Инвентаризация: подготавливаемся к закрытию года
Смотреть Содержание
Конец года у бухгалтеров традиционно ассоциируется с подготовкой бухгалтерской отчетности, перед составлением которой обязательный этап – это инвентаризация активов и обязательств. Для многих организации и ИП, ведущих бухучет, эта ревизия станет особенной, так как она должна учитывать новые правила ФСБУ 28/2023, который стал обязательным с апреля 2025 года.
Рассказываем, на что обратить внимание и как провести проверку ценностей без ошибок.
Кто обязан проводить инвентаризацию по ФСБУ 28/2023
Провести обязательную инвентаризацию по новому стандарту должны все коммерческие организации, которые ведут бухгалтерский учет. Обратите внимание, что обязанность не зависит от применяемого налогового режима (ОСНО, УСН и пр.). От обязанности применять ФСБУ 28/2023 освобождены бюджетники и те предприниматели, которые не ведут бухучет. Для инвентаризации драгоценных камней и металлов действует другая специальная инструкция, а новый ФСБУ к ним не применяется.
Кстати, прямого штрафа за факт не проведения инвентаризации нет, но, последствия, к которым это приводит, уже наказуемы. То есть, если компания не провела ежегодную ревизию активов и обязательств, отчетность могут признать недостоверной и это главный риск. Как вытекающее – это штрафы по ст. 15.11 КоАП за грубое нарушение правил бухучета и отчетности.
Также, компания не получит положительного заключения аудиторов. Они всегда при проведении аудиторской проверки смотрят документы по проведению инвентаризации и ее итоги.
Приведем один пример свежей судебной практики, которая «подогреет» интерес бухгалтерии к ежегодной ревизии.
Судебная практика
Рассмотрим Решение Арбитражного суда Кировской области от 01.11.2025 № А28-1013/2023. Компания занималась строительством, налоговая провела выездную проверку и обнаружила, что ООО незаконно занизило налог на прибыль и НДС на миллионы рублей. В итоге недоимка, пени и штрафы также составили миллионные суммы в совокупности.
Проблема ООО в том, что оно не смогло документально подтвердить свои расходы. В расходы списана стоимость ТМЦ, а суд и налоговая указали, что у компании нет документов, подтверждающих наличие ценностей на складе, так как нет документов инвентаризации ТМЦ за период с 2016 по 2019 г. Акты инвентаризации, первичные документы, реестры не предоставлены, не понятно, в каком периоде и на каком объекте реально использованы ценности.
При наличии инвентаризационных документов, организация бы подтвердила реальность остатков на складе и это стало бы одним из доказательств в суде. Нет документов – расходы фиктивные.
Также суд прямо сослался на закон о бухучете и стандарты бухучета, которые обязывают компании проводить ревизии для обеспечения достоверности сведений и отчетности. И факт не проведения подсчетов за несколько периодов стал доказательством системного нарушения компанией правил ведения учета. Как вытекающее – штрафы по ст. 122 НК РФ и ст. 120 НК РФ (неуплата налогов и грубое нарушение правил учета).
Инвентаризация по ФСБУ 28/2023: что учесть бухгалтеру
ФСБУ 28/2023 устанавливает основные правила проведения инвентаризации, но детализация, методики закрепляются во внутренних локальных документах. Например, введите в компании Положение об инвентаризации, где раскроете все особенности именно для вашего бизнеса.
Например, молоко считают в литрах, а мебельные гвозди путем взвешивания в килограммах и т.д. Готовая продукция «Молоко» - считают по пакетам штучно, а готовую продукцию шкаф – по упаковкам в штуках и т.д. Соберем для удобства особенности проведения ежегодной ревизии для разных объектов подсчета.
