Что делать поставщику при смене руководителя организации

Смотреть Содержание

• Смена директора: краткая информация
• Как сменить руководителя в ФНС
• Уведомляем партнеров
• Переоформляем ЭЦП
• Регистрируем директора в ЕИС и на Госуслугах
• Возможные трудности при смене директора

Смена директора: краткая информация

Как сменить директора на портале поставщиков и заказчиков:

1. Оформить документы.
2. Получить ЭЦП.
3. Отобразить изменения в ЕСИА.
4. Добавить нового пользователя в Единую информационную систему.

По правилам участие в тендерах при смене директора допускается только после обновления информации в ЕГРЮЛ, ЕСИА и ЕИС. Изменения оформляются одним из документов:

• приказом о назначении нового директора;
• протоколом собрания;
• решением единственного учредителя.

Как сменить руководителя в ФНС

Чтобы подтвердить полномочия нового руководителя, внесите изменения в ЕГРЮЛ. Для этого:

1. Заполните форму Р13014 — заявление о внесении изменений.
2. Приложите документ, который подтверждает факт назначения директора.
3. Обратитесь в налоговую для корректировки ЕГРЮЛ.

После того, как придет оповещение от ФНС о внесение изменений, проверьте смену директора. Для этого перейти в специальный сервис ФНС «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде», введите ИНН общества и ознакомиться с актуальными реестровыми сведениями.

Уведомляем партнеров

Компании, с которыми сотрудничает организация, следует уведомить о смене руководства, даже если этот пункт не прописан в договоре, для того чтобы:

• закрывающие документы за новый период (акты и т. п.) содержали ФИО нового руководителя;
• полномочия нового подписанта не вызвали сомнений;
• юридически значимые действия были правомочны.

Если есть действующие контракты, которые подписаны прежним руководителем:

1. Подготовьте копии документов, которые подтвердят тот факт, что сменилось руководство, — копию приказа о назначении и копию выписки из ЕГРЮЛ.
2. Составьте письмо, которое содержит предложение заключить дополнительное соглашение к договору, подписанному предыдущим управленцем.
3. Направьте деловому партнеру письмо и документы, которые подтвердят полномочия в бумажном виде (с отметкой о вручении) и с помощью электронного документооборота, чтобы ускорить процесс внесения изменений.

А вот что делать, если нужно подписать контракт в ЕИС, а руководитель на больничном, — доверить права подписи второму лицу в учреждении. В каждой организации назначают ответственного сотрудника, обладающего правом второй подписи на время отсутствия (отпуска, болезни, командировки) руководителя. Этот работник и подпишет контракт, допсоглашение или акт.

Переоформляем ЭЦП

Когда изменения в ЕГРЮЛ внесены, незамедлительно подайте заявление на изготовление нового сертификата ЭЦП.

Пошагово, что делать с электронной подписью для нового руководителя:

👉 Шаг 1. Определитесь со спектром функций новой подписи — только для утверждения отчетности, которая поступает в официальные ведомства с помощью электронного документооборота, оформления онлайн-касс или участия в тендерах и заключения госконтрактов.

👉 Шаг 2. Обратитесь в любую налоговую инспекцию. Ключ на имя директора оформляют только в ФНС, удостоверяющие центры вправе оформить ЭЦП на сотрудников. В налоговой доступна предварительная запись для получения электронной подписи. Если записаться не получилось, то услугу оказывают по живой очереди.

👉 Шаг 3. Подготовьте пакет документов и получите новый ключ:

• Оригинал паспорта нового директора.
• Копии документов, которые подтверждают полномочия нового руководителя (выписка ЕГРЮЛ, приказ и т. п.).
• Оригинал СНИЛС руководителя или выписку из личного кабинета Социального фонда.

Регистрируем директора в ЕИС и на Госуслугах

Следующий этап после получения ЭЦП — обновление информации в Единой системе идентификации и аутентификации и в Единой информационной системе. Данные в ЕИС и на Госуслугах связаны: из Госуслуг информация подтянется в ЕИС.

