Сверка по итогам года: с кем надо свериться и как это оформить
Смотреть Содержание
Конец года – это напряженная пора для главного бухгалтера. Это начало для подготовки бухгалтерской отчетности, поэтому требуется убедиться, что данные, отраженные в оборотно-сальдовых ведомостях достоверны.
Ключевой инструмент – сверка взаимных расчетов по итогам года. Она выявляет расхождения в учете, сопоставляя сведения с двух сторон: информация от поставщика и покупателя, а также от государственных органов. Разберемся, с кем надо провести сверку по итогам года и как ее оформить.
Почему сверка по итогам года обязательна
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация обязана провести инвентаризацию активов и обязательств, включая расчеты с дебиторами и кредиторами (п. 15 ФСБУ 28/2023). Основой для проведения сверки по итогам года служат акты сверки взаимных расчетов. Подписанные документы подтвердят реальное состояние задолженности, выявят возникшие ошибки в учете.
Отсутствие сверки по итогам года грозит:
- Искажением отчетности, что приведет к штрафам и вопросам от контролирующих органов.
- Пропуском сроков исковой давности по дебиторской задолженности.
- Некорректным расчетом налогов. Например, НДС или налога на прибыль при списании безнадежных долгов.
- Финансовыми потерями из-за невыявленных ошибок контрагентов или собственного учета.
Как происходит сверка по итогам года с контрагентами
Задача бухгалтерии – подтвердить сальдо на счетах расчетов с контрагентами и бюджетом (60, 62, 76, 68, 69 и пр.). Для этого руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации расчетов (для годовой сверки – не ранее 1 октября года). Он устанавливает конкретный период проведения и оформления результатов.
Когда задолженность признается безнадежной к взысканию >>>
В этот период бухгалтер формирует оборотно-сальдовые ведомости, заполняет акты сверки и направляет их партнерам. Если бухгалтер получил подписанный акт сверки взаимных расчетов и данные между компаниями не расходятся, то задолженность признается подтвержденной.
Но возникают ситуации, когда у партнера другие сведения, например, поставщик отгрузил машину с товаром. По его данным уехало 50 единиц, но к клиенту поступило только 49. Об отсутствии одной единицы сообщили менеджеру компании, который забыл передать информацию в бухгалтерию. На этом этапе бухгалтерия, совместно с отделом продаж, поднимает всю документацию и выявляет причины расхождений.
Другая частая проблема при сверке - это разные сроки сверок с контрагентами. Советуем регламентировать порядок и сроки проведения ежегодной сверки и начать с разработки внутреннего регламента.
Что указать во внутреннем регламенте по оформлению актов сверок — в положении по работе с контрагентами:
- сроки сверок: годовые, квартальные, по требованию;
- как оформлять акты и разногласия;
- что делать, если контрагент не подписывает акт сверки;
- когда считать, что остатки по счетам подтверждены контрагентом.
Акты сверок составляют с периодичностью, определенной в договорах. Если периодичность не установлена, то обязательно сверьтесь в конце года перед составлением годовой отчетности. Расчеты с бюджетом аналогично сверяют в конце года.
Кто подписывает акт сверки
Чтобы акт сверки имел юридическую силу в суде, он подписывается уполномоченным на это лицом. Без доверенности акт сверки вправе подписывать только руководитель. Проверьте наличие у сотрудников доверенностей или оформите их.
Напомним, что подписанный акт сверки – это доказательство признания задолженности и прерывание течения срока исковой давности по ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29 сентября 2015 г. №43.
Сверка по итогам года с контрагентами: как провести и оформить результаты
Первый этап – это составление приказа на проведение инвентаризации и утверждение состава комиссии.
Представим пошаговые инструкции, как провести сверку по итогам года после оформления приказа и утверждения комиссии.
Шаг 1. Подготовьте и соберите документы
Соберите регистры бухучета: ОСВ, карточки счетов по каждому контрагенту. Проверьте первичные документы для задолженности: договоры, допсоглашения, накладные, платежки и пр. Все документы к моменту проведения сверки расчетов должны быть отражены в учетной системе.
Если все отражено – переходите к составлению актов сверки и рассылки партнерам заполненных вариантов: по ЭДО, почте, передача на бумаге. Согласно пп. «б» п. 4 ФСБУ 28/2023, инвентаризация расчетов проводится именно по документам.
Шаг 2. Проведите сверку и выявите расхождения
Комиссия составляет акты сверки с данными учета по каждому дебитору-должнику. Любые расхождения немедленно фиксируются. Аналогичная проверка проводится по каждому кредитору (вашему долгу).
Задача – установить точную дату и сумму возникновения задолженности и зафиксировать ее.
При большом количестве контрагентов разбейте работу на участки, например, отдельно покупатели, отдельно поставщики, отдельно расчеты по авансам. Составьте и утвердите у руководителя график инвентаризации по каждому участку.
Шаг 3. Выявите сомнительную и безнадежную задолженности
Сомнительная задолженность - это дебиторская задолженность, которая не погашена в срок и не обеспечена гарантиями (залогом, поручительством). Ее необходимо включить в резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете.
Безнадежная задолженность (нереальная ко взысканию) - это долги, по которым:
- Истек срок исковой давности.
- Организация-должник ликвидирована.
- Есть постановление судебного пристава об окончании исполнительного производства.
Такую задолженность необходимо списать при наличии всех оснований. Списание происходит за счет созданного резерва по сомнительным долгам либо, если резерва недостаточно, через сч. 91.
Списанную дебиторскую задолженность учитывайте за балансом (сч. 007) в течение 5 лет, чтобы следить за возможностью ее взыскания в случае изменения финансового состояния должника.
Шаг 4. Оформление результатов инвентаризации
Основной документ для оформления результатов – это акт инвентаризации расчетов. Рекомендуем использовать форму ИНВ-17. Она не обязательна, но общепризнанная и удобная.
В ИНВ-17 вносятся итоговые данные по всем контрагентам: наименование, номер счета, сумма задолженности по данным инвентаризации (т.е. по актам сверки). Также в документе отражаются не подтвержденные суммы и суммы с истекшим сроком исковой давности.
К акту приложите справку, где детализируется расшифровка и перечисляются все контрагенты, суммы задолженности, документ, подтверждающий задолженность (приложение к форме ИНВ-17, утвержденное Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). Все документы подписываются членами инвентаризационной комиссии.
Шаг 5. Подведите итоги и отразите их в учете
На основании акта ИНВ-17 руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. В нем фиксируются решения:
- Оформить и направить претензии по просроченной задолженности.
- Создать или скорректировать резерв по сомнительным долгам.
- Списать безнадежную дебиторскую и кредиторскую задолженность.
- Направить запросы контрагентам для урегулирования выявленных расхождений.
Правильно организованная и своевременно проведенная сверка по итогам года - это инструмент финансовой безопасности и основа для достоверной годовой отчетности компании.