Напомним, что ценности считают по месту их нахождения и по каждому материально-ответственному лицу (МОЛ) в его присутствии. Инвентаризация не проводится со слов МОЛ и только на основании сведений бухучета. Ревизия делается путем сверки сведений: что есть в учете и что есть на складских полках.
| Объект ревизии | Особенности и порядок действий |
|---|---|
| Основные средства | Общие правила: можно проводить 1 раз в 3 года (закрепите положения в учетной политике). Проверьте наличие инвентаризационных карточек, паспортов, документов на ОС по аренде. Осмотрите ОС, сверьте наименования, инвентарные номера и пр. Проверьте СПИ, ликвидационную стоимость, способ начисления амортизации. Результаты зафиксируйте (акты, справки). Проведите проверку на обесценение (если такое правило установлено в учетной политике) и оформите ее протоколом, актом, бухгалтерской справкой |
| Недвижимость | Проверьте наличие документов на право собственности (свидетельства, договоры аренды и пр.). В описях укажите назначение объекта, площадь, материал, год постройки. Если здание числится, как объект для продажи, то посчитайте его в составе запасов (актив к продаже) |
| Права пользования активами (например, лизинговое имущество) | Инвентаризируются в те же сроки, что и ОС, но оформляются отдельные описи с указанием срока аренды и реквизитов договоров |
| Капитальные вложения | Осмотрите объекты, оцените объемы и стадию выполнения работ. Выявите объекты, фактически завершенные, но не введенные в эксплуатацию, имеющие основания для консервации |
| Материально-производственные запасы | Общее правило: проверяют в каждом месте хранения и по каждому МОЛ. Помещения, где ревизия окончена, опечатывают до окончания проверки. Например, отдельно считайте сырьевые материалы, спецодежду, инструменты, инвентарь и пр. Если запас находится в упаковке (например, гвозди в заводской коробке с указанием веса), то можно считать число упаковок, но выборочно проверять содержимое |
| Спецодежда | Посчитайте фактическое наличие (цвета, размеры, вид) и отметьте в каком состоянии она находится – новая или б/у. На пришедшие в негодность – составьте акт на списание |
| Запасы в пути и на хранении | Проверяют по документам: товарно-транспортным накладным, актам приема-передачи, распискам и пр. |
| Незавершенное производство | Считают физическое количество, взвешивают, замеряют, используют прочие методы. Описи составляют по цехам, подразделениям, участкам с указанием стадии готовности. В опись включают только годные детали, а те, что с браком не учитываются |
| Наличка в кассе | Проверяют по каждому материально-ответственному лицу. Фактическое наличие денег сверяют с учетными остатками и данными кассовой книги. Не забудьте учесть правила порядка ведения кассовых операций Банка России |
| Деньги на расчетных счета | Проверяют выписку банка на дату с данными бухучета (например, по сч. 51 в разрезе банков) |
| Дебиторская и кредиторская задолженность | Проводят акты сверки с партнерами, сверяют информацию в ОСВ (60, 62, 76 и пр.). Обязательно выявите долги с истекшим сроком исковой давности |
| Расчеты с персоналом, резервы по оплате труда | Проверьте расчеты по оплате труда (сч. 70) и подотчетные сумму (сч. 71). Сверьте начисленные и выплаченные суммы, выявите депонированную зарплату, переплаты или задолженности |
| Расчеты с бюджетом | Запросите справки из налоговой и фондов для сверки расчетов. Посмотрите, правильно ли отражается информация на сч. 68, 69 |
| Забалансовые счета | Проверьте все, что числится за балансом, например, списанную дебиторскую задолженность и малоценку. Выявите дебиторку, которую можно списать с забаланса |
Для объектов, доступ к которым затруднен или инвентаризация традиционными способами излишне затратна, ФСБУ 28/2023 разрешает использовать альтернативные способы, например, видео и фотофиксацию. Случаи и порядок применения таких методов утверждаются в учетной политике или Положении об инвентаризации.
Например, организация находится в Москве, удаленному сотруднику выданы для работы ноутбук, мышь, клавиатура, наушники и видеокамера. Он использует имущество компании, которое подлежит проверке перед составлением годовой отчетности. Нерационально вызывать сотрудника приехать из Петербурга в Москву, чтобы показать наличие.
Тут можно использовать видеосъемку. Сотрудник покажет технику и комплектующие (с инвентарными номерами или иными идентифицирующими признаками), а бухгалтер сделает отметку о их наличии.
