с контрагентом, чтобы избежать разногласий.
• Сроки выставления. Сроки выставления УКД зависят от типа корректировки и законодательных требований. Например, для корректировки НДС существуют определенные сроки.
• Правильность заполнения. Тщательно проверяйте все данные перед отправкой УКД. Ошибки могут привести к проблемам с налоговым учетом и вычетами по НДС.
• Хранение и передача в архив. Все УКД, как и другие первичные документы, должны храниться в соответствии с установленными сроками.

FAQ

• Нужна ли печать на УКД?

Нет, печать не обязательна. В документе есть место для проставления печатей, но это не обязательный реквизит. При отсутствии печати можно получить вычет по НДС и документально подтвердить затраты при расчете налога на прибыль.

• Как правильно заполнить УКД, если он используется только как первичный документ?

Если стороны договорились использовать УКД только в качестве первичного документа, то в строке «Счет-фактура» нужно проставить прочерк. Статус документа укажите «1». При этом все остальные реквизиты, относящиеся к первичному документу, должны быть заполнены в соответствии с требованиями законодательства.

• В каких случаях можно использовать УКД?

УКД можно использовать при реализации товаров, работ, услуг, а также при передаче имущественных прав. Важно отметить, что применение УКД является добровольным. Стороны договора (продавец и покупатель) должны договориться о его использовании. Если одна из сторон не согласна на применение УКД, то оформление счета-фактуры и первичного документа осуществляется отдельно.