Пошаговая инструкция, как поменять директора на Госуслугах и в ЕИС:

👉 Шаг 1. Обнулите полномочия прежнего руководителя в информационных системах:

• Обновите ЭЦП в личном кабинете. Для этого выполните вход в личный кабинет с новой электронной подписью. Новый руководитель как физическое лицо заходит в личный кабинет на сайте Госуслуг и добавляет в информацию о себе данные компании, в которой назначен руководителем.
• Подайте заявку на прекращение полномочий пользователя Единой информационной системы управления закупками. Вот как сменить руководителя организации на Госуслугах и в ЕИС для участия в закупках — подать заявление на блокировку, отправив его на электронную почту оператора ЕАСУЗ.

Изменение пароля — функция оператора ЕАСУЗ. Основание — заявка, которая поступила от организации.

👉 Шаг 2. Проверьте актуальность настроек вашего рабочего места требованиям информационной системы:

• версия браузера;
• отсутствие блокировки всплывающих окон;
• включение сайта системы в список доверенных IP-адресов и т. п.

👉 Шаг 3. Алгоритм, как сменить руководителя на сайте Госуслуги, обязывает проводить процедуру присоединения организации. После входа в личный кабинет от лица нового руководителя, данные обновятся автоматически.

Общие правила, как в Госуслугах поменять директора организации в личном кабинете:

• в верхнем правом углу страницы нажмите на кнопку «Добавить организацию»;
• выберите тип организации;
• подгрузите ЭЦП и внесите данные.

👉 Шаг 4. Проверить наличие или внести коррективы в права доступа:

1. В личном кабинете Госуслуг зайдите на вкладку «Организации».
2. Проверьте данные в блоке «Доступы к системам». Порядок, как добавить полномочия в Госуслугах на участие в торгах, таков: при отсутствии прав «Единая система идентификации и аутентификации», что означает права на доступ в ЕИС, внесите коррективы и выберите необходимые информационные системы (для закупок — ЕИС).

👉 Шаг 5. Регистрируем нового пользователя в Единой информационной системе. Вот как в ЕИС поменять руководителя организации:

• зайти в личный кабинет ЕИС;
• перейти на вкладку «Регистрация представителя юридического лица», проверить правильность данных руководителя и нажать кнопку «Зарегистрировать».

👉 Шаг 6. Подайте заявку на создание новой учетной записи в ЕАСУЗ (форма этого документа полностью совпадает с формой заявки на внесение изменений).

👉 Шаг 7. В пользовательской инструкции ЕИС указано, как поменять тип организации в ЕИС — изменить все необходимые сведения об учреждении в ЕСИА. После этого информация сразу же отобразится в ЕИС. Если нужная информация не изменилась, то допускается корректировка параметров вручную (если тип сведений позволяет ручную корректировку).

Для ручного изменения регистрационной информации пользователю следует авторизоваться в личном кабинете ЕИС.

Войдите в личный кабинет с полномочиями администратора или дополнительного администратора организации. Затем необходимо перейти в раздел «Администрирование», затем в блок «Управление организациями» — «Регистрационные данные организации». Отобразится форма для просмотра и изменения сведений. Пользователь вносит и сохраняет необходимые изменения.

Возможные трудности при смене директора

Иногда внесение изменений в ЕИС не проходит гладко. Разбираем возможные проблемы:

• Директор оставил пост во время участия компании в тендере, полномочия нового управленца в налоговой еще не подтверждены, ЭЦП не оформлена.

Что делать в этом случае: воспользуйтесь цифровым сертификатом второго лица организации — сотрудника, который правомочен подписывать документы во время отсутствия главы компании. Утверждение документов подписью прежнего руководителя неправомочно. Уклонение от заключения контракта — наказуемо. Организация попадет в перечень недобросовестных поставщиков.

• При проведении процедуры регистрации нового пользователя, система выдает ошибку.

В этом случае целесообразно проверить совместимость версии интернет-браузера требованиям Единой информационной системы. После нажатия кнопки действия (например, «Зарегистрировать» или «Продолжить») новая страница не отображается. Внесите коррективы в настройки безопасности, и браузер перестанет блокировать всплывающие окна.

• Новый руководитель прошел процедуру регистрации на сайте Госуслуг, осуществил присоединение к организации, но пользователь с его данными не добавился в ЕИС.

Зарегистрируйте нового пользователя непосредственно в информационной системе и проверьте наличие у руководителя прав администратора организации.