Учетная политика и внутренние документы: что нужно пересмотреть
Если вы еще не внесли изменения в учетную политику с 1 апреля 2025 г., когда ФСБУ 28/2023 стал обязательным, то срочно сделайте это. Все внутренние документы компании приведите в соответствие с новыми правилами.
Что прописать в учетной политике:
- периодичность проведения инвентаризации;
- случаи проведения (увольнение МОЛ, ликвидация, пожар, обязательная ежегодная, возврат активов и прочие из п. 15 ФСБУ 28/2023);
- применение альтернативных способов проверки (фото, видео), для каких активов (например, объекты ОС под водой), в каком порядке;
- утвердите новые или скорректируйте существующие формы инвентаризационных описей, актов, ведомостей;
- порядок проведения удаленной инвентаризации и пр.
Положение об инвентаризации – это подробная деталировка правил, которые кратко установлены в учетной политике. Кстати, в учетной политике можно сделать прямую ссылку на положение.
Ключевые этапы инвентаризации перед годовым отчетом
Годовая инвентаризация является сплошной. Проверке подлежат все активы и обязательства компании. Процедура традиционно состоит из трех этапов.
1️⃣ Подготовительный
На этом этапе издается приказ о проведении инвентаризации с указанием сроков проведения, состава комиссии и перечня проверяемого имущества. Некоторые не указывают в приказе сроки и перечень имущества в деталях. Вместо этого они утверждают отдельный план-график проведения инвентаризации и ссылаются по тексту приказа на него.
Другие компании делают отдельный приказ на утверждение членов комиссии, а некоторые состав комиссии отражают напрямую в основном приказе о проведении инвентаризации. Здесь нет универсального способа, делайте согласно утвержденному регламенту в организации.
Напомним, что обязательная годовая инвентаризация проводится с 1 октября года (п. 10 ФСБУ 28/2023). Форму для составления приказа можно взять унифицированную (ИНВ-22) или произвольную.
Образец приказа о проведении годовой инвентаризации 2025
Инвентаризационные комиссии обычно формируются по участкам, например, расчеты с поставщиками и покупателями проверяет бухгалтер по учету ТМЦ, заместитель главбуха, начальники отделов продаж и закупок. Склады инвентаризирует ревизор, служба безопасности, бухгалтер и кладовщик (не являющийся МОЛ).
Обязательно получите расписки от МОЛ, что вся первичка сдана в бухгалтерию, ценности оприходованы. Не забудьте подготовить учетные остатки на дату проведения ревизии.
2️⃣ Проведение проверки
На данном этапе осуществляется непосредственная проверка фактического наличия активов и подтверждения обязательств. Члены комиссии в обязательном присутствии МОЛ проводят подсчет, взвешивание, обмер или осмотр активов. Для обязательств, дебиторской задолженности и нематериальных активов проверка проводится путем изучения первичных документов и актов сверок.
Все данные о фактическом наличии заносятся в инвентаризационные описи или акты. Каждый заполненный документ подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. Любые внесенные исправления также заверяются подписями этих же лиц. При длительной инвентаризации, продолжающейся несколько дней, допускается оформление прихода и отпуска ценностей в присутствии комиссии по отдельным документам.
3️⃣ Заключительный
Заключительный этап начинается с сопоставления данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета и составления сличительных ведомостей.
Основная цель – выявить излишки и недостачи.
При выявлении таких расхождений в обязательном порядке запросите у МОЛ пояснения в письменном виде. Расхождения – это не обязательно факт кражи, может быть пересортица или естественная убыль. На основании пояснений, будет приниматься решение, за чей счет отражать недостачи (за счет МОЛ или финансовых результатов). Такое решение принимает непосредственно руководитель компании.
Завершающим шагом является оформление ведомости учета результатов и издание приказа об утверждении результатов инвентаризации руководителем организации. То есть после внесения всех правок, остатки в учетных ОСВ должны соответствовать фактическим остаткам, которые выявила комиссия.
